Annuleringen door Corona situatie. Hoe registreer en verwerk ik tegoeden van gasten?

Veel van onze gebruikers worden op dit moment geconfronteerd met de gevolgen van de Coronacrisis. Gasten willen hun boekingen annuleren of omboeken.  

Voor gasten die hun boeking gratis willen annuleren bestaat over het algemeen een regeling dat het bedrag dat al was vooruitbetaald, als tegoed blijft staan voor een nieuwe boeking. Dit tegoed kan meestal tot een bepaalde datum weer worden ingewisseld.

Hoe registreert u dit nu het makkelijkste in Tommy, wij hebben hiervoor het onderstaande stappenplan opgesteld. Stap 1 tot en met 3 heeft betrekking op de inrichting, deze stappen hoeft u maar eenmalig te doorlopen. Vanaf stap vier leggen wij uit hoe u de inrichting kunt gebruiken. 

Stap 1. Maak een grootboekrekening aan voor 'tegoeden corona-annuleringen'

Stap 2. Maak het artikel aan 'tegoed Corona-annulering' 

Stap 3. Voeg het template voor de voucher toe

_

Stap 4. Annuleer de betreffende reservering(en)

Stap 5. Voeg het artikel 'tegoed Corona toe op de annulering

Stap 6. Maak een nieuwe boeking aan voor de gast(en)

Stap 7. Verreken het tegoed van de annulering, met de nieuwe boeking

__

De administratieve inrichting

Stap 1. Om het administratief allemaal goed te laten verlopen maakt u eerst de onderstaande items aan in de basisbestanden. Allereerst registreert u een grootboekrekening 'Tegoeden corona annuleringen'. Dit moet een grootboekrekening van het type Omzet zijn, gekoppeld aan 0% BTW. Wanneer u het BTW-percentage 0% niet kunt terugvinden, raden wij u aan om contact op te nemen met ons servicecentrum. 

Stap 2. Maak het artikel 'Tegoed Corona annulering' aan. Dit artikel koppelt u aan de grootboekrekening 'Tegoeden Corona annulering'. De rekenafloop is 'Vast bedrag'. Koppel het artikel vervolgens aan alle accommodaties.


Tip:  het is verstandig om de geldigheid van het tegoed in de omschrijving van het artikel te vermelden, bijvoorbeeld Tegoed Corona annulering, geldig tot en met 1 juli 2021 oid. U kunt dit uiteraard ook als vaste tekst opnemen op de voucher. 

Stap 3. Voeg de voucher toe aan de basistemplates. Ons servicecentrum heeft standaard een voucher voor u beschikbaar (in de talen Nederlands, Engels en Duits). Deze kan op verzoek worden toegevoegd aan het menu 'management - templates'. U bent uiteraard ook vrij om zelf een voucher in te richten en aan te maken. In onderstaand voorbeeld een voorbeeldvoucher vanuit Tommy Booking Support.

Stap 4. Het annuleren van de betreffende reserveringen. Wanneer u een boeking gaat annuleren kunt u hiervoor de gebruikelijke stappen nemen. U klikt vanuit het reserveringsoverzicht op de knop 'annuleren' en geeft in de reserveringsopmerking aan dat het hier om een Corona annulering gaat. In het voorbeeld gaat het om een boeking waarop al € 100,- was aanbetaald. 

Stap 5. Nadat u de boeking heeft geannuleerd, voegt u het artikel Tegoed Corona annulering toe. Als bedrag geeft u het bedrag van de aanbetaling in (€ 100,00 in dit voorbeeld). Verstuur de annulering naar de gast. Dit is dan ook direct het voucher, het bewijs dat de gast kan gebruiken op het moment dat er een nieuwe boeking wordt gemaakt.

Let op: U dient de annuleringen te journaliseren, zodat de tegoeden worden toegescrheven op het juiste grootboek. Wanneer de annulering wordt gejournaliseerd, wordt het tegoed verwerkt op de speciale grootboekrekening. 

Het tegoed blijft op de grootboekrekening staan tot de gast een nieuwe boeking maakt. Bij het maken van de nieuwe boeking kan de gast verwijzen naar zijn vorige reservering. In de reserveringsopmerking en in de geannuleerde boeking is te zien om welk tegoed het gaat.

Stap 6. Wanneer de gast heeft aangegeven zijn tegoed te willen gaan gebruiken, kan een nieuwe boeking worden gemaakt. Het is raadzaam om de gast zijn/haar vouchernummer door te laten geven, als referentie voor het tegoed. 

Na het maken van de nieuwe reservering kan het tegoed van de corona annulering worden gebruikt. Hiervoor gaat u naar het onderdeel 'opties en artikelen' en voegt u het artikel 'tegoed corona' toe, maar dan minus de waarde (in ons voorbeeld - € 100,-). Hierdoor wordt de grootboekrekening 'Tegoed Corona annuleringen' weer tegengeboekt.

Tips:

• Als het tegoed is verrekend met een nieuwe boeking, leg dan het nieuwe boekingsnummer vast in de reserveringsopmerking van de annulering. Op die manier kunt u later altijd zien met welke boeking een tegoed verrekend is.
• Als een gast online zijn nieuwe boeking maakt, kunt u het boekingsnummer waarop het tegoed staat, laten ingeven via een gastenopmerking.
  Het tegoed wordt niet in de boeking verrekend. Dit doet u handmatig zoals hierboven is beschreven. Daarna stuurt u de gast een nieuwe reserveringsbevestiging per mail.
  
  
  
  U kunt een dergelijk veld aanmaken via Management-Gastgegevens-Vrije velden: