Inrichting en werking Toegangscontrole

De inrichting van uw toegangscontrole wordt door een consultant van Tommy verzorgd. Tijdens de implementatie wordt er aangegeven met welke leverancier en wat voor toegangscontrole systeem u werkt.  Hierdoor weet Tommy direct bij het activeren van het toegangsplan wat er moet gebeuren.

Er zijn verschillende manieren waarop toegang kan worden verleend: kentekens, barcodepassen, pincodes enz. Hierdoor zal Tommy per methode informatie nodig hebben en u vragen om actie te ondernemen.

Bijvoorbeeld:

• Er moet een barcode kaartje geprint worden. Voor de slagboom en/of zwembad en/of sanitairpasjes (eventueel met een tegoed erop).
• Het kan zijn dat u nog een kenteken moet ingeven.
• Het kan zijn dat er harde (credit card achtige) kaarten geactiveerd moet worden.
• Het kan zijn dat u een sleutelnummer moet invoeren om bijvoorbeeld een magneetsleutel activeren.

Via Basisgegevens / Tommy Services kunt u de inrichting van de toegangsplannen bekijken:

U vindt hier de volgende informatie:

1. Tommy Services is Online of Offline.  Het programma Tommy Services moet altijd actief zijn. Tommyservices staat op een van uw computer geïnstalleerd. Als Tommyservices offline is is er geen koppeling met het toegangscontrolesysteem. Zorg er dan voor dat het programma zo snel mogelijk weer wordt gestart.
2. Naam: naam van de het toegangsplan.
3. Code: een unieke code die voor de koppeling met de Tommy Services zorgt.
4. Type: type toegangscontrole plan (kenteken, barcode, pincode)
5. Uitgave: op welke basis wordt de uitgifte van de toegang bepaald (per reservering, per persoon, per locatie).
6. Aantal: het aantal kaartjes dat geprint moet worden op basis van de uitgifte-instelling.
7. Voor het afdrukken van barcodepasjes of aanmaken van vaste sleutels kunnen onderin het scherm kunnen printers aangemaakt worden. Standaard is er 1 printer gekoppeld. Deze is niet zichtbaar in dit scherm. Zijn er meerdere printers dan zult u deze hier ingesteld zien staan. 

Wanneer u dubbelklikt op een toegangsplan krijg u nog meer informatie:

Belangrijk hier zijn de instellingen voor:

1. Prolongeren: bij het verlengen van de reservering wordt de toegangsperiode ook verlengd.
2. Automatische aankomst- en vertrekregistratie (alleen bij kentekens mogelijk) waardoor de boeking automatisch de status Aangekomen en/of Vertrokken krijgt op het moment dat de gast door de slagboom rijdt op de aankomst- of vertrekdag.
3. Tommyservices: het kan zijn dat er een toegangsplan is dat verder niet wordt afgehandeld via Tommyservices. In dat geval staat het vinkje hier uit. Bijvoorbeeld omdat de koppeling verder wordt geregeld via een API.

Via het tabblad "Koppelen aan" koppelt u het toegangsplan aan een accommodatie en daarmee ook aan alle bijbehorende locaties.

Mocht u toch locaties hebben die een afwijkend toegangsplan hebben, dan kunt u op locatie niveau een ander toegangsplan koppelen. Ga dan naar Basisgegevens / Locaties, open de locatie en wijzig het toegangsplan.

Toegangsplan koppelen aan een artikel

Als u gebruik maakt van toegangscontrole met kentekenherkenning of pincodes is het mogelijk een toegangsplan aan een artikel te koppelen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld een gast eerder of later toegang geven als deze laat vertrek of vroege aankomst heeft bijgeboekt.

Als er in een reservering meerdere artikelen aanwezig zijn waaraan een eigen toegangsplan is gekoppeld, dan zal er slechts 1 toegangsplan toegepast kunnen worden. We kennen namelijk maar 1 toegangsplan per locatie.

Dat betekent dat het helaas niet mogelijk is zowel een toegangsplan voor zowel vroege aankomst als  voor laat vertrek in 1 reservering mee te geven. 

Jaarlijks prolongeren:

Als u wilt dat de sleutel jaarlijks wordt geprolongeerd (bijvoorbeeld bij jaarplaatsen) zet dan een vinkje bij Prolongeren. Voorwaarde is wel dat het om een vaste sleutel of barcode gaat én dat de sleutel per reservering is uitgegeven. Kentekens worden altijd geprolongeerd !

