Verlengen jaarplaatsen via prijstabel

Voordat u de jaarplaatsen gaat verlengen, dient u eerst stap 1 t/m 4 te doorlopen van de voorbereidingen. Zie: Stappenplan voorbereiding jaarplaatsen.

(Let op: Indien u gebruik maakt van de wifikoppeling met wifisite wordt het artikel wel overgezet naar de reservering maar komt de code niet mee. U dient dan alle nieuwe reserveringen te herberekenen.).

Bij het verlengen in bulk is het daarnaast niet mogelijk om groepsboekingen (boekingen met meerdere locaties) te verlengen. Deze zult u handmatig moeten verlengen.  

Jaarplaatsen verlengen

Indien u uw jaarplaatsen wilt verlengen, kunt u dat doen via het programma Bulkverwerking in het hoofdmenu Overzichten.

Stap 5 Selecteer alle boekingen die u wilt verlengen

• Klik op Accommodaties en vink de accommodatie aan waar de boekingen op staan die verlengd moeten worden.
• Geef vervolgens de aankomstdatum in van deze periode. Bij jaarplaatsen van 1/1 – 31/12, geeft u in beide datum boxen 01-01-20xx in.
  (Als u gedurende het jaar nieuwe aankomsten heeft gehad, kunt u ook gewoon 1/1/-31/12 invoeren bij de datumselectie).
• Geef aan dat u alleen de boekingen wilt verlengen die nog niet de vertrekstatus hebben. 
• Klik op Tonen en alle boekingen die voldoen aan de selectie worden getoond.

Stap 6 Jaarplaatsen verlengen

Selecteer alle boekingen die u wilt verlengen. Dit kunt u doen door een vinkje te plaatsen voor de reservering. U kunt ook alle reserveringen in 1x verlengen door een vinkje te plaatsen voor Reserveringen.

Onderin het scherm ziet u de button verlengen van de geselecteerde reservering(en):

Hiermee kunt u de jaarplaatsen verlengen inclusief de artikelen die op de boeking staan. Meterstand artikelen (met rekenwijze Prijs per eenheid) en logee artikelen (met rekenwijze Logee), worden niet meegenomen met verlengen.

NB: Nogmaals wijzen wij u er op dat u eerst de voorbereidende stappen moet hebben doorlopen alvorens u de jaarplaats gaat verlengen. We raden u aan om altijd eerst 1 jaarplaats te verlengen, voordat u alle reserveringen gaat verlengen. Verlengingen kunt u niet meer ongedaan maken, behalve door alle reserveringen handmatig te annuleren.

Door op Verlengen te klikken, opent zich onderstaand scherm:

U kunt verlengen via Prijstabel of via een datum. Let op kies de juiste prijstabel! Er worden hier ook prijstabellen getoond die niet gekoppeld zijn aan de accommodatie. 

Er moet uiteraard een prijstabel voor het komende jaar zijn aangemaakt om te kunnen verlengen. 

U selecteert de prijstabel en de prijsperiode die u wil gebruiken voor het verlengen.

Indien u verlengt via  "Datum", is de vanaf datum de start datum van de reservering en de t/m datum is de einddatum.  

De verlenging 'via Datum' is gemaakt om arrangementen te kunnen verlengen. Het arrangement dat u wil verlengen moet in het jaar waarnaar u wilt verlengen uiteraard beschikbaar zijn en daarnaast moet het vinkje 'arrangement moet verplicht worden gekozen' aan staan. U geeft de begin- en einddatum op van de periode van het arrangement (bijv. Seizoenplaats 01-04-20xx - 01-10-20xx.) Als het arrangement verplicht staat, wordt het meegenomen bij de verlenging.

Nadat u op Okee hebt geklikt, krijgt u onderstaande melding:

U kunt de status bekijken door naar het programma Rapportage automatische processen in het hoofdmenu Management te gaan. In de tussentijd kunt u het systeem gewoon gebruiken.  Het verlengingsscherm kunt u wegklikken nadat u de melding “Reserveringen worden verlengd” heeft gekregen.

Meterstanden worden uiteraard niet meegenomen naar de volgende reservering, maar kunnen later toegevoegd worden.

Let op! Tijdens het verlengen van de jaarplaatsen mag u geen boekingen maken in de backoffice of boekingen accepteren. Er bestaat daardoor de kans dat twee reserveringen hetzelfde boekingsnummer krijgen doordat ze exact tegelijkertijd worden gemaakt.

 Stap 7 Boeking aanpassen (niet verplicht)

Indien de verblijfskosten per locatie verschillen, kunt u alsnog gebruik maken van de bulkverwerking. U kunt de bovenstaande stappen allemaal doorlopen en vervolgens via het programma Bulkverwerking (hoofdmenu Overzichten) de verblijfskosten, per reservering, aanpassen.

Geef de selectie in, zodat alle nieuwe reserveringen getoond worden. Klik de reservering aan die u wilt wijzigen. Deze opent in het scherm. Klik vervolgens met uw rechter muisknop op de reservering en klik op Verblijfskosten. Pas de verblijfskosten aan. 

Via deze rechtermuisknop functie kunt u ook nog andere zaken aanpassen aan de boeking, zoals:

• Artikelen toevoegen aan de boeking
• Betalingsregeling aanpassen van de boeking

Stap 8 Meterstanden toevoegen (niet verplicht)

Als u de meterstanden van het afgelopen seizoen wilt verwerken op de nieuwe reservering, kunt u deze toevoegen via het Meterstanden programma. We verwijzen hiervoor naar de aparte handleiding.

Stap 9 Verzenden van uw jaarplaats bevestigingen

We hebben er voor gekozen om de bevestigingen niet direct te laten versturen, zodat u eerst de mogelijkheid heeft om de reserveringen te controleren voor verzending.

Zodra u er zeker van bent dat de bevestigingen verstuurd mogen worden, gaat u wederom naar Bulkverwerking in het hoofdmenu Overzichten.

Maak de selectie op basis van Accommodatie en aankomstdatum. Let op dat u nu de aankomstdatum van de nieuwe reservering selecteert! Vervolgens kunnen de reserveringen gemaild of geprint worden, dit is afhankelijk van de instellingen van de gast. Bij de gastgegevens kunt u ingeven of de communicatie Per email of Per post dient te verlopen. Standaard wordt bij de gasten Per email ingesteld.

Indien u bij de Bulkverwerking een keuze maakt voor Per Post of Per email, worden alleen de boekingen getoond die voldoen aan die communicatie voorkeur. Deze voorkeur kunt u snel wijzigen door met uw rechtermuisknop op de reservering te klikken en voor gastgegevens te kiezen.

Kiest u voor de optie Per post dan kunt u alle geselecteerde boeking laten afdrukken die bij communicatie voorkeur Per post hebben staan. Kiest u per mail, dan kunt u in 1x alle boekingen per mail versturen. Als u niets ingeeft, kunt u alle boekingen e-mailen, dus ook de boekingen waar Per post ingesteld staat.

Klik op Tonen en de reserveringen verschijnen aan de linkerzijde. Aan de linkerkant kunt u middels de selectie vakjes aangeven welke reserveringen u wilt emailen/ afdrukken. Vinkt u het vakje voor Reserveringen aan, selecteert u alle reserveringen.

Ga nu naar de onderzijde van de pagina. Maak een keuze uit de juiste lay-out en taal en klik vervolgens op E-mail of Afdrukken.