Personen (Gastenkaart)

Via Overzichten-Personen kunt u uw gasten en eigenaren terugvinden. Een Persoon krijgt de status Eigenaar als hij een koppeling (contract) met een locatie heeft. Meer over eigenaren vindt u in het artikel Eigenaren module.

U kunt linksboven filteren op type Persoon; Alle, Gasten en Eigenaren. Met het veld er naast kunt u zoeken naar uw gast of eigenaar.

Via de button Acties (rechtsboven) kunt u uw gasten samenvoegen of een gastenbestand importeren. 

Via de button Samenvoegen kunt u dubbele adressen samenvoegen. Klik op de persoon die u wilt samenvoegen met een andere persoon, dit is de persoon waarvan u wilt dat deze blijft bestaan in het systeem. Klik vervolgens via de knop Acties op Samenvoegen.

Vervolgens wordt er een scherm geopend waarbij aan de linkerzijde de geselecteerde klant wordt getoond. In de rechterzijde kunt u de dubbele gast opzoeken. Vervolgens kunt u per categorie aangeven of u de gegevens wilt kopiëren. Alles wat aan de linkerkant staat, wordt opgeslagen!

Let op, u kunt deze actie niet meer ongedaan maken!

Samenvoegen kan ook via de button die bovenin de persoonskaart staat op het moment dat er een persoon is geopend.

Met de knop Importeren kunt u een CSV bestand inlezen in Tommy. Zie het artikel Inlezen van gastgegevens voor meer informatie. 

Als u een persoon opent krijgt u de gastenkaart te zien. Op de gastenkaart vindt u alle NAW gegevens, reserveringen, facturen, gastopmerkingen en overige gegevens in één overzicht.

Onder Persoonsgegevens kunt u de NAW-gegevens aanpassen met de button "wijzig". 

Aan de rechterkant vindt u de gastopmerkingen terug. De reserveringsopmerkingen kunt u terugvinden als u een reservering opent. Onderaan de gastenkaart vindt u alle (historische) Reserveringen, Facturen en eventuele Contracten terug. Door op de reservering of factuur te klikken kunt u deze inzien en aanpassen.

In de tab 'Facturen' kunt u ook het openstaande saldo van de geselecteerde persoon terugzien:

Als u een vinkje zet bij ' Openstaande posten' krijgt u alleen de posten met een openstaand saldo te zien. Als u geen vinkje zet krijgt u alle facturen te zien.

Via het tabblad Contracten kunt u de persoon koppelen als eigenaar aan een locatie. Voor meer informatie zie Eigenaren module. 

Personen invoeren:

Klik in het overzicht op 'Nieuw'. Het onderstaande scherm opent zodat u de gegevens van de nieuwe persoon in Tommy kunt vastleggen. Als u alle gegevens hebt ingevuld klikt u op Okee. De gegevens worden dan in Tommy opgeslagen.

Extra e-mailadres

Als er extra e-mailadressen zijn ingevuld dan worden alle automatische e-mails (reserveringsbevestigingen, herinneringen, aankomstnotificaties enz. ) ook naar de extra e-mailadressen verzonden.

 Blacklist

Gasten die u liever niet meer verwelkomt op uw park kunt u op een zogenaamde blacklist zetten, door in de gastgegevens een vinkje te plaatsen bij ‘Persona non grata’. 

N.b.: de functie ‘Delen met andere bedrijven’  is i.v.m. AVG regels niet meer actief.
Op het moment dat u een aanvraag binnen krijgt van mensen die op de blacklist staan, krijgt u een waarschuwing. 

Om de Blacklist te kunnen gebruiken dient u de volgende functies te activeren in het hoofdmenu Management – Bedrijfsinformatie – Instellingen: Gastherkenning, Blacklist detectie en complete blacklist. 

Mijn Omgeving:

Op dit moment kunt u personen van het type 'Eigenaren' en 'Leden' toegang geven tot een 'Mijn Omgeving'.

Hiervoor gebruikt u de functies onder de button ' Mijn Omgeving' in de persoonskaart. Als een persoon nog niet eerder van de Mijn Omgeving gebruik heeft gemaakt kunt u een uitnodiging verzenden:

Als er eenmaal een uitnodiging is verstuurd kunt u personen blokkeren, de toegang tot de Mijn Omgeving intrekken of een wachtwoord resetten.

Meer informatie vindt u in de handleiding voor de Mijn Omgeving.