Gebruik van de kassa

Voordat u de kassa begint te gebruiken, raden we u aan om eerst dit artikel te lezen ter voorbereiding: Kassa voorbereiding

Klik op de link die u van ons ontvangen heeft om de kassa te openen. Als u de kassa geopend heeft, ziet u alle artikelen die aangemerkt zijn als Kassa artikel.

Meerdere kassa’s
Indien u meerdere kassa’s heeft geactiveerd, maakt u links boven in het scherm de keuze voor de juiste kassa. Automatisch zal Tommy de eerst aangemaakte kassa selecteren.

​ 

Artikelen op de kassabon plaatsen
De artikelen kunt u verkopen door op het artikel te klikken en vervolgens opent zich onderstaand scherm waar u het aantal in kunt geven. Eventueel kunt u ook de prijs aanpassen.

Door op Toevoegen te klikken, plaats u de artikelen op de kassabon.

​ 

De artikelen die u heeft toegevoegd kunt u eventueel nog wijzigen of verwijderen. Om het artikel te wijzigen klikt u 1 keer op de naam van het artikel in het overzicht. U kunt zowel het aantal als de prijs wijzigen. U verwijdert het artikel door op het vuilnisbakje te klikken aan de rechterkant van de regel.

Mocht u veel artikelen in de kassa hebben staan en u wilt een artikel snel kunnen toevoegen, kunt u de Zoeken balk gebruiken, bovenaan de kassa. Het gezochte artikel verschijnt in beeld en vervolgens kunt u deze toevoegen. Door de zoekbalk weer leeg te maken, verschijnen alle artikelen weer in beeld.

​ 

Groepen

U kunt ook groepen van Artikelen maken, zodat de artikelen per groep in een tabblad getoond worden. Bijvoorbeeld de groepen "Food", "Non-Food" en "Verhuur". De groepen worden op alfabetische volgorde in het kassaprogramma getoond.

De groepen maakt u aan via Basisgegevens - Opties & Artikelen. U vindt boven de artikelen de knop Groepen. Klik hierop en u krijgt de mogelijkheid om nieuwe groepen aan te maken. Via de knop Koppelen aan kunt u het artikel in de groep plaatsen.

Het koppelen aan een groep kunt u ook doen door het artikel te openen en onderaan het scherm de groep te kiezen. 

Afrekenen
U kunt de artikelen van de kassa laten afrekenen door rechts onderin het overzicht op Betalen te klikken.

Onderstaand scherm zal verschijnen in beeld om de betaling te kunnen doen. Als er per pin betaald wordt, klikt u op 'Pin betaling gedaan'. Ook in het geval dat er geen pin-terminal is gekoppeld, wordt het bedrag in de journaalposten geboekt als per pin betaald bedrag. Dit is handig als u werkt met een los pin-apparaat.

Door op het bankbiljet te klikken, wordt automatisch het openstaande bedrag ingevuld achter het euro teken. U kunt er ook voor kiezen om het betaalde bedrag in te typen.

Als de gast teveel betaalt en er dus wisselgeld teruggegeven moet worden, wordt dit getoond.

U kunt vervolgens gewoon klikken op Transactie afronden, automatisch wordt het totaal bedrag dat betaald moest worden verwerkt als kas-betaling, ook al had u een hoger bedrag ingegeven.

Nadat u op Transactie afronden heeft geklikt, krijgt u onderstaand scherm in beeld waarbij u de kassabon kunt printen of e-mailen.

​​ 

Betalen van een reservering met de kassakoppeling
Het is ook mogelijk om uw gast de reserveringsnota te laten betalen per kassa of pin.

​

Met de knop Reservering / Gast kunt u de boeking opzoeken.
U typt eerst de achternaam van de gast in. Alle openstaande reserveringen van deze gast worden vervolgens getoond.​ 

Klik op de reservering die u wilt betalen om deze te selecteren. U ziet vervolgens de naam en het reserveringsnummer van de gast in het overzicht verschijnen.

​ 

Klik vervolgens op de knop Betalen en u kunt de betaling afronden. De betaling kan worden uitgeprint. Automatisch wordt de template Reserveringsfactuur hiervoor gebruikt.

