Meterstanden toevoegen

Het programma Meterstanden vindt u in het hoofdmenu Overzichten. Voordat u met dit programma kunt werken, dient u eerst een aantal voorbereidingen te treffen. Zie hiervoor de aparte uitleg. 

Meterstanden opnemen
Het is mogelijk om voordat u de meterstanden gaat opnemen, een (Excel) overzicht uit te draaien per accommodatie. Op dit overzicht ziet u de laatst ingevoerde meterstanden per locatie.

Klik op de accommodatie en het overzicht met meterstanden verschijnt op het scherm. Vervolgens kunt u een opname lijst maken door op de button “Opname lijst” te klikken, deze zal zich vervolgens openen in Excel. Met deze lijst kunt u de nieuwe meterstanden in uw locaties gaan opnemen.

NB: Indien u geen locaties/ meterstanden ziet staan, zijn hoogstwaarschijnlijk de meters niet (goed) aangemaakt. Controleer met behulp van de informatie over de voorbereidingen voor het gebruik van meterstanden of u wel meters aan uw locaties gekoppeld heeft.

Meterstanden invoeren
Na het opnemen van de meterstanden in uw locaties kunt u deze gemakkelijk toevoegen in het systeem. Ga opnieuw naar het programma Meterstanden in het hoofdmenu Overzichten.

NB: Controleer voordat u meterstanden gaat invoeren altijd of er aan de meterstand artikelen een periode en prijs is toegevoegd! Meterstand-artikelen kunt u nooit herberekenen.

Ga achter de locatie op het veld onder Nieuwe meetdatum staan en voer hier de datum van opname in. Tommy plaatst automatisch de datum van vandaag onder Nieuwe Meetdatum als u geen andere datum ingeeft. Daarna voert u onder Nieuwe eindstand de opgenomen meterstand in. Er kunnen geen decimalen worden ingegeven.

NB: zolang u de meterstand nog niet heeft verwerkt, zijn de datum en de stand rood gekleurd !

Meterstanden importeren

Het is ook mogelijk meterstanden via de opnamelijst te importeren.

• Maak eerst een opnamelijst via de functieknop rechtsbovenin
• Vul de eindstanden in het excelbestand in + sla het bestand op
• Klik op 'Importeer' en selecteer het bestand waarin u de eindstanden hebt ingevuld en klik op OK
  
• De meterstanden worden nu vanuit het bestand ingelezen en worden als tijdelijke (rode) standen weergegeven.
• U kunt de ingelezen meterstanden nog handmatig aanpassen (totdat ze definitief zijn verwerkt)
• Als u meterstanden met decimalen importeert, worden deze door Tommy afgerond op hele getallen.

Let op:

• Het bestand is beveiligd, u kunt alleen de eindstanden wijzigen. De overige cellen niet.
• U kunt het bestand niet 2x inlezen. Als u om wat voor reden dan ook een nieuwe poging wilt doen moet u eerst een nieuwe opnamelijst maken.
• Als er wordt geconstateerd dat een eindstand lager is dan een beginstand, dan geeft het systeem een melding. Als u dan doorgaat worden de standen ingelezen inclusief die lagere eindstand. Als u niet doorgaat wordt het hele proces afgebroken.

Toekennen meterstanden

Als u meterstanden wilt toewijzen aan reserveringen, kunt u dit op twee manieren doen. U kunt handmatig de reservering selecteren door in de kolom Reservering op het veld te gaan staan en vervolgens via het pijltje de reservering te selecteren. In de kolom Factuur, kunt u vervolgens kiezen of u de meterstand aan de reservering toegevoegd wilt hebben of via losse factuur. 

Als er een vinkje voor de meter staat kunt u deze meters stuk voor stuk verwerken via de knop Definitief verwerken rechts onderin.

Alle meterstanden als bulk verwerken

Een andere wijze om de meterstanden toe te wijzen, is om dit voor alle locaties tegelijk te doen. Selecteer hiervoor de accommodatie, waardoor alle locaties rechts in het scherm komen te staan. Geef hier handmatig alle nieuwe meetdata en eindstanden in en zet vervolgens en vink vervolgens alle boekingen aan. 

Om de meterstand aan een boeking toe te voegen, klikt u onderaan de pagina op Boekingen toewijzen. U geeft dan voor alle meterstanden aan dat u deze wilt toewijzen aan:
- De vorige boeking 
- De huidige boeking 
- De volgende boeking

Bij deze handeling komt in de kolom Factuur ook automatisch 'Reservering' te staan.

Let op: als u als meetdatum bijvoorbeeld 1 mei opgeeft, dan wordt een boeking die vertrekt op 1 mei gezien als Vorige boeking en een boeking die arriveert op 1 mei als Huidige boeking (zie verderop voor meer info).

U kunt op deze manier maar 1x meterstanden afrekenen. Wilt u meerdere keren per jaar meterstanden factureren, gebruik dan de optie voor losse factuur zodat voor elke afrekening een eigen factuur wordt aangemaakt.

Wilt u de meterstand niet aan de boeking toegevoegd hebben, maar facturen via een losse factuur, klik dan op 'Losse factuur koppelen'. Hierbij wordt alleen het reserveringsnummer gekoppeld waaruit de gastgegevens worden gehaald en wordt er vervolgens een losse (proforma) factuur aangemaakt. Hierbij wordt automatisch 'Nieuwe factuur' toegevoegd in kolom Factuur. 

