Hoe werkt de Touroperator module

Voorbereidingen

Om te kunnen werken met de Touroperator Module, dient u een aantal voorbereidingen te treffen. Deze staan hieronder stap voor stap uitgelegd. 

Stap 1 Grootboekrekening aanmaken voor uw touroperator

Voor iedere touroperator moet een aparte grootboekrekening aangemaakt worden voor de omzet die nog te ontvangen is van de touroperator. Ook al betaald uw gast alle kosten op het park en niets aan de touroperator, dan dient u toch een grootboekrekening aan te maken.

Ga naar het hoofdmenu Basisgegevens - Grootboeken. Klik rechts bovenaan op de knop Toevoegen.

Geef de naam van het grootboek en een rekeningnummer in en kies voor type Tussenrekening. 

Stap 2 Touroperator aanmaken

De touroperator maakt u aan in het hoofdmenu Basisgegevens. Aan de linkerkant vindt u het programma Touroperators. 

Klik in de rechter bovenhoek op Toevoegen om een touroperator aan te maken. 

In het scherm dat opent, vult u in het eerste tabblad (Algemeen) de bedrijfsgegevens van de touroperator in. Vervolgens gaat u naar het tweede tabblad Instellingen. 

Als de gast aan de touroperator de reissom betaalt, plaatst u een vinkje voor Touroperator regelt betaling/bevestiging. Indien de gast op het park betaalt, laat u dit hokje leeg. 

Selecteer achter 'Grootboek nog te ontvangen van touroperator' de grootboekrekening die u in stap 1 heeft aangemaakt.

Als de touroperator de betaling en de bevestiging voor zijn gasten regelt wordt er door Tommy in principe niets opgestuurd naar de gasten. De communicatie verloopt namelijk via de touroperator.

In sommige situaties kan het wel belangrijk zijn dat andere partijen e-mail ontvangen over de boekingen van deze touroperator. Bijvoorbeeld uw eigen administratieafdeling, de eigenaar van de accommodatie of de accommodatie zelf (denk aan verhuurkantoren). Vink dan het daarvoor bestemde vakje aan.

Toch mailen aan touroperatorgasten:

Als u wél wilt dat gasten mails van u ontvangt, vink dan het vakje 'Wel e-mail sturen aan gast' aan.

Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden

• Er moet een geldig e-mailadres bekend zijn in Tommy
• De gast moet een te betalen bedrag hebben in Tommy
• Boekingen waarbij de gast niets aan u ter plekke betaalt vallen hier buiten, deze ontvangen geen bevestiging vanuit Tommy.
• Opties worden niet verzonden, de gast krijgt pas een bevestiging als de reservering definitief is gemaakt. 
• Aankomst- en vertreknotificaties worden wel verzonden, ook als de gast niets meer ter plekke hoeft te betalen
• Mailen vanuit het boekingsoverzicht kent geen restricties: u kunt vanuit het boekingsoverzicht alle templates mailen.

Stap 3 Touroperator koppelen aan verkoopkanaal

Om in het boekingsproces de touroperator te kunnen kiezen, is het noodzakelijk dat u uw touroperator koppelt aan een verkoopkanaal. Dit doet u eveneens in het hoofdmenu Basisgegevens, in het programma Verkoopkanalen. 

Klik op de knop Nieuw. In het scherm dat zich opent vult u de naam in van de touroperator, selecteert u de juiste touroperator en het juiste Qenner kanaal. Door een kleur te kiezen, krijgen boekingen in het planbord deze kleur krijgen als het verkoopkanaal gekozen is. Als u geen gebruik maakt van de touroperator koppeling via Qenner, hoeft u achter Qenner kanaal niets in te vullen. 

Stap 4A Accommodaties activeren voor gebruik touroperator

De accommodaties die geboekt mogen worden door de touroperator, moeten hier nog voor geactiveerd worden. U doet dit bij de instellingen van de accommodatie, in het hoofdmenu Basisgegevens. 

Open een accommodatie en ga naar het tabblad Verkoopkanalen. 

Door op Toevoegen te klikken (rechts bovenin), kunt u verkoopkanaal en een periode toevoegen waarin de touroperator de accommodatie mag boeken. 

Alle onderliggende locaties komen hierdoor beschikbaar voor de touroperator. 

Stap 4B Accommodatietype instellen voor gebruik koppeling

Voor de doorgifte van de accommodatie is het nodig om het accommodatietype in te stellen. Wij hebben daarvoor een voorselectie gemaakt. U vindt deze instelling via de basisgegevens - accommodaties - en dan bijna geheel onderaan de accommodatie 'soort'. Dit dient u voor elke accommodatie te doen welke u wenst te koppelen. 

Stap 5A Artikelen koppelen aan verkoopkanaal

De artikelen die boekbaar moeten zijn bij een touroperator boeking, dienen gekoppeld te worden aan het verkoopkanaal. 

Ga naar het hoofdmenu Basisgegevens - Opties & Artikelen. Open het artikel en ga naar het tabblad Verkoopkanalen. Vink hier het verkoopkanaal aan. 

Stap 5B Artikelen aanmaken die alleen geboekt mogen worden door de touroperator

Als je artikelen hebt die alleen geboekt mogen worden indien de touroperator boekt, kun je deze als nieuwe artikelen aanmaken. Het enige verschil ten opzichte van een ander artikel, is dat u achter Touroperator boeking aangeeft "Alleen indien touroperator boeking".

Let er hierbij op dat bij artikelen, prijsregels niet meegestuurd worden naar Qenner. Heeft u bijvoorbeeld een prijsregel dat voor BungalowSpecials andere schoonmaakkosten berekend worden? Maak hier dan een apart artikel voor aan, omdat deze regel niet doorkomt via Qenner.