Jaarplaatsen verlengen en energie afrekenen. Hoe zit dat? – Tommybookingsupport

Het einde van het seizoen is in zicht. Dit betekent dat u waarschijnlijk al voorbereidingen aan het treffen bent om het energieverbruik van het afgelopen seizoen af te rekenen en de jaarplaatsfacturen voor het nieuwe seizoen te maken.

Om u een handje te helpen hebben we de 4 meest voorkomende factureringsmethoden nog een keer op een rijtje gezet:

Losse factuur maken voor het energieverbruik van het afgelopen seizoen
Jaarplaatsen verlengen naar het nieuwe jaar (zonder energie verbruik)
Jaarplaatsen verlengen naar het nieuwe jaar, gecombineerd met het energieverbruik van het afgelopen seizoen.
Energieverbruik van het afgelopen jaar toevoegen aan de jaarplaatsfactuur van het afgelopen jaar.

Allereerst moeten er een paar zaken worden voorbereid:

U controleert de tarieven van de energie-artikelen in Basisbestanden, Opties&Artikelen. Zorg ervoor dat de juiste prijs en periode is ingesteld. (een meterstand-artikel kunt u nooit herberekenen.)
U maakt nieuwe perioden aan voor de jaar- (en seizoen)plaatsen in Basisbestanden, Prijsperioden
U geeft de prijzen voor het nieuwe jaar in bij de betreffende prijstabellen (Basisbestanden, Prijstabellen).

Als u nog nooit eerder energiestanden heeft afgerekend, controleer dan of u alle voorbereidingen getroffen heeft via dit stappenplan.

Losse factuur voor het verbruik van afgelopen seizoen

Voor de uitgebreide handleiding, klik hier!

Geef de eindstanden in via Overzicht-Meterstanden.
Selecteer de af te rekenen locaties.
Kies onderin het scherm voor 'Boeking toewijzen, nieuwe factuur' en kies dan voor 'Op huidige boeking. (Als u pas in januari gaat factureren, kies dan voor 'Op vorige boeking, nieuwe factuur').
Klik daarna op 'Definitief verwerken'. Het programma controleert de ingevoerde gegevens en geeft eventueel een melding over locaties die niet kunnen worden afgerekend.
Nu worden er eerst proforma facturen gemaakt die te bekijken zijn via Overzichten-Factuuroverzicht. Selecteer daar de proforma facturen.
Er kunnen in deze fase nog wijzigingen worden gedaan, ook kunt u nog incidentele artikelen toevoegen aan de facturen.
Maak daarna de facturen definitief.
Selecteer ze allemaal en kies voor e-mail.
De facturen worden nu naar uw gasten verstuurd.

Jaarplaatsen verlengen naar het nieuwe jaar (zonder energie verbruik).

Voor de uitgebreide handleiding, klik hier!

Selecteer in Overzichten-Bulkverwerking de accommodatie die moet worden verlengd.
Geef de hele verblijfsperiode van het lopende jaar in zodat ook boekingen die eventueel een afwijkende aankomstdatum hebben worden meegenomen.
Klik op 'Tonen'
De reserveringen worden getoond. Selecteer de te verlengen reserveringen.
Selecteer de prijstabel.
Selecteer de prijsperiode (van het nieuwe jaar).
Klik onderin het scherm op 'Verlengen'.
De boekingen worden nu verlengd maar nog niet gemaild.
Eventueel kunnen de boekingen daarna nog per stuk worden aangepast (artikelen toevoegen of verwijderen).
Daarna kunt u bij Overzichten-Bulkverwerking de accommodatie opnieuw selecteren.
Kies dan voor de nieuwe verblijfsperiode en klik op 'Tonen'.
Selecteer de boekingen.
Kies nu onderin het scherm voor de template "Reserveringsbevestiging" en klik op E-mail.
De nieuwe reserveringen worden nu naar de gasten gemaild.

Jaarplaatsen verlengen naar het nieuwe jaar met energieverbruik afgelopen jaar.

Voor de uitgebreide handleiding, klik hier!

Selecteer in Overzichten-Bulkverwerking de accommodatie die moet worden verlengd.
Geef de hele verblijfsperiode van het lopende jaar in zodat ook boekingen die eventueel een afwijkende aankomstdatum hebben worden meegenomen.
Klik op 'Tonen'.
De reserveringen worden getoond. Selecteer de te verlengen reserveringen
Selecteer de prijstabel
Selecteer de prijsperiode (van het nieuwe jaar)
Klik onderin het scherm op 'Verlengen'.
De boekingen worden verlengd maar nog niet gemaild.
Eventueel kunnen de boekingen daarna nog per stuk worden aangepast (artikelen toevoegen of verwijderen).
Bij het factureren van energie wordt de prijs berekend die op de meetdatum geldig is/was.
Geef de eindstanden van de energiemeters in via Overzicht-Meterstanden.
Selecteer de af te rekenen locaties.
Kies onderin het scherm voor 'Boeking toewijzen' en kies dan voor 'Op volgende boeking.
De boekingsnummers komen nu achter de meterstanden te staan. Dit zijn de nieuwe boekingsnummers voor het volgende jaar.
Klik daarna op 'Definitief verwerken'. Het programma controleert de ingevoerde gegevens en geeft eventueel een melding over locaties die niet kunnen worden afgerekend.
Eventueel kunnen de boekingen daarna nog een keer per stuk worden aangepast.
Daarna kunt u bij Overzichten-Bulkverwerking de accommodatie opnieuw selecteren.
Kies dan voor de nieuwe verblijfsperiode en klik op 'Tonen'.
Selecteer de boekingen.
Kies nu onderin het scherm voor de template "Reserveringsbevestiging" en klik op E-mail.
De nieuwe reserveringen worden nu naar de gasten gemaild. Dit is dus een reserveringsbevestiging voor het nieuwe jaar, met daarop het verbruik van het afgelopen jaar.

Energieverbruik toevoegen aan de boekingsfactuur van het huidige jaar.

Voor de uitgebreide handleiding, klik hier!

Geef de eindstanden van de energiemeters in via Overzicht-Meterstanden.
Selecteer de af te rekenen locaties.
Kies onderin het scherm voor 'Boeking toewijzen' en kies dan voor 'Op huidige boeking.
De boekingsnummers komen nu achter de meterstanden te staan.
Klik daarna op 'Definitief verwerken'. Het programma controleert de ingevoerde gegevens en geeft eventueel een melding over locaties die niet kunnen worden afgerekend.
Eventueel kunnen de boekingen daarna nog per stuk worden aangepast (artikelen toevoegen of verwijderen).
Daarna kunt u bij Overzichten-Bulkverwerking de accommodatie opnieuw selecteren.
Geef de hele verblijfsperiode van het lopende jaar in zodat ook boekingen die eventueel een afwijkende aankomstdatum hebben worden meegenomen.
Selecteer de boekingen.
Kies nu onderin het scherm voor de template "Reserveringsbevestiging" en klik op E-mail.
De reserveringen worden nu naar de gasten gemaild. Dit is dus de reserveringsbevestiging van het huidige jaar, met daarop het verbruik van het huidige jaar.
Vanzelfsprekend zijn alle betalingen, die de gast in de loop van het jaar al heeft gedaan, verwerkt op de bevestiging.

Verwante artikelen