Opties & Artikelen aanmaken en beheren

Via Basisgegevens – Opties & Artikelen maakt u uw artikelen aan en kunt u deze beheren.

Dupliceren

Wilt u een nieuw artikel aanmaken dat qua instellingen gelijk is aan een bestaand artikel? Gebruik dan de Dupliceren knop! Klik het artikel aan dat u wilt kopiëren en klik vervolgens op Dupliceren. U zult zien dat er een kopie van dit artikel in de lijst komt te staan.

Artikel wijzigen

Tabblad Algemeen

Naam
Hier geeft u de naam van het artikel aan. Via de knop ‘Meer talen’ kunt u deze vertalen.

Berekening

Hier staat de berekening van uw artikel. Als u een nieuw artikel gaat aanmaken slaat u nu deze stap over, pas nadat het artikel is opgeslagen kunt u de berekening toevoegen. Ga voor meer uitleg naar hoofdstuk Prijsberekening onderaan deze pagina.

Financieel

Grootboek
U dient hier een grootboekrekening te selecteren. Als u niet met de financiële module werkt kunt u hier het grootboek “Omzet Artikelen”, “Omzet toeristenbelasting” of “Borg” selecteren. Indien u wel met de financiële module werkt, zult u de grootboekrekening moeten selecteren waarop de omzet van dit artikel geboekt moet worden.

In het openingsscherm van Opties & Artikelen staat het grootboeknummer ook vermeld, zodat u later eenvoudig kunt zien welk artikel aan welke grootboekrekening is gekoppeld.

Basisinstellingen

Automatisch meerekenen en artikelen standaard tonen online

Indien u dit veld aanvinkt zal het artikel automatisch meegerekend worden als uw gast via internet boekt, maar ook als u zelf een boeking maakt. Dit is van toepassing voor bijvoorbeeld toeristenbelasting en reserveringskosten.

Voor een artikel dat automatisch berekend wordt, kunt u aangeven of de gast dit alsnog kan verwijderen tijdens het boeken.

In de artikelkaart kunt u dit aangeven door bij automatisch mee berekenen de optie: Door gasten te verwijderen aan te vinken.

Als het artikel automatisch meeberekend moet worden, zonder dat de gast dit kan wijzigen, vinkt u aan: Niet door gasten te verwijderen.

Dagprijzen hanteren
Dit veld vinkt u aan als u wilt dat Tommy naar het aantal dagen kijkt in plaats van naar het aantal nachten. Dit is met name van belang als u in het boekingsproces de begin- en einddatum aanpast van het artikel. Normaliter kijkt Tommy naar het aantal nachten, maar als u deze optie aan vinkt wordt naar het aantal dagen gekeken dat het artikel geldig is.

Voorbeeld
Gasten verblijven een week en huren fietsen van zondag t/m woensdag. In het boekingsscherm geeft u vervolgens de begin- en einddatum in van de fietshuur. Als u deze optie niet aan zou vinken, berekent Tommy 3x de dag/nachtprijs. Als u kiest voor Dagprijzen hanteren zal 4x het bedrag worden berekend.

Let op: als u dit artikel boekt bij een accommodatie die per nacht wordt berekend, kan het artikel dus ook op de vertrekdag in rekening gebracht worden!
Boekt u het artikel bij een accommodatie die per dag wordt berekend, dan wordt het artikel voor elke dag in rekening gebracht.

 

Verwijderen bij annuleren
Hier kunt u aangeven of het artikel van de boeking verwijderd moet worden bij een annulering.

Tonen op internet
Hier geeft u aan of het artikel voor uw gast te zien is tijdens het boeken op internet.

Online bij verblijfskosten optellen
Dit is handig bij verplichte kosten. 
Als u wilt dat de gast in de online boekingswidget en/of matrix geen uitsplitsing ziet van alle verplichte kosten, dan vinkt u deze optie aan. De gast ziet dan een totaalbedrag van verblijfskosten en verplichte kosten. De bedragen worden op de uiteindelijke bevestiging en in het boekingsoverzicht wel uitgesplitst.

Tonen op aankomstvoucher
U kunt per artikel aangeven of u deze getoond wilt hebben op de aankomstvoucher.

Tonen op wissellijst bij aankomst of vertrek
Hier kunt u aangeven of dit artikel op de wissellijst getoond dient te worden. Dit is bijvoorbeeld handig bij schoonmaak, bedlinnen of een kinderbedje.

Tonen in Mijn Omgeving
Mag de gast dit artikel via de Mijn Omgeving Gasten toevoegen aan zijn reservering?

