Update toegangscontrole.

In de nacht van woensdag 11 op donderdag 12 april lanceren wij nieuwe software waarmee we de toegangscontrole beter en efficiënter kunnen aansturen.

Omdat de wijzigingen vooral op de 'achtergrond' zijn gedaan zult u er als eindgebruiker weinig van merken.

Werkt u met pincodes? Lees hieronder dan vooral even de alinea m.b.t. de weergave van de pincode op de templates.

Nieuw toegevoegd:

• Uitgifte pincode per persoon (bijv. voor toegang zwembad)
• Mogelijkheid om een toegangsplan aan en artikel te koppelen (bijv. bij laat vertrek)
• Mogelijkheid om in de reservering een afwijkend toegangsplan te kiezen
• De geldigheid van vaste passen/barcodepassen wordt bijgewerkt als de reserveringsperiode wijzigt. (Geldt alleen voor CAT en Centrance, niet voor oudere systemen als Altena of KP-3700).

Hieronder vind u een opsomming van de aanpassingen. Wij vragen u deze goed door te lezen zodat u op de hoogte bent van de nieuwe werking.

Pincode

De instellingen voor pincodetoegang werden tot nu toe beheerd via Management-Instellingen. Vanaf nu valt ook dit beheer onder Basisgegevens-Toegangsplannen. Al uw huidige instellingen zijn overgezet, u hoeft hier verder niets voor te doen. U herkent het toegangsplan aan de omschrijving 'Automatisch aangemaakt toegangsplan' met de instelling 'Pincode'.

U mag de omschrijving hiervan aanpassen. Deze kan namelijk ook worden afgedrukt op uw template. Laat alle andere instellingen van dit plan ongewijzigd!

Werkt u met pincodes maar worden deze niet via Tommyservices aangeleverd? Dan is er wel een toegangsplan aanwezig, maar daarin is de optie 'Communicatie loopt via Tommyservices' niet actief.

Weergave pincode in templates

Als er 1 pincode van toepassing is in de reservering wijzigt er niets in de afdruk hiervan in de templates.

Geeft u meerdere pincodes binnen 1 reservering uit, dan worden die allemaal via het invoegveld [Pincode] als volgt weergegeven in de templates.

We vermelden in dat geval het locatienummer en de bijbehorende pincode. Werkt u met pincodes per persoon, dan worden die ook allemaal los in de template vermeld. Het is niet mogelijk daar automatisch direct de lay-out op aan te passen. U kunt dit eenvoudig zelf doen. 

1. Pas de naam van het toegangsplan aan
2. Pas de template aan

Dit zou het resultaat kunnen zijn:

Let op: wij tonen alleen de pincode. Als er extra toetsen ingegeven moeten worden (bijvoorbeeld een * en een #) dan is het belangrijk dat u dat in de instructies vermeldt.

Pincodes kunnen niet verwijderd worden uit de reservering. Ze kunnen, indien nodig, wel worden geblokkeerd.

Nieuwe toegangspassen aanmaken

Vanaf nu kunt u toegangspassen voor reserveringen alleen aanmaken via de reservering en niet meer via Overzichten-Toegangscontrole.
In Overzichten-Toegangscontrole kunnen nu alleen nog losse passen worden aangemaakt voor bijvoorbeeld dagbezoek, leveranciers en personeel. Het invulscherm waarmee die passen aangemaakt kunnen worden is hierdoor eenvoudiger geworden.

Het is vanaf nu wel verplicht hier een persoon te selecteren. Dat kan een bestaande persoon zijn, maar u kunt voor pasjes die niet persé op naam gezet te worden, ook een paar 'standaard' personen aanmaken, bijvoorbeeld "Dagpas", "Toegang zwembad" enz. via Overzichten-Personen.
Als u een pasje gaat aanmaken kunt u deze dan selecteren. Het is dus niet nodig om voor elk dagpasje een aparte persoon aan te maken.

Afwijkende toegangsplannen per locatie

Het is (en was) mogelijk om op locatieniveau een toegangsplan in te stellen dat afwijkt van het plan dat standaard van toepassing is bij de accommodatie.

Om dit in te regelen moet er eerst een vinkje worden gezet bij de rubriek 'Deze locatie heeft afwijkende toegangscontroleplannen'. Daarna kunt u via de tab Toegangscontrole de plannen voor deze locatie instellen. Vink hier alle toegangsplannen aan die van toepassing zijn voor deze locatie. Dus niet alleen het plan voor de slagboom, maar ook die voor het zwembad enz. 

Prolongeren

Bij het prolongeren van reserveringen met kentekens prolongeren we nu alleen nog kentekens die op de oorspronkelijke reservering bekend zijn, ook als er bij de persoon meer kentekens zijn ingesteld. Zolang die andere kentekens dus niet aan de originele boeking zijn gekoppeld worden ze ook niet geprolongeerd naar de nieuwe reservering.
Op deze manier voorkomen we dat er kentekens worden geprolongeerd die niet meer van toepassing zijn op de betreffende reservering.

Toegangsplan koppelen aan een artikel

Als u gebruik maakt van toegangscontrole met kentekenherkenning of pincodes is het vanaf nu mogelijk een toegangsplan aan een artikel te koppelen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld een gast eerder of later toegang geven als deze laat vertrek of vroege aankomst heeft bijgeboekt.

Als er in een reservering meerdere artikelen aanwezig zijn waaraan een eigen toegangsplan is gekoppeld, dan zal er slechts 1 toegangsplan toegepast kunnen worden. We kennen namelijk maar 1 toegangsplan per locatie.

Dat betekent dat het helaas niet mogelijk is zowel een toegangsplan voor zowel vroege aankomst als  voor laat vertrek in 1 reservering mee te geven. 

Toegang voor logees (of voor een periode die niet gelijk is aan de reserveringsperiode)

Als u een logee toegang wilt geven dan is het bij vaste passen en barcodepasjes mogelijk om via de reservering een nieuw pasje toe te voegen met een periode die afwijkt van de reserveringsperiode. 

Werkt u met kentekens of pincode toegang dan kan dat niet op die manier. Maak in dat geval een nieuwe toegang aan via Overzichten-Toegangscontrole. In dit geval wordt de toegang niet gekoppeld aan de reservering. 

Als de reservering wijzigt of wordt geannuleerd dan vervalt ook de toegang voor de logee bij vaste passen en barcodepassen. Als u met kentekens of pincodetoegang werkt blijven deze geldig, u kunt deze dan handmatig via Overzichten-Toegangscontrole annuleren.

Welk toegangsplan heeft voorrang?

Het toegangsplan van een artikel heeft altijd voorrang op het toegangsplan dat aan de accommodatie (of aan de locatie) is gekoppeld. 

Toegangsplan keuze in de reservering

Indien nodig kunt u zelf een toegangsplan kiezen in de reservering en het maximum aantal toegestane auto's aanpassen:

Kentekens zonder streepjes of andere tekens

Vanaf nu slaan we kentekens op zonder streepjes of spaties (ook als die door de gast, of uzelf zijn ingevoerd). Alle reeds bestaande kentekens zijn hierop aangepast. Hierdoor wordt de doorgifte naar de verschillende toegangscontrolesystemen beter.

Historie en logboek toegangscontrole

In de boekingshistorie en het logboek van de toegangscontrole binnen de reservering werden veel onnodige meldingen getoond. Dit hebben we verbeterd. We tonen nu alleen nog echt relevante gebeurtenissen.