Automatische aankomst:

Door deze optie aan te vinken kan de gast bij aankomst direct door de slagboom rijden. Daarna krijgt zijn boeking de status "aankomst" waardoor bijvoorbeeld de elektrameter op de plaats ook direct actief wordt. De gast hoeft zich dus niet te melden op de receptie.

(Automatische aankomst is alleen mogelijk bij toegangssystemen die ons retourinformatie geven. Daarom is dit bij Moov ST-D helaas niet mogelijk.)

Automatisch vertrek:

Als de gast op de dag van vertrek het terrein na 9 uur 's ochtends verlaat, krijgt zijn boeking automatisch de status "vertrokken". Hierdoor wordt ook de elektrameter weer uitgeschakeld.

Bij vertrek voor 6 uur 's ochtends wordt die status niet toegekend. 

(Automatische vertrek is alleen mogelijk bij toegangssystemen die ons retourinformatie geven. Daarom is dit bij Moov ST-D helaas niet mogelijk.)

Wijzigen boeking:

Als u werkt met CAT-Access en de verblijfsdatum of locatie in een reservering wijzigt dan wordt dit automatisch doorgegeven aan het toegangscontrolesysteem.

Werkt u met een ander systeem dan is het bij vaste sleutels en barcodepassen nodig dat u de wijziging handmatig doorvoert.

Overzicht / Toegangscontrole

In het overzicht Toegangscontrole heeft u direct inzicht in alle in- en uitrij mutaties. Het programma kent 2 tabs: Logboek (waarin alle transacties staan) en Sleutels (waarin alle uitgegeven sleutels staan) en heeft de volgende mogelijkheden / buttons:

• Zoeken in het logboek: dat kan op naam, locatie, kenteken, sleutel, reserveringsnummer, eventueel in combinatie met de status (Afwezig/Aanwezig).
  Als u in een bepaalde periode wilt zoeken, dan kunt u naast de datum ook de tijd aangeven. Bijvoorbeeld, zoeken naar transacties op 31-12 tussen 15:00 en 17:00 uur.
• Zoeken in het sleutelbestand: kan op naam, locatie, kenteken, sleutel, reserveringsnummer. 
• Nieuw (in tab Sleutels): hiermee kunt u een nieuwe losse kaart afdrukken of sleutel / kenteken activeren.
• Herafdruk: Zoek en selecteer de een regel uit dit overzicht. Pas daarna wordt de optie Herafdruk beschikbaar en kunt u een herafdruk maken van de geselecteerde kaart. (Werkt niet bij Kenteken of vaste sleutels.)
• Excel (in tab Logboek): exporteer de regels die op het scherm staan naar een .csv bestand.
• Verwijderen: het pasje of  sleutel / kenteken van de geselecteerde regel wordt verwijderd. De regel in dit overzicht kan niet verwijderd worden.
• Reset sleutel: hiermee kunt u de status resetten. De status van de sleutel / pas of kenteken wordt van aangekomen of vertrokken op neutraal gezet.
• Alles resetten: hiermee worden alle sleutels gereset.De status van de alle uitgegeven sleutels / passen of kentekens wordt van aangekomen of vertrokken op neutraal gezet.
• Dubbelklik op de regel en de boeking wordt geopend.
  
  
  

Meldingen:

In het overzicht staan 2 meldingskolommen. De eerste kolom geeft aan of het bijvoorbeeld een aankomst of vertrek is, de tweede kolom geeft een melding die rechtstreeks vanuit uw toegangscontrolesysteem komt. Meestal gaat het dan om foutsituaties.

Als het om een geslaagde aankomst of vertrek gaat, staat er een vinkje onder Melding 2. Als er een specifieke situatie is, bijvoorbeeld een probleem met de sleutel, dan wordt de melding die wij ontvangen vanuit het toegangscontrolesysteem, getoond.

Bijvoorbeeld:

• Geen toegang, sleutel ongeldig bij deze installatie
• Geen toegang, sleutel heeft geen toegang op deze lezer
• Geen toegang, buiten toegangstijden
• Geen toegang, ivm APB
• Geen toegang, detectielus
• Toegang verleend
• enz.