Maximum aantal
U kunt hier een maximum aantal opgeven. Bijvoorbeeld voor het artikel hond, kunt u aangeven dat er een maximum aantal honden van bijvoorbeeld 2 geboekt mag worden. Dit maximum aantal heeft betrekking op het aantal artikelen wat online kan worden bijgeboekt. 

Als u hier geen maximum aantal invoert, kan standaard maximaal 1x het artikel worden gekozen. 

Nooit herberekenen
Wanneer er in dit veld een vinkje staat, zal dit artikel niet meegenomen worden bij het herberekenen van de boeking. De prijs voor dit artikel, zal dus niet veranderen als u wijzigingen aanbrengt in de boeking. Het is wel mogelijk om achteraf handmatig de prijs van het artikel aan te passen.

Deze optie dient u onder andere te gebruiken bij het logee artikel of als u een meterstand artikel aanmaakt, zoals Elektra, waarbij u kiest voor het type berekening ‘Prijs per eenheid’.

Voorraadbeheer
Als u maar een bepaald aantal stuks heeft van een bepaald artikel, bijvoorbeeld kinderbedjes of fietsen, kunt u gebruik maken van de functie voorraadbeheer. Tommy 2.0 houdt met dit programma de voorraad voor u bij en zorgt dat u niet meer kunt verhuren dan dat uw capaciteit is.

Zodra u hier een vinkje plaatst, verschijnt er een 4e tabblad waar u per periode het aantal artikelen kunt ingeven die u op voorraad heeft. Voor een uitgebreidere beschrijving van de mogelijkheden verwijzen wij u naar artikel voorraad.

Let op: Het bijhouden van voorraad is alleen mogelijk op het hoofdartikel, niet op eventuele prijsregels.

Kassa artikel

Indien u gebruik maakt van de kassa-module in Tommy, dient u dit vinkje aan te zetten voor de artikelen die u wilt kunnen gebruiken in uw kassa.

Opbrengst artikel volledig voor de eigenaar

Als dit aangevinkt is, wordt de volledige opbrengst van het artikel via de eigenarenafrekening uitgekeerd aan de eigenaar van de accommodatie. Het bedrag wordt op een losse regel afgedrukt op de eigenarenafrekening. Een alternatief is:

Uitkeren als verblijfskosten aan eigenaar

Als dit is aangevinkt ontvangt de eigenaar de opbrengst van het artikel via de eigenarenafrekening. Hij betaalt daar wel provisie over. Het bedrag wordt op de afrekening bij de verblijfskosten opgeteld.

 

1x per reservering berekenen

Hier kunt u aanvinken of dit artikel per reservering berekend dient te worden. Indien er meerdere locaties geboekt worden, dan wilt u de reserveringskosten maar 1x berekenen en niet per locatie.

Berekening per persoonscategorie
U kunt hier aangeven dat het artikel alleen bij bepaalde persoonscategorieën meegerekend dient te worden. Bijvoorbeeld bij de toeristenbelasting die u wilt uitsluiten voor baby’s.

Overige instellingen

Wordt afgerekend door touroperator

Als u met de touroperator-module werkt, kunt u door middel van dit vinkje aangeven dat een artikel door de touroperator moet worden afgerekend.

Touroperator boeking

Hier kunt u aangeven of een artikel bij een touroperator boeking wel of niet meeberekend moet worden, of alleen in het geval van een touroperator boeking meeberekend moet worden (dus niet bij een reguliere boeking).

Toegangscontrole plan

Indien u dit artikel aan een toegangscontrole plan wilt koppelen kan dat hier.

Groep

Als u groepen heeft aangemaakt, kunt u hier de groep kiezen waaronder het artikel moet komen te hangen. 
Deze groepen kunnen ook worden gebruikt om de artikelen in het online boekingsproces overzichtelijk te groeperen. Dit wordt geregeld via de installatiehulp.

Tabblad Verkoopkanalen

Hier dient u aan te geven bij welke verkoopkanalen het artikel zichtbaar en te wijzigen dient te zijn in bestaande boekingen. Standaard heeft u hier de opties Backoffice en Internet. Deze moeten beide aangevinkt staan, zodat u altijd wijzigingen kunt aanbrengen in een artikel, of een boeking nu gemaakt is in de backoffice of via internet. 

Let op: dit vinkje bij Internet heeft dus geen invloed op het tonen op internet tijdens het online boeken, dat gebeurt d.m.v. het vinkje op het eerste tabblad, Algemeen.

