Instellingen

Hoofdmenu Management - Bedrijfsinformatie

Boekingen dienen door ons bevestigd te worden
Als dit aan staat houdt u zelf altijd de controle over een aanvraag via internet. U moet dan altijd eerst de boeking accepteren voordat deze akkoord is. De gast ontvangt na reservering een Aanvraag bevestiging en na uw acceptatie/ weigering een reserveringsbevestiging of afwijzing. Als het vinkje uit staat, wordt de boeking direct verwerkt binnen Tommy.

Email notificatie
Als dit veld geselecteerd is worden er e-mails verstuurd vanuit het systeem. In het tabblad E-mail notificaties kunt u aangeven welke kopieën u en eventuele partners wilt ontvangen.

Registreren medegasten
Als u wilt dat uw gast tijdens het boeken de gegevens van de medegasten moet opgeven, kunt u dit veld aanvinken.

BTW specificeren
Als u wilt dat de BTW gespecificeerd op de nota komt te staan, dan kunt u dit veld aanvinken.

Gastopmerkingen accepteren
Als uw gast tijdens het boeken een opmerking mag plaatsen in een opmerkingenveld, dan kunt u dat hier activeren. De opmerking vindt u terug onder Notities bij de boeking.

Gastherkenning
Gastherkenning staat standaard aan. Als er een online reservering gemaakt wordt, controleert Tommy op e-mailadres of deze gast reeds bestaat in uw systeem. Indien deze bestaat krijgt u, bij het openen van de optie/online reservering, de gelegenheid om de boeking handmatig samen te voegen aan de bestaande gast.

Auto vertrek reserveringen
Als u wilt dat uw boekingen automatisch op vertrek gezet worden zodra de vertrek dag verlopen is, kunt u dat hier activeren. Als u dit veld niet activeert dient u alle reserveringen handmatig op vertrokken te zetten.

Automatisch journaliseren
Als u wilt dat de boekingen na vertrek van de gast automatisch gejournaliseerd worden, kunt u dat hier activeren. Als u dit veld niet activeert moett u alle reserveringen handmatig journaliseren. Lees eerst dit artikel voordat u deze functie activeert!

Controle artikel/arrangement allocatie

Als u een boeking overboekt naar een andere accommodatie, dan controleert Tommy of arrangementen en/of artikelen uit de oorspronkelijke accommodatie ook voorkomen bij de nieuwe accommodatie.

Meerdere accommodaties en locaties boeken

Indien u meerdere accommodaties/ locaties tegelijkertijd wilt reserveren, kunt u deze optie aanvinken. Als u de knop Boeking gebruikt, kunt meerdere accommodaties en locaties aanvinken.

Accommodatiegroepen weergeven/accommodaties zonder prijs toestaan.

Alleen in overleg met uw consultant activeren.

Opgave reden reserverings-wijziging verplicht

Bij het wijzigen of annuleren moet er verplicht een reden worden opgegeven. Deze wordt opgeslagen in de historie van de boeking zodat u altijd kunt terugzien waarom een boeking bijvoorbeeld is geannuleerd.

Mijn omgeving gebruikers support button

Alleen gebruiken als u met een mijn-omgeving werkt. U kunt hier een link naar een eigen supportomgeving ingeven waarin eigenaren dan meldingen kunnen doen.

Actiecode verplicht bij online boeken

Er mag alleen worden geboekt als de gast een actiecode heeft (alleen instellen na overleg met uw consultant).

Prefix boekingsnummers en factuurnummers

Geef een beginwaarde in voor uw boekingsnummers en factuurnummers. U kunt een nummering instellen voor het lopende jaar en het eerstvolgende jaar. 

Standaard Taal
Dit is de Taal waarmee u zelf Tommy opstart

Valuta
Hier kiest u de valuta welke gebruikt wordt binnen Tommy.

Overige Talen
Hier kunt u de talen activeren welke u wilt gebruiken voor de communicatie met uw gast. Voor meer informatie voor het werken met Vertalingen verwijzen wij u naar de handleiding Talen activeren.

Blacklist detectie
Als u gasten op een zogenaamde blacklist wilt kunnen plaatsen, kunt u dit hier activeren. Bij de betreffende gast kunt u aangeven “Persona non grata”. Op het moment dat u een online reservering wilt goedkeuren, krijgt u een melding dat deze persoon op de blacklist staat. Tevens wordt het adres van deze gast rood weergegeven in het zoekscherm tijdens het maken van de boeking.

Optie markeren als vervallen

Als deze dagen zijn verstreken worden opties rood weergegeven in het dashboard.

Aankomst / Vertrek notificatie en Aankomst Voucher
U kunt instellen dat u automatisch een e-mail verstuurt naar uw gasten x dagen voor aankomst of x dagen na vertrek. U kunt het aantal dagen ingeven wanneer de e-mail verstuurd dient te worden.
Bij de aankomst notificatie en voucher kunt u tevens aangeven of er alleen gemaild mag worden als de gehele nota voldaan is.

Vouchers zijn aankomst bevestigingen die per e-mail aan de gast verstuurd worden. Vouchers worden veel gebruikt bij bedrijven die voor derden verhuren. Zoals bijvoorbeeld tenten, die staan op campings in het buitenland en verhuurd worden. Door de gast voor vertrek een voucher te sturen hebben zij alle informatie van de boeking bij de hand.

Kenmerken van een voucher zijn:
- Er staan geen bedragen op de voucher alleen de accommodatienaam en de locatie naam
- Er staan artikelen op, ook zonder prijzen
- Er kan een aparte accommodatietemplate toegevoegd worden
- Er kan een aparte bijlage aan gekoppeld worden

Let wel, bij de functies Aankomst / Vertrek Notificatie en Aankomst Voucher, ontvangen alle reserveringen een e-mail. De teksten voor de e-mails kunt u opmaken onder het tabblad Templates.

Cat Systems acces en Parkingware
Indien u gebruik maakt van deze koppelingen dan worden hier de parameters ingevoerd voor de koppeling.