Groepsboeking maken en wijzigen

In Tommy 2.0 is het mogelijk om meerdere accommodaties en/of locaties in 1 reservering te boeken.

Voorwaarden is hierbij wel dat alle accommodaties en locaties dezelfde aankomst- en vertrekdatum hebben. 

Boeking maken via dashboard

Volg voor de basis bij een groepsboeking ook de standaard stappen zoals ook bij een boeking voor 1 accommodatie/locaties. Zie onderstaand de afwijkende handelingen: 

1. Kies bij accommodaties eventueel meerdere type accommodatie aan. 
2. Vul dan altijd eerst de aankomst- en vertrekdatum in
3. Selecteer vervolgens bij 'Locatie(s) de meerdere locaties. Bij selectie van meerdere accommodaties, worden deze onder elkaar in de lijst getoond gesorteerd op accommodatietype. 
4. Geef vervolgens het aantal personen in. Let op! Dit dient minimaal het aantal locaties te zijn, zodat er op elke locatie minimaal 1 persoon ingedeeld kan worden. (bij een boeking van 2 locaties is dus minimaal 2 personen nodig, bij een boeking met 4 locaties is het minimum 4, etc.)
5. In tabblad Artikelen en Opties kunnen eventueel nog extra opties & artikelen toegevoegd worden. Dit gaat per locatie. Selecteer de gewenste locatie boven in beeld. 
6. In tabblad Arrangementen kan hier slecht voor 1 type accommodatie een arrangement ingegeven worden. Hierbij wordt de eerst geselecteerde accommodatie gekozen. Dit kan na opslaan van de boeking aangepast worden in de boeking zelf. (lees hoe dit kan, verderop in deze handleiding onder kopje 'groepsboeking wijzigen'. 
7. In tabblad Geavanceerd kunnen handmatig aanpassingen gedaan worden. Let ook hierbij op dat deze aanpassing voor beide locaties geldt. Voorbeeld: Afwijkende prijs verblijfskosten: € 100,- Dan krijgen beide locaties deze verblijfskosten. Wederom kan ook dit wel per locatie aangepast worden nadat de boeking opgeslagen is. 
   Idem geldt voor toevoeging korting/ toeslag. 
8. Sla de boeking vervolgens op zonder te Emailen. Zet hiervoor het vinkje uit, bij Emailen.
9. Open de boeking op de personen juist in te delen. 

Tommy heeft de boeking gemaakt en de personen worden standaard als volgt ingedeeld:

Eerst krijgen alle locaties 1 persoon ingedeeld, vervolgens gaat Tommy de resterende personen indelen waarbij steeds de locaties tot maximum aantal personen aangevuld wordt en dan verder gaat naar de volgende locatie. 

Voorbeeld indeling personen bij groepsboeking door Tommy:

In totaal zijn er 5 gasten. 
Locatie 1, is maximum toegestaan 3 personen
Locatie 2, is maximum toegestaan 4 personen

a. Tommy zet op beide locaties 1 persoon, dus er blijven nog 3 personen over.
b. Tommy kijkt vervolgens naar locatie 1, kijkt naar het maximum en vult dit, in dit voorbeeld, aan tot het maximum van 3 personen. 
c. Er blijft nu nog 1 personen over die op locatie 2 toegevoegd wordt. (locatie 1 heeft nu 3 personen, locatie 2 had al een persoon en krijgt nu dan ook de laatste persoon ingedeeld, waardoor totaal weer op 5 personen komt).

Bovenstaand hoeft natuurlijk niet de daadwerkelijk indeling te zijn. Open daarom de aangemaakte boeking om de personen in te delen. Lees verderop in deze handleiding hoe dit te doen. 

Na alle nodige aanpassingen gedaan te hebben, vergeet dan niet alsnog de reserveringsbevestiging aan de gast te sturen. 

Groepsboeking maken via planbord

Een groepsboeking kan via het planbord alleen gemaakt worden door te klikken op button'Zoek en Boek'

Volg vervolgens de eerder omschreven procedure. 

Het is niet mogelijk om data te selecteren in de kalender bij 1 locatie en daar dan bij het aanmaken van de boeking al een 2e locatie aan toe te voegen. 

Groepsboeking wijzigen

De basis werkwijze van het menu links in de gemaakte boeking is te lezen in onze online handleiding 'Menubalk links naast boekingsoverzicht'. Onderstaand zijn weer de afwijkende handelingen te vinden:

Opties & Artikelen

In het overzicht Opties & Artikelen staan alle artikelen per locatie weergegeven. Klik op 'Toevoegen' om een nieuw artikel toe te voegen. Kies hierbij eerst voor welke locatie een artikel toegevoegd moet worden. En voeg het artikel vervolgens toe zoals basiswerkwijze. 

Verblijfskosten

Wat bij het aanmaken van de boeking dus niet kon, kan hier per locatie een afwijkende prijs voor verblijfskosten per locatie ingesteld worden. 

- Selecteer de regel die aangepast moet worden en klik op 'Aanpassen'. 
- Geef de afwijkende prijs in voor deze locatie en klik op 'Okee'
Let op dat bij een boeking herberekenen deze handmatig ingevoerde prijs niet meer herberekend zal worden. 

Logee boeking / Leegstand

Zorg er ook voor dat u hier kiest op welke locatie de logee bijgeboekt mag worden door bij 'locatie' een keuze te maken. 

Wordt het artikel logee niet getoond bij de geselecteerde locatie, controleer dan bij Basisgegevens - Opties & Artikelen in het artikel Logee of dit artikel wel gekoppeld staat aan deze accommodatie/locatie (tabblad Koppelen aan).

Korting/ Toeslag

De korting was bij het aanmaken van de boeking ook niet per locatie in te geven. Dit kan via de button 'Korting/ Toeslag' in de boeking wel. Klik op toevoegen en selecteer bij het toevoegen van de korting ook de locatie waar deze betrekking op heeft. 
Na opslaan worden de kortingen in het overzicht ook per locatie getoond.

Arrangement

Indien er in de geselecteerde perioden een arrangement beschikbaar is, kunt u deze hier toevoegen. Klik op toevoegen, kies de locatie waar het arrangement voor geldt en vink tot slot het getoonde arrangement aan om aan een boeking toe te voegen. 

Heeft u bij het aanmaken een arrangement toegevoegd en maar aan 1 accommodatietype toegevoegd, dan is met bovenstaande stap voor de het andere accommodatietype ook het arrangement toe te voegen (indien deze ook voor deze accommodatie aanwezig is.)

Personen indelen

Zoals eerder in deze handleiding aangegeven maakt Tommy een basisindeling. Via de button 'Personen indelen' kan er een daadwerkelijke indeling van het aantal personen/ persoonscategorieën per locatie ingedeeld worden. 
Selecteer bovenin het tabblad en geef vervolgens aan welke personen in die locatie gaan verblijven. Na ingeven van het aantal personen in locatie 1, kan middels het 2e tabblad (en evt. verder) ook voor de overige locaties de personen ingedeeld worden.

Advies is om hierbij 'Prijs aanpassen/ boeking herberekenen' aangevinkt te houden. Zo wordt per locatie ook de juiste verblijfskosten berekend en eventueel ook aanvullende artikelen met rekenwijze per persoon(per nacht), zoals bijvoorbeeld toeristenbelasting en bedlinnen. 

Let op, wanneer er bij locatie 1 een persoon bijgezet wordt, wordt deze niet automatisch van een andere locatie weer afgehaald om tot hetzelfde ingegeven aantal personen te blijven. Controleer na opslaan dus altijd het totaal aantal personen op de boeking.