Voorbeelden ter verduidelijking van het toewijzen van boekingen:
De reservering voor de jaarplaats loopt t/m 31 december. U neemt de meterstand op per 30 december.

1 U wilt deze nog toevoegen aan de boeking die t/m 31 december loopt, kies dan voor Op huidige boeking.

2 Wilt u deze toevoegen aan de nieuwe boeking voor het volgende jaar, dus de boeking vanaf 1 januari dan kiest u voor Op volgende boeking.

3 Neemt u de meterstand op in januari, maar deze moet nog op de boeking komen t/m 31 december kies dan voor Op vorige boeking.

Indien u de meterstanden toe wilt voegen aan de volgende boeking, dan moet deze natuurlijk al wel in het systeem staan. Dit kunt u doen door de jaarplaatsen te verlengen. Zie Jaarplaatsen verlengen.

Definitief Verwerken:
Tot slot de laatste stap en dat is verwerken. Deze controlestap is ingebouwd om zeker te weten dat alles goed is ingevoerd. Tussentijds kunt u het invoeren van meterstanden ook stoppen, Tommy slaat automatisch op wat u heeft ingevoerd.

Het is niet noodzakelijk om alle meters in één keer te verwerken. De meters die u wilt verwerken kunt u aanvinken in het hokje voor de meter.

Indien u wel alle meters tegelijkertijd wilt verwerken, klikt u op het hokje voor Naam om alle meters te selecteren.

Meterstand op Reservering

Als u de boeking opent, ziet u de toegewezen meterstand op de boeking staan.

Meterstand op losse factuur

U gaat naar Overzicht - Factuur overzicht en zoekt op Proforma facturen. U ziet nu de aangemaakte facturen. Deze proforma facturen kunt u nog wijzigen.

Indien u geen reservering hebt geselecteerd achter de meter en u klikt op Verwerken, wordt de meterstand opgeslagen, maar er worden geen kosten in rekening gebracht bij een gast.

We adviseren om eerst één meterstand in te voeren, toe te wijzen aan een boeking en te controleren of de berekening juist is, voordat u alle meterstanden invoert en toewijst!

Door dubbel te klikken op de regel met de meterstand, opent zich een scherm met de geschiedenis.

Indien gewenst kunt u daarna alle gasten van de jaarplaatsen een nieuwe bevestiging sturen met het openstaande bedrag voor de verbruikte energiekosten. Dit doet u met het programma Bulkverwerking, eveneens in het hoofdmenu Overzichten.

Bulkverwerking
Wilt u graag alle jaarplaats gasten in 1x de nieuwe factuur (of een willekeurige andere template) sturen met het gefactureerde energieverbruik, dan kunt u dit doen via het hoofdmenu Overzichten - Bulkverwerking.

U heeft een aantal mogelijkheden om te filteren, namelijk op Accommodatie of Aankomstdatum. Daarnaast heeft u de optie om alleen de openstaande facturen te tonen.

Vervolgens kunnen de reserveringen gemaild of geprint worden, dit is afhankelijk van de instellingen van de gast. Bij de gastgegevens kunt u ingeven of de communicatie Per email of Per post dient te verlopen. Standaard wordt bij de gasten Per email ingesteld.

Indien u bij de Bulkverwerking een keuze maakt voor Per Post of Per email, worden alleen de boekingen getoond die voldoen aan die communicatie voorkeur. Deze voorkeur kunt u snel wijzigen door met uw rechtermuisknop op de reservering te klikken en voor gastgegevens te kiezen.

Kiest u voor de optie per post dan kunt u alle geselecteerde boeking laten afdrukken die bij communicatie voorkeur Per post hebben staan. Kiest u per mail, dan kunt u in 1x alle boekingen per mail versturen. Als u niets ingeeft, kunt u alle boekingen e-mailen, dus ook de boekingen waar Per post ingesteld staat.

Aan de linkerkant kunt u middels de selectie vakjes aangeven welke reserveringen u wilt e-mailen/ afdrukken. Vinkt u het vakje voor Reserveringen aan, selecteert u alle reserveringen. 

Ga nu naar de onderzijde van de pagina. Maak een keuze uit de juiste lay-out en taal en klik vervolgens op E-mail of Afdrukken.

Let bij het e-mailen en afdrukken van uw jaarplaats bevestigingen op de taal van de gast! Tommy houdt hier nog geen rekening mee, dus u zult hier zelf even op moeten letten bij de selectie en taalkeuze.  

Let op! Het is belangrijk om te vermelden dat toewijzen van energie aan een boeking alleen kan als de boeking nog niet gejournaliseerd is! Het is dan ook raadzaam om bij gebruik van Meterstanden ‘automatisch journaliseren’ uit te zetten in het menu Management - Instellingen.

Handmatig een stand invoeren op boekingsniveau

Op boekingsniveau kan er ook een nieuwe stand ingegeven worden. Ook kan daar een correctie gemaakt worden op een stand. De boeking wordt dan automatisch herberekend. Het is niet mogelijk om meerdere meterstanden op 1 boeking te plaatsen. Hij blijft altijd vanaf de 1e meterstand berekenen.

Open de boeking en klik in het menu op Meterstanden. Klik vervolgens op toevoegen/wijzigen op een meterstand in te geven. 

Let op, indien bij bovenstaande actie 'Meterstand direct verwerken' niet aangevinkt wordt, dient deze nog definitief verwerkt te worden via Overzicht - Meterstanden. Hier zijn de reeds ingegeven meterstanden en data in rood terug te vinden,