Hoe kan ik een gast een factuur sturen als er via een verkoopkanaal is betaald? – Tommybookingsupport

De situatie

Een gast boekt via een verkoopkanaal, zoals Booking.com of Airbnb, en betaalt het verblijf ook rechtstreeks aan dat kanaal. Het verkoopkanaal int het geld en maakt het bedrag (meestal minus commissie) later aan jou over.

Vraagt deze gast jou om een factuur, dan merk je dat je in Tommy geen factuur op naam van de gast kunt maken.

Waarom Tommy geen factuur maakt

Een factuur in Tommy hoort altijd bij een openstaande post: een bedrag dat iemand jou nog moet betalen. Bij deze boekingen is de gast jou niets verschuldigd, want hij heeft al aan het verkoopkanaal betaald. Er staat dus geen openstaande post op naam van de gast, en daarmee is er niets te factureren.

Dit is geen fout in Tommy. Het geldverkeer loopt tussen de gast en het verkoopkanaal, en daarna tussen het verkoopkanaal en jou.

Wat doe je als de gast om een factuur vraagt?

Verwijs de gast naar het verkoopkanaal. Het kanaal heeft de betaling ontvangen en kan de gast een factuur of betaalbewijs geven. Vaak vindt de gast dit zelf terug in zijn account bij het kanaal.
Maak in Tommy geen losse factuur aan om de gast toch te helpen. Dan staat de omzet dubbel in je boekhouding, en lijkt het alsof de gast nog moet betalen.
Heeft de gast iets bij jou afgerekend dat niet via het verkoopkanaal liep, zoals extra artikelen of toeristenbelasting? Dan staat dat bedrag wél open op naam van de gast. Voor dat deel kun je in TOMM gewoon een factuur maken.

Zakelijke gasten die toch een factuur willen

Soms heeft een zakelijke gast een factuur van jou nodig, bijvoorbeeld voor de eigen administratie. Dit kun je niet via Tommy regelen. Ons advies: zorg dat je een standaard factuurtemplate in Word klaar hebt staan. Daarin maak je de factuur handmatig en stuur je hem zelf naar de gast.

Zet in de template in elk geval:

je eigen bedrijfsgegevens
de bedrijfsnaam en het adres van de gast
de verblijfsperiode en de accommodatie
het bedrag, met de btw apart vermeld
een vermelding dat het bedrag al is voldaan via [verkoopkanaal]

Omdat deze factuur buiten Tommy wordt gemaakt, telt hij vanzelfsprekend niet mee in de omzet en boekhouding van Tommy