Grootboeken

Uw grootboekrekeningschema vindt u in het hoofdmenu Basisgegevens. Default zal er een standaard rekeningschema aangemaakt worden door Tommy.

Vaste grootboekrekeningen:

Zie ook het hoofdstuk Overzicht journaalposten. Hierin staan alle mogelijke journaalposten uitgebreid beschreven.

Tommy kent een aantal vaste grootboekrekeningen die u niet mag verwijderen. Ook mag de omschrijving van deze grootboekrekeningen niet worden veranderd. Deze grootboekrekeningen zijn te herkennen aan het icoon

Deze grootboekrekeningen kunnen niet worden verwijderd en hun omschrijving kan niet worden gewijzigd.

Deze grootboekrekeningen hebben namelijk een vaste functie en kunnen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Hieronder volgt een korte toelichting op hun functie:

Nog te ontvangen bedragen:

Type: Tussenrekening

Wordt gebruikt bij boekingen die al zijn gejournaliseerd maar nog niet volledig zijn betaald en voor de te betalen bedragen van losse facturen. In feite is het dus een debiteurenrekening. De rekening wordt tegengeboekt als de betaling in Tommy is geboekt.

Terug te betalen bedragen:

Type: Tussenrekening

Wordt gebruikt bij boekingen die al zijn gejournaliseerd maar nog wel een tegoed hebben en voor de uit  te betalen bedragen van creditfacturen. In feite is het dus een crediteurenrekening.

De rekening wordt tegengeboekt als de uitbetaling in Tommy is geboekt.

Vooruitontvangen omzet en vooruitontvangen BTW:

Type: Tussenrekening

Zolang een boeking nog niet is gejournaliseerd worden ontvangen bedragen op deze grootboekrekeningen geboekt. Na journalisering wordt het totaal weer tegengeboekt en wordt de daadwerkelijke omzet en BTW berekend.

Uit te betalen aan eigenaren:

Type: Tussenrekening

Bevat de uit te betalen bedragen aan eigenaren (via een Eigenarenafrekening). Het is dus in feite een crediteurenrekening. De rekening wordt tegengeboekt als de uitbetaling in Tommy is geboekt.

Afgedragen huur BTW eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan BTW plichtige eigenaren geboekt.

Aan de rekening wordt geen BTW tarief gekoppeld. Tommy rekent namelijk hetzelfde BTW tarief als oorspronkelijk ook in de reservering is gebruikt. Op deze manier wordt altijd het correcte BTW tarief toegepast. De bedragen op deze rekening zijn dus altijd exclusief BTW.

Afgedragen huur buitenlandse BTW eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan BTW plichtige eigenaren geboekt waarbij de rubriek Buitenlandse eigenaar is aangevinkt. Sommige gebruikers willen deze uitgekeerde huur namelijk apart registreren.

Afgedragen huur particuliere eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan particuliere eigenaren geboekt. Het verschil met Afgedragen huur aan BTW eigenaren, is dat een particuliere eigenaar de BTW over de huursom niet krijgt uitbetaald.

Aan de rekening wordt geen BTW tarief gekoppeld. Tommy rekent namelijk hetzelfde BTW tarief als oorspronkelijk ook in de reservering is gebruikt. Op deze manier wordt altijd het correcte BTW tarief toegepast. De bedragen op deze rekening zijn dus altijd exclusief BTW.

Afgedragen huur buitenlandse particuliere eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan particuliere eigenaren waarbij de rubriek Buitenlandse eigenaar is aangevinkt. Sommige gebruikers willen deze uitgekeerde huur namelijk apart registreren.

Een nieuwe grootboekrekening maakt u als volgt aan:

• BTW percentage (Basisgegevens – BTW tarieven)
  Controleer allereerst of het BTW percentage wat u aan de grootboekrekening wilt koppelen al aangemaakt is.

Als dit niet zo is, maak dan eerst een grootboek (tussen)rekening voor dit BTW percentage aan en maak vervolgens een nieuw BTW tarief aan (zie BTW tarieven).

• Grootboekrekening toevoegen
  Klik op de knop Toevoegen.

Naam
Geef de omschrijving van de nieuwe grootboekrekening in.

Code
Hier vult u het grootboeknummer in.

Indien u gebruik maakt van de Financiële module:
Voor een goede koppeling met uw boekhoudpakket, is het belangrijk dat het grootboek-rekeningnummer in Tommy (de code) overeen komt met die in uw boekhoudpakket. Bij twijfel over de juiste keuze van het rekeningnummer, raadpleeg uw accountant!

Type en BTW
Tot slot maakt u de keuze of dit een omzetrekening is met een bijbehorende BTW tarief, of een tussenrekening (zonder BTW tarief) en klik op Okee. Alle omzetrekeningen moeten voorzien zijn van een BTW tarief, ook als er geen BTW verschuldigd is. Kies in dat geval voor het BTW vrij tarief.

Tussenrekeningen gebruikt u voor de koppeling aan betaalmethoden en bijv. Terug te betalen gelden en Nog te ontvangen bedragen. 

Omzetrekeningen gebruikt u voor de koppeling met artikelen en accommodaties. Het grootboeknummer dat u invoert staat los van het type. U kunt dus een omzetrekening aanmaken met grootboeknummer 1200, omschrijving Borg en BTW tarief 0%.

De grootboekrekening is nu gereed om te koppelen aan artikelen, accommodaties etc.

• Grootboekrekening verwijderen
  Als een grootboekrekening wordt verwijderd kan het nummer niet nog een keer worden gebruikt. Het nummer blijft namelijk actief t.b.v. historische informatie.  Wij adviseren dan ook grootboekrekeningen niet te verwijderen.
  Als het echt nodig is een grootboekrekening te verwijderen geef de rekening dan eerst een fictief nummer. Op deze manier komt het oorspronkelijke nummer weer beschikbaar voor een nieuw aan te maken rekening. Bij twijfel: overleg even met een van onze consultants.