Leden-Module Nivon

Deze module is gemaakt voor het bijhouden van de ledenadministratie.

Op een persoon kan een contract met als type Abonnement worden aangemaakt. Daarna kunnen aan dit abonnement leden worden toegevoegd. Door invoer van geboortedatum wordt door Tommy bepaald welke bedragen er berekend moeten worden. 

Hiervoor is een artikel Abonnement nodig, zodat het contract aangemaakt en berekend kan worden. 

Basisgegevens - Opties & Artikelen

Voor deze module is het artikel Abonnement (of: Lidmaatschap) nodig, met rekenwijze Abonnement. Dit artikel ziet er als volgt uit:

Let op! Maximum prijs mag niet op 0 staan, dan worden er geen factuurregels aangemaakt. Dus ofwel u laat het leeg, ofwel u geeft een maximum bedrag in.

U koppelt het artikel aan grootboek Contributie. Verder hoeft u niets in te vullen, alleen de rekenwijze en de lidmaatschapsbedragen die voor de leden moeten worden berekend. 

Overzichten - Personen 

U kunt selecteren op 'leden':

Om een nieuw lidmaatschap aan te maken, opent u de gastenkaart van de persoon voor wie u een lidmaatschap wil toevoegen.

Vervolgens klikt u onderaan bij de tabbladen op 'Contracten' en vervolgens op 'Nieuw'. Hier kiest u voor Abonnement.

Het volgende schermpje opent, waar u alle instellingen voor het abonnement naar keuze kunt inrichten:

Factureren per : u stelt hier in of u per maand, kwartaal of per jaar wil factureren. 

- Facturen : U geeft hier aan of u vooraf of achteraf wil factureren. Daarnaast kunt u aangeven of u eerst automatisch proforma facturen wil laten aanmaken of direct definitieve facturen wil laten versturen. 

- Factuur aanmaken : Hier geeft u het aantal dagen in dat u de factuur moet worden aangemaakt, vóór het ingaan van de nieuwe abonnementsperiode.

- Begin- en einddatum contract : U geeft hier de looptijd van het abonnement in. U kunt de einddatum op een datum ver in de toekomst zetten, zodat u niet elk jaar alle abonnementen handmatig hoeft te verlengen, bijv. 01-01-2030. 

Mocht iemand zijn contract willen beëindigen, kan de einddatum van het contract hier aangepast worden naar de werkelijke einddatum.  

Het aangemaakte contract verschijnt vervolgens in de regel onder tabblad Contracten. 

N.B. Als er een contract/abonnement wordt aangemaakt tijdens het loopjaar van een contract (gaat altijd in per de eerstvolgende contractdatum) dan wordt de factuur de dag erna aangemaakt en verstuurd. 

Dit ziet u terug onder het kopje volgende factuur:

Het contract c.q. abonnement is nu aangemaakt, er moeten nu nog personen worden toegevoegd. 

Selecteer eerst het contract waarop u personen wil toevoegen. Klik dan op de knop Personen.

Klik op Nieuw om personen te kunnen toevoegen. De persoon op wie het abonnement wordt aangemaakt, moet dus ook nog toegevoegd worden op deze plaats.

U ziet nu een zoekscherm in beeld, waarbij u de personen die aan het abonnement moeten worden toegevoegd, kunt opzoeken. U kunt zoeken op Naam, adres, postcode en plaats. 

Standaard zoekt Tommy op de postcode van degene op wie het contract wordt aangemaakt. 

Vervolgens selecteert u de persoon of personen die u wil toevoegen. Daarna klikt u op Okee.

Later kunt u middels de knop Nieuw eventueel nog meer personen toevoegen.

Iemand verwijderen van het contract kan ook: u selecteert de persoon en u klikt rechtsbovenaan op Verwijderen. 

U heeft een Artikel nodig om te kunnen laten berekenen wat de leden moeten gaan betalen.

Knop Artikelen: hier voegt u het artikel Abonnement in, met behulp van de knop Nieuw:

Vervolgens kunt u bij het aanmaken van nieuwe abonnementen ook direct klikken op Factuur maken. 

Extra informatie

Als het contract tussendoor wijzigt, doordat de kinderen die vermeld staan in het abonnement bijvoorbeeld uit huis gaan, dan kunt deze personen verwijderen uit het abonnement middels de knop Personen. U selecteert de te verwijderen persoon en klikt op Verwijderen. 

Echter, de factuur wordt niet tussentijds herberekend of opnieuw gemaakt. De wijziging gaat pas in per eerstvolgende nieuwe factuurdatum. 

Hetzelfde geldt andersom: als er tussentijds een extra persoon wordt toegevoegd, wordt deze pas per de eerstvolgende factuurdatum mee gefactureerd. 

U kunt hiervoor dan handmatig een losse factuur aanmaken voor de nieuwe persoon, om het te betalen bedrag voor de resterende factuurperiode te kunnen factureren.