Overzicht uitgegeven en ingewisselde (corona)vouchers

Heeft u een (corona)voucher gegeven voor een geannuleerde boeking, die de gast op een later moment weer in kan leveren bij het maken van een nieuwe boeking? Waar vindt u nu een overzicht van de uitgegeven vouchers en de ook weer ingewisselde vouchers?

Bij beide geldt het volgende, het is alleen mogelijk een overzicht van de vouchers te genereren wanneer hiervoor een artikel is aangemaakt. Bijvoorbeeld ‘Tegoeden annulering corona’.

1. Overzicht van de uitgegevens vouchers.

Lees hiervoor de handleiding  'Hoe zie ik op welke boekingen corona-tegoeden zijn uitgegeven?'

2. Overzicht van de uitgegeven vouchers.

Een overzicht maken van de uitgegeven vouchers kan op dezelfde wijze als het overzicht van de uitgegeven vouchers. Zie onderstaand hoe deze dan uitgelezen kan worden.

Overzicht via Grootboeken

Wanneer er bij het aanmaken van het artikel ook een eigen grootboek aangemaakt is, kan er via Financieel – Grootboeken een overzicht gemaakt worden. Dit grootboek geeft een overzicht van de totaal waarde uitgegeven en ingewisselde coronavoucher. Let op!  Dit overzicht geeft alleen de gejournaliseerde boekingen weer!

• Ga naar Financieel - Grootboeken
• Geef dataselectie in (bijvoorbeeld 01-01-2020 t/m 31-12-2020)
• Kies het gekoppelde grootboek
• Klik op Tonen

De debet bedragen uit bovenstaande afbeelding zijn vouchers die ingewisseld zijn en de bedragen in kolom Credit zijn de vouchers die uitgegeven zijn. Hierbij kunt u zien hoeveel waarde er nog als uitgegeven voucher 'open' staat. In de laatste kolom staat het reserveringsnummer, waarin u kan zien bij welke boeking de voucher hoort. 

Voordeel van overzicht via Grootboek is dat deze een snel totaalbedrag geeft van hoeveel vouchers er uitgegeven zijn en hoeveel er al ingewisseld zijn. 

Nadeel is dat dit alleen van gejournaliseerde boekingen getoond wordt en het ook voor kan komen dat iemand die in de toekomst geboekt heeft en daarin de voucher al ingewisseld heeft. Deze staat (nog) niet in dit overzicht. 

Overzicht via Rapportages

Een overzicht maken via Rapportages moet middels 2 lijsten gemaakt worden, welke daarna handmatig samengevoegd moet worden. 

1. Maak een rapportage met de uitgegeven vouchers op de geannuleerde boekingen. 
2. Maak een rapportage met de ingewisselde vouchers op de boekingen met status definitief & gejournaliseerd. 

1. Rapportage met de uitgegeven vouchers: zie de handleiding  'Hoe zie ik op welke boekingen corona-tegoeden zijn uitgegeven?' - De 2e mogelijkheid. 

2. Rapportage maken met de ingewisselde vouchers

• Ga naar Overzichten - Rapportages - Reserveringen
• Geef selectie in bij Aankomstdatum, bijvoorbeeld 01-01-2020 t/m 31-12-2021 (eventueel latere datum, wanneer u ook al boekingen in 2022 hebt)
• Kies bij Status voor 'Definitief + gejournaliseerd'

• In tabblad Gegevens, adviseren we om aanvullend op de aangevinkte items ook veld 'vouchercode' aan te vinken. 

• In tabblad Opties & Artikelen vinkt u aan:
  • Alleen reserveringen weergeven waarbij de artikelen zijn bijgeboekt
  • Tegoed Corona annulering - 1 jaar geldig
• Klik 'Okee' om de rapportage te exporteren naar Excel. 

Vergelijken 2 rapportage overzichten geannuleerde boekingen vs boekingen met ingewisselde vouchers.

In theorie moeten alle vouchers die bij geannuleerde boekingen staan uiteindelijk ook terugkomen in het overzicht ingewisselde vouchers. Dit kan op 2 manieren gecontroleerd worden:

1. Controle middels voucher code:

Indien er bij het maken van de nieuwe boeking, de vouchercode bij gastgegevens is ingevuld (welke overeenkomt met het boekingsnummer van de geannuleerde boeking), kunnen deze boekingen eenvoudig in beide lijsten tegen elkaar 'weggestreept' worden. 

2. Geen gebruik gemaakt van vouchercodes? Vergelijk dan de namen en bedragen in de lijsten met elkaar.