U kunt in Tommy ook losse facturen aan uw gasten versturen. Dit betekent dat de factuur niet gekoppeld wordt aan een reservering. Via het menu Factuur opent het factuurprogramma. Via de button Artikel toevoegen kunt u artikelen toevoegen aan de factuur. Deze artikelen kunt u aanmaken via Basisgegevens/Opties en Artikelen.
Voordat u begint
Stel via Management/ Bedrijfsinformatie, tabblad Diversen, de betalingsvoorwaarden in.
Hier kunt u een standaard waarde ingeven van de betalingstermijn van de facturen. Indien u met meer betalingstermijnen gaat werken, dan kunt u dat opgeven via Basisgegevens/ Betalingsvoorwaarden.
Stel onder het tabblad Instellingen de Prefix van het factuurnummer instellen.
Hier kunt u de factuurnummering instellen voor uw losse facturen.
Tommy maakt gebruik van de standaard templates. Deze kunt u zelf wijzigen via Management/ tabblad Templates. De volgende templates hebben betrekking op Losse facturen:
- Losse factuur
- Losse pro forma factuur
- Betalingsherinnering losse factuur
Aanmaken factuur.
Via menu Factuur kunt u een losse factuur aanmaken.
Toegevoegde artikelen kun je eventueel nog wijzigen, door op het aantal of op de prijs te klikken. Ook de omschrijving van het artikel kunt u wijzigen.
Indien er niet automatisch een prijs verschijnt, heeft het artikel niet de rekenwijze Vast bedrag. U kunt zelf de prijs nog invoeren.
Als uw gast direct betaalt, is het mogelijk om direct de betaling toe te voegen aan de factuur. Dit doet u in het tweede tabblad Betaling.
Als u klaar bent kunt u de factuur inzien via tabblad berekening. Daarna kunt u rechts onderin via de knop Opslaan de factuur afronden.
Let op! Indien u een betaling heeft toegevoegd, is het niet mogelijk om de factuur op te slaan als Proforma factuur!
Definitief:
De factuur wordt definitief gemaakt en desgewenst per email verzonden (u kunt de factuur nu NIET meer wijzigen). De factuur krijgt een oplopend factuurnummer en wordt direct gejournaliseerd op de grootboeken. Indien u de factuur opent (via Overzichten/Losse facturen) kunt u rechts bovenin de journaalpost terugvinden en de factuur ineens crediteren. U kunt ook een opmerking bij deze factuur plaatsen. (Overigens kan alleen een debetfactuur gecrediteerd worden. Een creditfactuur kan niet gecrediteerd worden. In dat geval moet u een losse debetfactuur maken en deze verrekenen met de creditfactuur.)
Links in het menu heeft u diverse opties:
- Betalingen, u kunt een betaling toevoegen
- Betalingsregeling, u kunt de betalingsregeling aanpassen.
- Betalingsherinnering, u kunt een betalingsherinnering sturen
- Emailen. u kunt de pro forma mailen
- Afdrukken, u kunt de pro forma afdrukken
- Log, u kunt zien welke medewerkers, of eigenaren de factuur hebben ingezien.
Vergeet niet dat na het crediteren de factuur en de creditnota met elkaar moeten worden verrekend. Zie hiervoor onze handleiding of bekijk de e-learning over dit onderwerp.
Proforma:
De factuur wordt opgeslagen als proforma en kan nog aangepast worden. U kunt de factuur terugvinden via Overzichten/Losse facturen. De factuur heeft nog geen factuurnummer en geen betalingsregeling!
De omzet van een proforma factuur wordt niet meegeteld in omzetstatistieken en journaalposten.
Indien u de factuur opent (via Overzichten/Losse facturen) kunt u rechts bovenin de journaalpost terugvinden, welke leeg is. Links in het menu heeft u diverse opties:
- Maak Factuur, van een pro forma factuur een definitieve factuur maken
- Artikel, U kunt in de pro forma nog artikelen toevoegen, verwijderen of bewerken
- Betalingen, u kunt betalingen toe voegen
- Betalingsherinnering, u kunt een betalingsherinnering sturen
- Emailen. u kunt de pro forma mailen
- Afdrukken, u kunt de pro forma afdrukken
- Log, u kunt zien welke medewerkers, of eigenaren de factuur hebben ingezien.
U kunt de pro forma definitief maken door op Maak factuur te klikken. Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u de factuurdatum kunt opgeven. U kunt kiezen tussen pro forma datum, vandaag of een datum.
Journaalposten
Bij het journaliseren van losse facturen zal Tommy de omzet direct op de grootboeken boeken. Dus niet zoals bij een reservering, waarbij de omzet in eerste instantie op vooruitontvangen omzet en BTW geboekt wordt. Losse facturen worden gejournaliseerd volgen het factuurstelsel.
- Omzet
- Af t dragen BTW
- > aan nog te ontvangen bedragen
De betalingen worden geboekt
- Bank/Kas
- > aan nog te ontvangen bedragen
! Wilt meer weten over de financiƫle processen binnen Tommy klik dan op Financiele processen
Overzicht Facturen
Via Overzichten/ Overzicht facturen kunt u alle facturen inzien. Tommy kent verschillende soorten facturen, waarop u kunt selecteren.
- Alle facturen, hier ziet u een overzicht van alle soorten facturen.
- Losse facturen. Dit zijn de losse facturen die u aanmaakt via Factuur
- Pro forma facturen. Dit zijn de losse facturen die u aanmaakt via factuur en als Pro forma opslaat.
- Reserveringsfacturen. Dit zijn facturen die Tommy automatisch aanmaakt van een bevestiging nadat de gast vertrokken is.
- Eigenarenfacturen. Dit zijn facturen die voor uw eigenaren aangemaakt worden.
Via overzicht/ Factuur overzicht kunt u de facturen inzien. Indien er geen factuurnummer aanwezig is, dan is deze factuur een proforma factuur. U kunt proforma facturen verwijderen en definitieve facturen van maken via de knop Maak facturen.
Meerdere facturen aanmaken en afdrukken/mailen
U kunt tegelijk van meerdere pro forma facturen of facturen maken, door deze te selecteren en gebruik te maken van de knop Maak facturen. Ook het afdrukken / e-mailen / sturen van een herinnering kan in bulk, door meerdere facturen te selecteren en deze af te drukken/mailen via de knop Afdrukken/Mailen/Afdrukken of mailen betalingsherinnering.
Indien u losse facturen in bulk verzendt, kunt u geen gebruik maken van de mogelijkheid 'meesturen als pdf'.
Voor accounts die gebruik maken van de MijnOmgeving. In de MijnOmgeving kan de factuur wel in pdf geopend worden.
Indien u meterstanden los op een factuur wilt verwerken, lees dan het onderwerp Meterstanden als losse factuur verwerken
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.