Code en tekst kunnen per toegangscontrolesysteem afwijken.

Het overzicht geeft ook aan wanneer de slagboom handmatig is geopend. Deze transacties zijn te herkennen aan sleutelnummer 0 en streepjes bij het kenteken.

Uitprinten toegangskaartjes via Aankomstlijst (bulkverwerking alleen indien barcodekaartjes geprint worden)

Via Overzicht/Aankomstlijst kunt u kaartjes in bulk afdrukken. U selecteert de aankomst dag, indien er een toegangscontrole plan is gekoppeld waarmee je in bulk kunt printen verschijnen er links blokjes voor de boekingen. U kunt deze nu aanvinken. Vervolgens klikt u rechtsbovenin op de button om de toegangskaarten af te drukken.

U kunt ook een toegangsplan activeren via de Quickview

Toegangsplan per boeking activeren.

U kunt ook per boeking een kaartje afdrukken of een sleutel of kenteken activeren. Open de boeking en zet de boeking op Aankomst, er verschijnt nu een nieuw scherm in beeld (dit scherm komt alleen in beeld als er een toegangscontrole plan aanwezig is).

U kunt hier:

• Bepalen op welke printer de kaartjes geprint moeten worden. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer er meerdere printers zijn gekoppeld via Basisgegevens - Tommy Services en er ingesteld is dat er barcode kaartjes geprint moeten worden.
• [Annuleren] het scherm afsluiten.
• [Afdrukken] dan worden het toegangsplan geactiveerd zoals ingesteld bij de accommodatie én de boeking krijgt de status aankomst. Als het om een groepsboeking gaat en het toegangsplan staat ingesteld op 'per locatie' dan kunt u voor elke afzonderlijk geboekte locatie een barcodepas afdrukken.
• [Afdrukken zonder aankomst] Nu word alleen het toegangsplan geactiveerd.
• [Aangekomen zonder afdrukken] Nu krijgt de boeking de status aangekomen zonder dat er een toegangsplan wordt geactiveerd.

Via de button Toegang in de boeking kunt u het logboek van de toegang inzien.

Met de button [toevoegen] kunt u ook een nieuw toegangsplan aanmaken voor deze boeking. Nu wordt automatisch het ingestelde toegangsplan gebruikt.

Via de button [Nieuw] kunt u een losse pas / kaart of kenteken activeren voor bijvoorbeeld een bezoeker.

[Herafdruk] selecteer de kaart dit u wilt herafdrukken en klik op de button Herafdruk. (niet mogelijk wanneer u met vaste sleutels of kentekens werkt.)

[Blokkeren] selecteer de regel die u wilt blokkeren. Als een gast nu gebruik wilt maken van de slagboom/zwembadpoort zal deze niet open gaan. Nadat de regel is geblokkeerd en u gaat opnieuw in het programma toegang is deze button veranderd in [Deblokkeren] zodat u de regel weer kunt activeren.

[Verwijderen] hiermee verwijderd u de geselecteerde pas/kaart of kenteken uit de toegangscontrole.

[Sync] hiermee verwijderd u alle regels uit deze boeking en worden deze aangevuld met gegevens die bekend zijn in de TommyServices.

Sanitairpassen

Ook is het mogelijk om een sanitairpas aan te maken waar automatisch een aantal punten op komen te staan. Deze kunnen dan gebruikt worden voor bijvoorbeeld het douchen. Hiervoor is een artikel nodig die (automatisch) aan de boeking gekoppeld wordt. Als het artikel aanwezig is weet Tommy dat er ook sanitairpassen aangemaakt moeten worden. 

Hiervoor is een artikel nodig met de rekenwijze Kosteloos.

Bij de overige instellingen wordt het toegangsplan gekoppeld. Op deze manier weet Tommy dat er pasjes geprint moeten worden als dit artikel aan de reservering is gekoppeld. 

Het aantal punten wat er op moet komen wordt geregeld in de instellingen van de TommyService via Toegang / instellingen tabblad Sleutelgroepen.

Bijzondere bepalingen

Naar MOOV kunnen geen kentekens per locatie opgestuurd worden, dit is altijd per persoon.

Bij een boeking met meerdere locaties moet u dus handmatig het max. aantal kentekens aanpassen en op de 1^e locatie alle kentekens zetten.