iCal blokkeringen verwerken

Wanneer u gebruik maakt van de iCal retourkoppeling, zult u geregeld blokkeringen op uw planbord zien. Deze blokkeringen zijn reserveringen die zijn gemaakt door de externe partij. Let op: de retourkoppeling werkt het best als u slechts met 1 partij een iCal koppeling heeft. Indien u met meerdere partijen wilt koppelen raden wij een retourlink af en is het beter om alleen de beschikbaarheid van uw kalender door te geven aan deze partijen.

Voor een juiste verwerking van financiële gegevens in Tommy, is het nodig om deze blokkeringen te converteren. Het converteren van deze blokkeringen levert als voordelen op: 

• Reserveringen komen op de aankomstlijst; 
• Omzet wordt meegenomen in de statistieken;
• Een reservering krijgt een betalingsverplichting, waardoor u gasten kunt mailen vanuit Tommy;
• Deze boekingen worden ook getoond in de rapportages;
• iCal blokkeringen met vertrekdata in het verleden worden verwijderd van het planbord en erna niet meer terug te vinden. Belangrijk dus om deze te converteren, zodat deze zichtbaar blijven; 

Het is dus belangrijk om deze te converteren, dit doet u via het planbord, door met de rechtermuisknop op de blokkering te klikken. Hierbij kiest u voor 'converteren'. Het boekingsscherm opent en u vult deze aan met de gegevens welke u via de mail van de externe partij heeft ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan het selecteren van het juiste verkoopkanaal, ingeven van de gastgegevens of eventuele extra artikelen die zijn bijgeboekt door de gast. Hierna slaat u de reservering op als definitieve boeking. 

De boeking is daarmee naar behoren geconverteerd en bevat ook alle informatie om op de juiste overzichten getoond te worden.

Let op! Het kan zijn dat je bij converteren een foutmelding krijgt dat de blokkering niet meer bestaat. De oplossing hiervoor is om de pagina van het planbord te verversen. Bij elke synchronisatie (elk half uur), worden de blokkeringen ge-update en krijgen de blokkeringen een nieuw ID nummer.