Extra verkoopkanalen kunt u aanmaken onder Basisgegevens - Verkoopkanalen. Denkt u eraan om dan ook op tabblad Verkoopkanalen van de artikelen dit verkoopkanaal aan te vinken als u het artikel wilt kunnen wijzigen of later toevoegen. 

 

Tabblad Koppelen aan
Hier kunt u aangeven waar het artikel aan gekoppeld dient te worden. U kunt zowel aan de gehele accommodatie als aan de individuele locaties koppelen.

Tabblad Gekoppelde Artikelen 

U kunt een artikel aan een artikel koppelen. Bijvoorbeeld: u wilt graag dat als uw gast een hond als artikel selecteert, dat dan ook direct het artikel schoonmaakkosten automatisch wordt geselecteerd. Bij het artikel Hond gaat u naar Gekoppelde Artikelen en vinkt daar de schoonmaakkosten aan.

Tabblad betalingsvoorwaarden
Hier kunt u eventuele andere betalingsvoorwaarden voor uw artikel aanmaken. Als u niets opgeeft worden de standaard betalingsvoorwaarden gehanteerd. Hoe u deze instelt kunt u lezen in het hoofdstuk Betalingsvoorwaarden.

Tabblad omschrijving

Per artikel kunt u een omschrijving ingeven, welke wordt weergegeven op internet middels een 'i' achter het betreffende artikel.

Tabblad Afbeelding

U kunt ervoor kiezen een afbeelding bij het artikel op te slaan. Deze afbeelding dient u eerst te uploaden via Basisgegevens - Mediamanager. Vervolgens kunt u op dit tabblad de betreffende afbeelding selecteren en opslaan.

Tabblad Tommyservices

Alleen indien u met Meterstanden Electra werkt, dan is deze functie van toepassing
 

Prijsberekening
Tot slot dient u nog de prijsperiode en de prijsberekening in te geven. Dit kunt u doen nadat u eerst het artikel heeft opgeslagen!

Als u op Toevoegen klikt kunt u de periode ingeven en een prijsberekening selecteren.

Onderstaand een uitleg per rekenwijze.

Vast bedrag
U kiest deze berekening als u een vast bedrag wilt berekenen, bijvoorbeeld reserveringskosten.

Per persoon
U kiest deze berekening als het een artikel is welke per persoon wordt berekend, bijvoorbeeld een lakenpakket. Hier kunt u ook een maximum prijs ingeven, zodat bij meer personen altijd een maximum wordt gehanteerd.

Per dag/nacht
U kiest deze berekening als het een artikel per dag/nacht berekend moet worden, bijvoorbeeld een hond, elektriciteit. Hier kunt u ook een maximum prijs ingeven, zodat bij meer dan een bepaald aantal nachten altijd een maximum wordt gehanteerd. De Max. prijs p.p.e. geeft u in als per stuk van dit artikel een maximum prijs geldt.

Voorbeeld
Een gast verblijft met 2 huisdieren en u berekend € 2,50 per huisdier per dag.

Bij ingave van Maximum prijs: € 25,- zal naar het totaal van de kosten voor huisdieren gekeken worden. Bij verblijf van meer dan 5 dagen (5 x € 2,50 x 2) zullen de kosten € 25,- blijven.

Bij ingave van Max. prijs p.p.e: € 25,- zal naar de kosten per huisdier gekeken worden. Pas na 10 dagen (10 x € 2,50) zal de prijs niet verder stijgen.

Per persoon per dag/nacht
U kiest dit artikel als het een artikel is welke p.p.p.n. berekend moet worden.

Uitzondering: voor de toeristenbelasting kiest u de rekenwijze Toeristenbelasting!

Ook hier kunt u een maximum prijs en een maximum prijs per persoon ingeven.

Percentage van de verblijfskosten
U kiest dit artikel als het artikel een percentage van de verblijfskosten betreft.

Annuleringsverzekering
Indien u met een annuleringsverzekering (of annuleringsfonds) werkt , waarin u de poliskosten en de assurantiebelasting wilt splitsen kiest u voor deze rekenwijze. Standaard wordt de annuleringsverzekering berekend over alleen de verblijfskosten.

 

Als u een vinkje plaatst voor "Berekenen over verblijfskosten + artikelen", worden de kosten voor de annuleringsverzekering ook berekend over de artikelen, met uitzondering van de artikelen met rekenwijze borg en toeristenbelasting. 

