Facilitair overzicht

Tommy heeft de beschikking over een specifiek facilitair overzicht waarmee uw facilitaire dienst meer informatie krijgt dan via de normale wissellijst.

Als u van deze lijst gebruik wilt maken kunt u dat aangeven bij uw consultant. Zij zal de lijst voor u activeren.

(onderaan dit artikel staat een vergroting van deze afbeelding)

Doel van het overzicht:

Met dit programma kunnen facilitaire medewerkers zelf hun facilitair overzicht in Tommy bekijken en afdrukken.

Eventueel kunt u een medewerker 'Facilitair' aanmaken en deze via speciale gebruikersrechten toegang geven tot dit ene overzicht.

Afdrukschema:

De lijst moet volgens het volgende vaste schema worden afgedrukt. Alleen via dit schema zijn de mutaties ten opzichte van de vorige afdruk goed te monitoren.

• op maandag wordt een lijst van maandag t/m vrijdag uitgedraaid
• op vrijdag wordt een lijst van vrijdag t/m maandag uitgedraaid
• elke dag wordt er een lijst voor de dag zelf uitgedraaid, hierop moeten de nieuwste mutaties voor die dag zichtbaar zijn

Natuurlijk kunt u de lijst ook gewoon elke dag afdrukken, maar dan kunt u geen gebruik maken van de markering 'nieuw'.

Selectie:

Selectie is mogelijk op datum en accommodatie. Het overzicht kan worden gemaakt in Excel (voorkeur!) PDF of worden afgedrukt. Alleen in Excel zijn alle gegevens beschikbaar. De afdrukversie en PDF versie zijn beperkt.

Inhoud van het overzicht:

Voor reserveringen wordt de volgende informatie afgedrukt:

• Aankomstdatum
• Vertrekdatum
• Accommodatie
• Locatie
• Status (aankomst, vertrek, verblijf door eigenaar of verlenging)
• Aantal personen
• Te plaatsen artikelen
• Aantal dagen voor aankomst dat de locatie niet bezet is geweest
• Aantal dagen na vertrek voordat de locatie weer bezet wordt
• Schoonmaakintensiteit^***
• Mutatie ten opzichte van de vorige keer dat het overzicht is afgedrukt
• Opmerking facilitair
• Onderaan het overzicht staan totalen van de in te brengen en uit te halen artikelen.

Voor blokkeringen wordt de volgende informatie afgedrukt:

• Begindatum
• Einddatum
• Accommodatie
• Locatie
• Schoonmaakintensiteit
• Mutatie ten opzichte van de vorige keer dat het overzicht is afgedrukt

Toelichting:

• Verlenging: De boeking is gedaan door dezelfde gast (wordt gecontroleerd op naam, postcode, woonplaats, e-mailadres) als de boeking die daarvoor was gemaakt op de locatie.
  
  
• Te plaatsen artikelen: artikelen waarbij is opgegeven dat ze op de wissellijst mogen worden geplaatst (in te stellen in het basisbestand Opties & Artikelen). Alle artikelen worden in 1 cel geplaatst. Er is wel onderscheid tussen inbrengen en uithalen van artikelen. In de voetregels van het overzicht staat per dag een telling per artikel, verdeeld in inbrengen en uithalen.
  
  
• Schoonmaakintensiteit:
  Er kunnen drie soorten schoonmaakintensiteiten worden gekoppeld aan de verkoopkanalen:
  laag, middel en hoog.
  Dus boekingen via Lang verblijf hebben een bijvoorbeeld een hogere schoonmaakintensiteit dan een boeking via backoffice.
  
  
• Mutaties ten opzichte van de vorige afdruk:
  Het gaat hier om alle mutaties: nieuwe reserveringen, annuleringen, overboeking naar een andere locatie, schoonmaakintensiteit en artikelen die erbij komen of eraf zijn gegaan.

Mutaties bijhouden:

Medewerkers kunnen de wijzigingen kunnen zien ten opzichte van de laatste keer dat een lijst voor een bepaalde periode is afgedrukt.

We gaan hierbij uit van het volgende vaste schema:

• op maandag wordt een lijst van maandag t/m vrijdag uitgedraaid
• op vrijdag wordt een lijst van vrijdag t/m maandag uitgedraaid
• elke dag wordt er een lijst voor de dag zelf uitgedraaid, hierop moeten de nieuwste mutaties voor die dag zichtbaar zijn

Mutaties kunnen zijn:

• Nieuwe reserveringen t.o.v. de vorige lijst
• Wijzigingen in data t.o.v. de vorige lijst
• Wijzigingen artikelen t.o.v. de vorige lijst
• Annuleringen t.o.v. de vorige lijst
• enz.

Na het afdrukken wordt het complete facilitaire overzicht regel voor regel opgeslagen.
Om de vergelijking te kunnen maken wordt een nieuwe lijst vergeleken met de voorgaande lijst en op die manier kunnen mutaties worden bepaald.

Als een wijziging op de daglijst van donderdag staat, dan staat die wijziging niet meer als ‘nieuw’ gemarkeerd op de daarna volgende lijst van maandag-donderdag. Een wijziging wordt dus maar 1x als ‘nieuw’ op een van de overzichten weer gegeven! Hou daar dus rekening mee en draai de lijst niet willekeurig uit als u gebruik wilt maken van de 'nieuw' markeringen.

Voorbereidingen:

• Geef bij de blokkeringstypen de schoonmaakintensiteit op als het nodig is dat een blokkering in het overzicht wordt afgedrukt.
  Een blokkering voor onderhoud moet bijvoorbeeld zichtbaar zijn omdat de locatie na afloop van de blokkering gecontroleerd en/of schoongemaakt moet worden.
  Alleen blokkeringen waarbij een schoonmaakintensiteit is opgegeven komen in aanmerking.

• Geef bij de verkoopkanalen de schoonmaakintensiteit op. Vink daarvoor eerst 'Tonen op overzicht facilitair' aan en selecteer dan Laag, Middel of Hoog.
  
  
  
• Er is een extra opmerkingstype t.b.v het facilitair overzicht beschikbaar in reserveringen en blokkeringen.