In Financieel - Journaalposten vindt u de betaling terug onder het reserveringsnummer. Ook kunt u de journaalpost in de reservering inzien door op Journaal te klikken, bovenaan het overzicht. 

Kas storting en Kas uitgaven
Bij het aanmaken van de kassa heeft uw consultant 2 extra artikelen aangemaakt, namelijk "Kas storting" en "Kas uitgaven". 

Deze twee artikelen kunt u gebruiken om geld bij te storten in de kas of om geld uit de kas te nemen voor bijvoorbeeld aankopen waar u contant geld voor nodig heeft. Om het kassaldo kloppend te houden, gebruikt u deze  twee artikelen. "Kas storting" en "Kas uitgaven" zijn gekoppeld aan gelijknamige grootboekrekeningen. 

Het gebruik van deze artikelen gaat op dezelfde wijze als het afrekenen van een ander artikel. U rekent als het ware het artikel af. Er is een standaard bedrag ingegeven, welke u kunt aanpassen. 

Transactie overzicht
Rechts bovenin het scherm ziet u ook de knop Transacties. Door hier op te klikken, kunt u een overzicht zien van alle transacties die zijn gedaan.

Dit transactieoverzicht is per kassa. Kies dus eerst de juiste Kassa voordat u op Transacties klikt.

Op het transactie-overzicht ziet u wat het beginsaldo van de kassa is.

Als u een betaling via de kassa op een reservering heeft gedaan, ziet u dit aan de referentie waarbij naam en reserveringsnummer worden getoond.

Afromen

Rechts onderin het transactieoverzicht ziet u een knop Afromen. Als u aan het einde van de dag uw kassa gaat afromen, kunt u dit ook in Tommy verwerken.

Nadat u op Afromen heeft geklikt, krijgt u onderstaand scherm in beeld.

​ 

Voer het bedrag in dat u uit de kassa haalt. Klik vervolgens op Afromen. Op uw transactie overzicht ziet u het afgeroomde bedrag terug:

Kassa afsluiten

Aan het einde van de dag (of periode) kunt u de kassa afsluiten als u wilt. Door de kassa af te sluiten, verdwijnen alle kassa transacties uit het transactie overzicht. 

De kassa sluit u af door op Transacties te klikken. Rechts onderaan ziet u (naast de knop Afromen) de knop "Afsluiten kas". Door hier op te klikken, opent zich onderstaand scherm. Hier dient u uw emailadres in te vullen, zodat u het transactie overzicht van de periode die u afsluit, altijd terug kunt vinden in uw mailbox. Pas na het invullen van uw emailadres, kunt u klikken op de button "Afdrukken en afsluiten".  

Ook kunt u het overzicht ook alleen afdrukken, zonder de kassa af te sluiten. Het is dan niet nodig om uw emailadres op te geven.

Het verzonden transactie overzicht kunt u ook terugvinden in het email logboek (hoofdmenu Overzichten).

Overzicht kassabonnen

Via Overzichten - Factuuroverzicht kunt u de kassabonnen bekijken. De factuurnummers van zowel de losse facturen als de kassabonnen staan hierin op volgorde opgenomen.

Journaalposten

Een kassaverkoop leidt direct tot een definitieve bon (factuur). De omzet en de BTW worden dus direct geboekt.

Bijvoorbeeld:

Bon/factuur voor 2 skelters:

Kas                             10,00

Aan Omzet kasartikelen            8,26

Aan Af te dragen BTW hoog       1,74

U kunt deze journaalposten inzien onder Financieel - Journaalposten.

Indien u afroomt, kan deze handeling niet gekoppeld wordt aan een reserveringsnummer of factuur. Er staat dan ook 'geen' vermeld als kopje:

 ! Wilt meer weten over de financiële processen binnen Tommy klik dan op Financiele processen

Cashflow

In Financieel - Cashflow kunt u de transacties per betaalmethode bekijken. Indien u de kassa heeft afgeroomd, dan vindt u deze afroombedragen terug onder de credit-kolom van de betaalmethode Kas.

Aangezien een kassabon niet gekoppeld wordt aan een factuur/reservering, komt er geen naam of omschrijving in beeld.