Bankafschriften inlezen

Download allereerst het bankbestand in CAMT053, MT940 formaat of een CODA-bestand (België).  

Vervolgens gaat u naar het hoofdmenu Financieel - Bankafschriften. 

Klik op Bankafschriften importeren. Er verschijnt een scherm waarin u het bestand kunt uploaden. Kies ook voor een Betaalmethode (Bank) en het formaat.

Indien u wenst dat Tommy automatisch een betalingsbevestiging mailt naar uw gast, vink dan Betalingsbevestiging mailen aan.

Alle betalingen zullen nu in Tommy ingelezen worden. Ook terugbetalingen worden verwerkt (borg, betalingen aan eigenaren enz.) 

Betalingen op niet-gejournaliseerde annuleringen worden niet gematched. Zolang de annulering nog niet is gejournaliseerd is nog niet zeker wat er met het openstaande saldo gebeurt. Vandaar dat we hier een voorbehoud hebben ingebouwd. U kunt ze wel handmatig toekennen (of de annulering eerst even journaliseren).

Als er een match wordt gevonden op basis van slechts 4 cijfers én de betreffende boeking is al gejournaliseerd dan wordt de betaling niet automatisch verwerkt. U kunt deze dan handmatig toewijzen aan de correcte boeking of factuur.

Achteraan iedere regel ziet u een rood of groen blokje: 

Groen: Betaling gematcht en op reservering/factuur geboekt

Rood: Betaling niet kunnen matchen met een boeking/factuur. klik op de regel en Tommy zal zelf met suggesties komen om de betaling af te kunnen boeken. Mocht de suggestie er niet tussen staan dan kunt u via de Zoek knop nog zoeken.

Met de rechtermuisknop kunt u op een gematcht betaling het volgende nog doen:

• - Ontkoppelen
• - Via Quickview de reservering inzien
• - Reservering openen

Markeren betaling

Het kan zijn dat u een betaling ziet welke u eerst nog wilt uitzoeken. U kunt dan met de rechtermuisknop de betalingsregel markeren. Deze wordt dan paars, later kunt u deze regel ook weer demarkeren met de rechtermuisknop.

Zolang een regel niet is toegekend of gemarkeerd, kan deze uit het bestand worden verwijderd. Dit kan handig zijn bij regels die niets te maken hebben met boekingen, denk aan bijvoorbeeld bankkosten, betalingen aan crediteuren enz.

Parkeren betaling

Soms kunnen betalingen niet direct gekoppeld worden aan een factuur of reservering. Meestal omdat de gast onder een andere naam betaalt of een verkeerd betalingskenmerk heeft vermeld. Om toch een sluitende controle met uw boekhouding te krijgen, kunt u zo'n post tijdelijk 'Parkeren' . Het bedrag wordt dan geboekt op een tussenrekening die u eenmalig heeft vastgelegd in Management-Diversen.

Om een bedrag te parkeren klikt u met de rechtermuisknop op de betreffende regel en kiest u voor Parkeren

Er wordt nu een journaalpost geboekt:
Debet: grootboekrekening Bank
Credit: grootboekrekening Tussenrekening Onbekende betalingen.
Als boekingsdatum wordt de datum van het bankafschrift aangehouden.

De regel blijft gemarkeerd met een P totdat u de betaling toewijst aan de betreffende factuur of reservering.

Mutaties met de status ' Geparkeerd' ziet u alleen terug op de grootboekrekening. Ze worden niet op de Cashflow vermeld.

Als u de betaling later wilt toewijzen aan een reservering of factuur, klik dan weer met de rechtermuisknop op de betreffende regel, klik op Toekennen en selecteer de gewenste factuur of reservering.

De parkering wordt opgegeven. De P verdwijnt bij de regel. 

Er wordt een journaalpost geboekt:
Debet: Tussenrekening Onbekende betalingen
Credit: Vooruitontvangen omzet en Vooruitontvangen BTW

Als boekingsdatum wordt de datum gebruikt dat de betaling wordt toegewezen aan de factuur of reservering.

Deze handeling ziet u wel terug in de Cashflow.

Let op:

Bij het inlezen van de bankafschriften worden de Iban gegevens van de persoon ook automatisch ingevuld, of bijgewerkt. Dit gebeurt niet bij personen waarbij een contract bekend is (eigenaren, leden enz.) omdat bij dat soort personen vaak een Iban nummer in het contract staat vastgelegd.

Wilt u niet dat de Iban gegevens worden opgeslagen bij het inlezen van betalingen ? Zet dan onderstaand vinkje uit in Management-Diversen