Maken van een nieuwe boeking, optie of offerte

Het maken van een boeking wordt gedaan in één scherm. Begin altijd aan de linkerkant en vul de gegevens van boven naar beneden in.

Selecteer eventueel een ander verkoopkanaal en geef de accommodatie in welke u wilt boeken. In de kalender of de datumvelden geeft u met de muis de begin- en einddatum aan. De beschikbare locaties worden getoond en u kunt een keuze maken. Indien u de plattegrond heeft gekoppeld, kunt u de beschikbare locaties op uw eigen plattegrond zoeken, klik dan op het icoontje plattegrond. Voor meer info lees Plattegrond. Ook kunt u aangeven of het een voorkeursboeking is.  

Vervolgens kiest u het aantal personen. In het lichtgrijs wordt het maximale aantal personen weergegeven voor deze accommodatie. Het is mogelijk om het maximaal aantal als beheerder te overschrijden. 

Tip! U kunt nu al in het tabblad Berekening de prijsopbouw in zien.

In het rechter gedeelte van het eerste tabblad geeft u de n.a.w. gegevens van de gast in. Als uw gast al in het systeem staat, kunt u de achternaam of postcode ingeven. Tommy geeft vervolgens de gasten weer die voldoen aan de zoekopdracht. Zodra u een gast kiest worden alle gegevens ingevuld. Indien het een nieuwe gast is kunt u aanklikken Nieuwe gast aanmaken.

Tommy beschikt over postcode herkenning. Als u een Nederlandse postcode en huisnummer ingeeft, zal Tommy automatische de straat en plaatsnaam invullen. 

Als u de gast geselecteerd heeft ziet u twee of drie icoontjes staan. De eerste kunt u gebruiken om de gastvelden weer helemaal leeg te maken en een nieuwe gast te kiezen. De tweede kunt u gebruiken als u iets aan de gastgegevens wilt aanpassen, u deblokkeert als het ware de gastgegevens waardoor u wijzigingen kunt doorvoeren. De derde komt pas in beeld als er een gastopmerking bekend is bij deze gast. Door op dit icoontje te klikken kunt u de opmerking inzien.

Tip! U kunt velden weglaten en toevoegen aan de rechterkant van dit scherm. Kijk hiervoor in het hoofdmenu Management - Bedrijfsinformatie - Gastgegevens. 

Verkoopkanaal

U heeft de mogelijkheid een boeking vast te leggen per verkoopkanaal. Zo kunt u boekingen van een reisbureau of touroperator hier vastleggen. U kunt via Prijzen ook andere tarieven aanmaken per verkoopkanaal, zodat deze dan automatisch berekend worden. U kunt zelf verkoopkanalen aanmaken via Management > tabblad Diversen. Lees meer over de mogelijkheden van de Touroperator module.   

Taal

De taalkeuze zorgt ervoor dat de communicatie in de gekozen taal wordt verstuurd aan uw gast.

Artikelen & Opties

Via het tabblad Artikelen & Opties kunt u artikelen aan de boeking toevoegen. 

Als u meerdere locaties reserveert, kunt u bij het bovenste pijltje de locatie selecteren waaraan u artikelen wilt toevoegen.

In de kolom Prijs kunt u eventueel de (totaal)prijs van het artikel veranderen. Als u bijvoorbeeld een prijsafspraak heeft gemaakt met uw gast dat zij niet 1,- per nacht dienen te betalen voor het bijzettentje maar in totaal 5,-, geeft u 5 in. Zie het rode vierkantje in de onderstaande afbeelding.

Een andere mogelijkheid is dat de gast niet het gehele verblijf gebruik maakt of dient te betalen voor een bepaalde optie of artikel. U kunt dit aangeven in de kolommen begin- en einddatum (zie onderste pijltje).

Arrangementen

Via het tabblad Arrangementen kunt u een arrangement kiezen welke geldig is in deze periode.

Let op! Alleen arrangementen die volledig binnen de geselecteerde periode vallen worden getoond!

Geavanceerd

Via het tabblad Geavanceerd heeft u de volgende mogelijkheden

• U kunt hier een andere periode tabel en prijs tabel selecteren
• Het is mogelijk om voor de verblijfskosten een andere grootboekrekening te selecteren. Dit gebruikt u als u voor een bepaald type boeking (bijvoorbeeld seizoensplaats) een andere andere grootboekrekening wilt gebruiken dan de grootboekrekening die standaard aan de accommodatie gekoppeld is.
  Let op: U kunt de gekozen grootboekrekening niet meer aanpassen achteraf!
• U kunt handmatig de prijs overschrijven (let wel, de boeking zal dan niet meer herberekend worden in de toekomst!). 
• Voeg een korting of toeslag toe aan de reservering met een eigen omschrijving
• U kunt een prijstrigger selecteren voor deze boeking, zoals de kortingskaart ACSI. 
• U kunt in het opmerkingen veld een notitie toevoegen.
• Geef het antwoord in bij eventuele, zelf aangemaakte, kenmerken

NB: na elke aanpassing kunt u via de knop Berekening het resultaat zien op de boeking.

 Opslaan

Om de boeking af te ronden klikt u op de Opslaan button.

Definitief betekent dat de boeking direct wordt verwerkt.

Optie betekent dat de boeking in uw dashboard zichtbaar wordt, wel wordt de periode in uw planbord geblokkeerd voor deze boeking.

Offerte betekent dat de boeking in uw dashboard wordt getoond, echter er wordt geen beschikbaarheid vastgelegd, dus de boeking staat niet in uw planbord. Ook is het niet mogelijk om Opties & Artikelen toe te voegen. 

Met het vinkje E-mailen kunt u aangeven of de boeking direct per e-mail wilt verzenden.

Let op! Dit vinkje staat soms standaard aan (afhankelijk van uw instellingen in het hoofdmenu Persoonlijk)!