Belangrijke procedurewijziging in Journaliseren

De afgelopen tijd hebben wij gemerkt dat er veel vragen zijn rondom het journaliseren van reserveringen binnen Tommy. 

De huidige journaliseringsprocedure is niet voor iedereen duidelijk. Hierdoor ontstaan er fouten zoals het journaliseren van een reservering in een verkeerde periode, het journaliseren van een reservering in een reeds eerder gejournaliseerde periode waardoor omzetcijfers achteraf wijzigen enz. Soms worden reserveringen helemaal niet gejournaliseerd waardoor een heel boekjaar gecorrigeerd moet worden. Voorbeelden te over.
Wij realiseren ons dat, door de flexibiliteit die Tommy hierin biedt, fouten kunnen ontstaan. Voor ons een reden om deze procedure opnieuw onder de loep te nemen.

Daarom starten we in 2021 met een nieuwe manier van journaliseren.

We gaan het volgende doen:

1. Het is niet meer mogelijk per reservering te journaliseren, het is alleen nog mogelijk in bulk te journaliseren. We maken een uitzondering voor annuleringen, want soms is het nodig een annulering direct te journaliseren om een tegoed te kunnen verrekenen.
2. Het is pas mogelijk in bulk te journaliseren op het moment dat alle reserveringen uit de opgegeven periode de status 'Vertrokken' hebben. Hiermee weet u zeker dat alle boekingen correct zijn en dus gejournaliseerd mogen worden.
3. Het is niet meer mogelijk tijdens het journaliseren nog selecties te doen op 'Alleen reserveringen met betaling tonen' of keuzes in Alle/Aangekomen/Vertrokken reserveringen.
4. De boekingsdatum (journaaldatum) wordt automatisch bepaald: voor reserveringen is dat de vertrekdatum, voor annuleringen is dat de datum waarop de annulering is gedaan. Voor annuleringen van voor december 2019 geldt (als die nog niet zijn gejournaliseerd) journaliseren per vertrekdatum.
5. Reserveringen met een nog (terug) te betalen saldo worden ook gewoon gejournaliseerd. Hierdoor wordt de omzet geboekt en wordt het openstaande saldo op Terug te betalen gelden of Nog te ontvangen bedragen geboekt. (Na betaling wordt het hier weer van afgeboekt).
6. Tussentijds journaliseren is niet meer mogelijk. Als u tussentijds de omzet van uw vaste plaatsen wilt boeken dan kunt u werken volgens deze procedure. Reserveringen die oorspronkelijk ingesteld stonden op Tussentijds Journaliseren worden nu ook per vertrekdatum gejournaliseerd.
7. We doen een betere controle op het invoeren van betalingsdatums. Ook hierin werden veel fouten gemaakt.
   
   

Werking Journaliseren:

1. Selecteer de begin- en einddatum van de gewenste periode. Boekingen moeten een vertrekdatum hebben die voor de 'tot en met' datum valt. Annuleringen worden meegenomen op basis van de annuleringsdatum.
   In het overzicht ziet u nu ook, naast de annuleringsdatum en/of vertrekdatum, ook de verwachte journaaldatum. Op die manier kunt u zien per welke datum de omzet wordt geboekt.
2. Alle reserveringen moeten de status Vertrokkken hebben. Als dat niet zo is, zorg er dan voor dat u deze reserveringen eerst in orde maakt.
3. Klik op Journaliseren (keuze tussen Selectie en Alle pagina's) is niet meer mogelijk: alles wordt gejournaliseerd.
4. Er wordt gecontroleerd of alle boekingen te journaliseren zijn. Zo niet, dan krijgt u hiervan een melding.
   
   
   Ter controle wordt ook vermeld in welke periode de omzet wordt geboekt.
   
   
5. Als alle boekingen in orde zijn kunt u opnieuw voor Journaliseren kiezen. De reserveringen worden gejournaliseerd per de vertrekdatum (of annuleringsdatum).
   Nog te ontvangen bedragen en Terug te betalen gelden worden op de daarvoor bestemde grootboekrekeningen geboekt.

Wijzigingen in de overige programmatuur:

1. In het basisbestand Accommodaties is het niet meer mogelijk Tussentijds Journaliseren in te schakelen.
2. Bij het boeken van een (handmatige) betaling wordt nu gecontroleerd of de datum van de betaling gelijk is aan de systeemdatum. Zo niet, dan geven we een melding.
   Bij het inlezen van bankafschriften blijft de datum van het afschrift bepalend en dus is controle daar niet nodig.
3. In de historie van de boeking wordt de info rond een betaling uitgebreid. Nu wordt de boekingsdatum én de betalingsdatum vermeld.
   
4. De knop 'Journaliseren' is niet meer beschikbaar in het boekingsoverzicht (met uitzondering van Annuleringen).

Voorbereiding:

Om het journaliseren goed te laten verlopen adviseren wij u dit pas te doen in de eerste week van de nieuwe maand zodat u zeker weet dat bijvoorbeeld alle betalingen en alle boekingsmutaties zijn verwerkt.

Wij begrijpen dat u aan deze nieuwe procedure zult moeten wennen. We hebben echter allemaal hetzelfde doel: een sluitende en correcte administratie en we vertrouwen erop dat deze nieuwe procedure daar zeker aan gaat bijdragen.
De aanpassingen zullen in de loop van volgende week worden doorgevoerd in Tommy.