Borg
Indien u met borg werkt kiest u deze rekenwijze. Door deze rekenwijze te kiezen zal de borg automatisch retour geboekt worden als u uw reservering op vertrokken zet en als terug te betalen saldo geboekt worden. Daarnaast wordt dit artikel op de aankomst- en vertreklijst getoond.

Toeristenbelasting
Hier geeft u de rekenwijze voor toeristenbelasting aan. U kunt hier ook een percentage van de verblijfskosten hanteren.

NB: Hanteert u ook forfait bedragen voor toeristenbelasting, voor bijvoorbeeld uw jaarplaatsen, dan dient u een prijsregel hiervoor toe te voegen > zie uitleg Prijsregels aan het einde van dit hoofdstuk.

Logee Artikel
Indien u logees wilt bijboeken geeft u hier de rekenwijze voor uw logee aan. Hier koppelt u ook het logee artikel aan het artikel Toeristenbelasting. Dus als u dit artikel wilt gebruiken dient u eerst een artikel toeristenbelasting aan te maken.

Geef bij het Logee artikel de prijs per nacht in, exclusief toeristenbelasting.

Als u verschillende tarieven heeft voor volwassen en kind logees, maak dan twee logee artikelen aan. 

Let op! Vink bij de instellingen van het logee artikel altijd Nooit herberekenen aan om geen fouten te krijgen als je de boeking aanpast. 

Prijs per eenheid
Deze rekenwijze kiest u als u gebruik maakt van meterstanden. U kunt hier uw water, gas en elektra aanmaken. Voor meer uitleg verwijzen wij u naar het artikel Meterstanden.

Kosteloos

Het artikel Kosteloos is een tekst artikel. Zijn er extra services inbegrepen in de prijs en wilt u uw gast hiervan op de hoogte brengen, dan kunt u dit regelen met dit artikel. Bijvoorbeeld Gratis wifi gedurende het verblijf.

Als u dit artikel gebruikt, blijft het noodzakelijk om een geldige prijsperiode in te geven. Ook dient u een grootboekrekening te selecteren, ondanks dat hier niets op geboekt zal worden. Kies hiervoor dus een willekeurige grootboekrekening van een artikel.

Het is niet mogelijk om later handmatig een prijs toe te kennen aan het artikel Kosteloos.

NB: Zoals ook vermeld, wordt het kosteloos artikel enkel getoond op factuur als tekst en wordt in geen enkele berekening meegenomen!

Locatievoorkeur

Indien u wilt, dat op het moment dat u een vinkje zet bij 'locatievoorkeur' uw gasten een toeslag moeten betalen, dan kunt u dat doen met behulp van deze rekenwijze. Houdt u rekening mee dat u de rekenwijze naar 'locatievoorkeur' aanpast - en het artikel op 'automatisch meeberekenen' instelt. 

Prijs per x nachten

Hier kunt u zelf prijzen per x-aantal nachten ingeven, als de prijs per een x-aantal nachten afwijkt van de ingestelde prijs per nacht. U heeft de mogelijkheid om prijzen in te stellen per 1, 3, 4, 7, 14 en 21 nachten.

Voorbeeld: u rekent voor een hond 2,50 per nacht, maar als de hond een weekend (3 nachten) verblijft, rekent u 5 euro. 

Prijsregels
Per artikel kunt u nog een niveau dieper gaan en bepaalde condities aan een artikel hangen. Hiervoor gebruikt u het tabblad Prijsregels. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken als u een forfait hanteert voor de toeristenbelasting op uw arrangementen of jaarplaatsen. U kunt hier dus een ander bedrag ingeven en dit bedrag door middel van een prijsregel koppelen aan een arrangement of een prijstabel (in uw prijstabel heeft u de jaar of seizoensplaatsen staan).

Het kan bijvoorbeeld ook zijn dat er een andere prijs berekend dient te worden indien er meer dan x aantal nachten verbleven wordt of als er gebruik wordt gemaakt van een arrangement . Ook dit kunt u door middel van een prijsregel instellen.

NB: Bij het aanmaken van een prijsregel heeft u ook de mogelijkheid om te kiezen voor de rekenwijze "Niet berekenen & niet tonen". De rekenwijze gebruikt u om een uitzondering in te stellen wanneer een artikel niet berekend mag worden en niet getoond mag worden op bijvoorbeeld de aankomst- en vertreklijst. Denk hierbij aan een wissel bedlinnen welke niet berekend en getoond mogen worden als mensen korter dan een week verblijven. 

Als er een prijsregel is aangemaakt, ziet u een belletje achteraan de regel: