Automatische betalingsherinneringen versturen

In het programma Betalingsherinneringen (Hoofdmenu Basisgegevens), kunt u verschillende soorten betalingsherinneringen instellen.

Herinneringen zijn in te stellen voor:

• Reserveringen
  • Eventueel instelbaar per accommodatiegroep, accommodatie of locatie.
    Als u geen groep of accommodatie selecteert, geldt de herinnering voor alle groepen/ accommodaties.
• Losse facturen

Bij de betalingsherinneringen kunt u de volgende zaken instellen:

Aantal dagen na verloop betalingstermijn

Geef hier aan hoeveel dagen na het verstrijken van de betalingstermijn er een herinnering moet worden verstuurd.

Door meerdere betalingsherinneringen aan te maken met een verschillend aantal dagen, kunt u dus een 1^e, 2^e herinnering of aanmaning gebruiken.

Alleen herinneringen versturen voor betaaldatum na

Het kan zijn dat u niet wilt dat oude facturen nog een betalingsherinnering ontvangen of boekingen van het vorige jaar. Daarvoor kunt u een datum ingeven, zodat alle facturen/reserveringen met een betalingsregel ouder dan de opgegeven datum geen herinnering ontvangen.

Herinneringen versturen indien uitstaand bedrag hoger is dan

Als u niet wilt dat uw gasten een herinnering krijgen als de openstaande post lager is dan een x bedrag, dan kunt u dit bedrag hier ingeven.

Daarbij is het mogelijk om een vinkje te plaatsen voor “Minimum bedrag geldt over alle openstaande bedragen”. Door dit niet aan te vinken zal Tommy bij iedere betalingstermijn checken of deze hoger is dan het minimum uitstaand bedrag. Als u hier wel vinkje plaatst, zal Tommy controleren of het totaal van de openstaande posten hoger is dan het minimum bedrag. Indien dit het geval is, zal de gast wel een betalingsherinnering ontvangen.

In het tweede tabblad kunt u (per taal) de template inrichten.

Door op de Reset knop te klikken, wordt automatisch de template Betalingsherinnering ingeladen die in het hoofdmenu Management staat ingesteld. Vervolgens kunt u deze template aanpassen.

Zie voor meer informatie over het inrichten van uw templates: https://texpro.zendesk.com/hc/nl/articles/207478399-Templates

Emailnotificatie activeren:

Wanneer je de betalingsherinnering hebt ingesteld, controleer dan ook of gasten de emailnotificatie mogen ontvangen:

• Ga naar 'Management' (tandwieltje)
• Kies links in het menu 'Bedrijfsinformatie'
• Ga naar tabblad 'Emailnotificaties'
• Controleer of in kolom Gast het vinkje achter Betalingsherinnering aanstaat. 
  Zo niet, zet dit vinkje aan en klik op opslaan.

Verzenden van de betalingsherinneringen

Betalingsherinneringen worden automatisch ’s nachts aan de gast verzonden.

Er worden geen betalingsherinneringen verstuurd als de instellingen van de betalingsherinnering niet voldoen aan de reservering/factuur. Bijvoorbeeld als u alleen een herinnering heeft aangemaakt  voor de groep Verhuur, zullen de reserveringen op accommodaties in de groep Kamperen geen herinnering ontvangen.

Let op! Als reserveringen aan meerdere voorwaarden voldoen, zal de gast meerdere betalingsherinneringen ontvangen. Bijvoorbeeld: u heeft een herinnering aangemaakt voor de groep Verhuur en voor de Villa (accommodatie die onder de groep Verhuur valt). Tommy verstuurt automatisch een herinnering aan alle reserveringen in de groep Verhuur én aan alle reserveringen van de accommodatie Villa.

In dit voorbeeld zou u dus voor iedere accommodatie een aparte herinnering moeten aanmaken als gasten van de Villa een aparte betalingsherinnering moeten ontvangen.

Als u handmatig een betalingsherinnering aan uw gast wilt versturen, kunt u dit nog altijd doen. Voor het versturen van een betalingsherinnering opent u de reservering, kiest u de template Betalingsherinnering en klikt u op e-mailen of afdrukken. U ziet hier alleen de algemene Betalingsherinnering template die u ingesteld heeft staan bij Templates in het hoofdmenu Management.

Wilt u een betalingsherinnering versturen voor een factuur, dan gaat u naar factuur overzicht in het hoofdmenu Overzichten. Plaats een vinkje voor de factuur waarvoor u de herinnering wilt mailen en klik op “Afdrukken betalingsherinneringen” of “Mailen betalingsherinneringen”.

Geen automatische herinnering versturen naar gast

Het is mogelijk om aan te geven dat een bepaalde gast geen herinnering mag ontvangen.

U gaat hiervoor naar Personen in het hoofdmenu Overzichten. Zoek uw gast op en open deze. Als u klikt op de knop Wijzig, ziet u in het nieuwe scherm de mogelijkheid om uit te vinken “Betalingsherinneringen versturen”. 

Tevens kunt u per reservering of factuur instellen dat de gast geen herinnering mag ontvangen voor de betreffende factuur/reservering. Dit doet u door aan de linkerkant op Betalingsregeling te klikken. Vervolgens ziet u onderstaand scherm waarin het verzenden van de betalingsherinneringen uit te vinken is:

 ​

Hoe kunt u zien of een betalingsregeling is verstuurd?

Het is op meerdere manier na te kijken of er een betalingsherinnering is verzonden aan uw gast:

Openstaande postenlijst

In het hoofdmenu Financieel kunt in de Openstaande postenlijst zien of, en zo ja hoeveel, herinneringen er zijn verstuurd:

In de reservering

In het overzicht van de reservering kunt u verzonden herinneringen inzien:

​ 

In de reservering of factuur

Door aan de linkerkant op Betalingsregeling te klikken, kunt u ook zien voor welk betalingstermijn er een herinnering is verzonden. U kunt op de regel klikken en vervolgens op het oogje klikken. Dan opent zich een schermpje waarin u ziet wanneer welke herinnering verzonden is:

Email logboek

In het hoofdmenu Overzichten vindt u het Email logboek. Hierin ziet u de verzonden e-mails.

Tot slot ter informatie

• Er wordt altijd per betalingsregel een herinnering gestuurd. Het kan dus zijn dat iemand 2 herinneringen krijgt voor 1 boeking.
• Als een template in een bepaalde taal ontbreekt kan de gast in kwestie niet herinnerd worden. In dat geval krijgt u een email dat er een template ontbreekt. U kunt deze dan toevoegen. De gast wordt dan de volgende nacht alsnog gemaild.
• Na de aankomstdag zal Tommy nooit een betalingsherinnering versturen automatisch. U dient deze dan altijd handmatig te versturen.
• Als de boeking de status ' Vertrokken' heeft worden er wel weer herinneringen verstuurd.