Hoe worden de betalingsvoorwaarden berekend?

Vanaf medio februari 2021 doen we een aanpassing in de berekening van de betalingsvoorwaarden.
Het kan dus voorkomen dat de betalingsvoorwaarden anders uitgerekend worden dan u eerder gewend was.

In Tommy is het mogelijk heel veel verschillende betalingsvoorwaarden in te stellen. Hierdoor is er op dat gebied een groot stuk flexibiliteit. Maar, deze flexibiliteit levert zo nu en dan ook vragen op. Vandaar dat wij de werkwijze en voorwaarden nog een keer voor u op een rijtje willen zetten.

Waar kunnen de betalingsvoorwaarden worden ingesteld?

1. De standaard betalingsvoorwaarden voor de reserveringen worden ingesteld in het basisbestand Betalingsvoorwaarden. Hier legt u ook de betalingsvoorwaarde voor de losse facturen vast.
2. Afwijkende betalingsvoorwaarden kunt u instellen in de basisbestanden Accommodaties, Locaties en Opties&Artikelen.
3. Bij Management-Diversen vindt u tenslotte nog een aantal instellingen die de werking kunnen beïnvloeden:
   • • Betalingsregels nivelleren (samenvoegen) als ze binnen een aantal dagen van elkaar vallen.
     • Aanbetalingsregels die elkaar kruisen met elkaar samenvoegen.
     • Betalingsregels die een x-aantal dagen voor aankomst vallen direct (of bij aankomst, vertrek) laten voldoen.
     • Betalingsregel voor retourbetalingen.

Betalingsvoorwaarden boeking touroperator

Wanneer bij touroperator ingesteld staat dat gast verblijfskosten (en deels artikelen) aan touroperator betaald én ook artikelen aan het park, dan wordt altijd betaaldatum 'bij aankomst' gegenereerd.

Wat doet Tommy nadat de betalingsvoorwaarden bij een boeking (of factuur) zijn berekend?

Handmatig aangepaste betalingsvoorwaarden passen we niet automatisch aan:

Als u een betalingsvoorwaarde handmatig heeft aangepast, kan deze niet meer automatisch wijzigen door een aanpassing in de boeking. Een uitzondering wordt gemaakt als het boekingsbedrag uiteindelijk lager wordt. In dat geval wordt een handmatige betalingsvoorwaarde wel aangepast.

Betalingsvoorwaarden zijn nog niet vervallen:

Als de betalingsvoorwaarden nog niet zijn vervallen en de boeking wijzigt, dan worden ze opnieuw berekend (behalve als de betalingsvoorwaarden handmatig zijn aangepast).

Boekingsbedrag wordt hoger:

Als een boeking wordt gewijzigd dan wordt de wijziging bij een hoger bedrag zoveel mogelijk naar rato via de resterende, nog niet vervallen, betalingsvoorwaarden verwerkt. Betalingsvoorwaarden 'bij aankomst' zijn hiervan uitgesloten.

Als dat niet meer kan, wordt er een nieuwe betalingsvoorwaarde toegevoegd die per direct moet worden betaald.

Boekingsbedrag wordt lager:

Als het nieuwe boekingsbedrag lager is, dan wordt een reeds vervallen betalingsvoorwaarde niet meer aangepast, het verschil wordt dan naar rato verrekend op de resterende betalingsvoorwaarden. Ook betalingsvoorwaarden 'bij aankomst' of 'bij vertrek' kunnen hierdoor worden aangepast.

Als er alleen een betalingsvoorwaarde is die al wel is vervallen, zit er niets anders op dan deze toch te wijzigen. De datum blijft in dat geval staan, maar het bedrag wordt lager.

Indien nodig kunt u de nieuwe betalingsregels resetten via de optie 'Betalingsregels' in de boeking.

Betalingsvoorwaarde bij aankomst of bij vertrek:

Betalingsvoorwaarde(n) van artikelen die bij aankomst of vertrek mogen worden betaald, worden niet meer automatisch gewijzigd, behalve als het boekingsbedrag lager wordt.

Wijzigingen na aankomst:

Als er na de aankomstdatum nog een artikel aan de boeking wordt toegevoegd dan wordt er een betalingsvoorwaarde aangemaakt waarmee dat artikel 'per vertrekdatum' moet worden betaald. Het is niet mogelijk daar een automatische betaalvoorwaarde voor een later datum aan te koppelen. 

Altijd een betalingsvoorwaarde:

Het totaalbedrag van de betalingsvoorwaarden moet altijd gelijk zijn aan het totaalbedrag van de factuur. Als dat niet zo is, dan zorgt Tommy ervoor dat er altijd sluitende betalingsvoorwaarden zijn. Als u het niet met die berekening eens bent kunt u de betalingsvoorwaarden natuurlijk altijd nog aanpassen.

Het is dus niet meer mogelijk facturen en boekingen zonder betalingsvoorwaarden te maken!

Resetten van de betalingsvoorwaarden:

Bent u het niet eens met de manier waarop Tommy de betalingsregels heeft berekend na het wijzigen van een boeking? Dan kunt u de betalingsvoorwaarden nog steeds resetten. Binnen de boeking geven we ook een indicatie op het moment dat de betalingsvoorwaarden niet overeenkomen met de standaard instellingen. 

Afronden van bedragen:

We ronden de bedragen van de betalingsvoorwaarden zoveel mogelijk af op hele euro's of op 25, 50 of 75 cent.

Waarom deze aanpassingen?

Wij merken dat door de flexibiliteit regelmatig reserveringen en/of facturen ontstaan met onvolledige betalingsvoorwaarden. Dit geeft dan een vertekend beeld in de openstaande postenlijsten, iets wat we natuurlijk willen voorkomen. Door de berekening van de betalingsvoorwaarden aan te scherpen kunnen we dit voorkomen.