Accommodatie Toevoegen

In het hoofdmenu Basisgegevens - Accommodaties staan uw actieve accommodaties.

Aanmaken nieuwe accommodatie (klik rechtsboven op toevoegen)

TABBLAD ALGEMEEN

Algemeen

Naam
Hier geeft u de naam van de accommodatie op. U kunt deze eventueel direct vertalen via de button ‘Meer talen’.

Activatiedatum
Dit is de datum per wanneer de accommodatie geactiveerd moet worden. Deze datum kan niet worden gewijzigd. Wij adviseren deze datum altijd in het verleden te zetten bijv. 01-01-2022. 

Groep
Desgewenst kunnen er groepen aangemaakt worden, door te klikken op Nieuwe accommodatiegroepen. Dit kan gebruikt worden als u bijvoorbeeld verhuur en kamperen apart wilt groeperen. Het gebruik van groepen is ook handig als u bijvoorbeeld voor alle kampeereenheden een jonge gezinnen korting heeft. Als u een de groep ‘Kamperen’ heeft aangemaakt en deze koppelt aan alle Kampeer accommodaties, kunt u bij kortingen 1 korting aanmaken voor alle accommodaties.

Aankomsttijd en vertrektijd
In het online boeken kan de aankomst- en vertrektijd getoond worden in de kassabon. De aankomst- en vertrektijd vermeldt u per accommodatie.

Min. dagen
Hier kan het minimaal aantal dagen ingegeven worden tot wanneer de gast online kan boeken. Het kan zo zijn dat u 1 dag voor aankomst niet wilt dat een gast nog een boeking kan maken. U geeft dan 1 in.

Locaties

Prefix
Tommy kan uw locaties automatisch een naam geven. In de prefix kunt u een voorloop aangeven bij de nummers. Bijvoorbeeld “Kampeerplaats”. In Startnummer geeft u het eerste nummer op. Zodra Tommy de locaties aanmaakt, zal locatie 1 “Kampeerplaats 001” heten.

Aantal locaties
Hier geeft u het aantal locaties / plekken op. Bij het opslaan van de nieuwe accommodatie maakt Tommy automatisch de locaties aan en gebruikt bij de naamgeving de prefix, indien ingegeven.

Min. Personen

Als u wilt dat een accommodatie altijd voor een minimum aantal personen mag worden geboekt vult u hier dat minimum aantal in. Dit aantal wordt gecontroleerd tijdens het online boeken. Als u zelf een boeking maakt in Tommy vindt er geen controle plaats. U mag natuurlijk altijd zelf beslissen of u minder dan minimum aantal personen boekt.

Max. Personen

In het tabblad Personen kunt u aangeven wat het maximum aantal personen is dat in de accommodatie mag verblijven. Dit aantal geeft u op in het vakje achter Max. personen.

U heeft ook de mogelijkheid om naast het maximaal aantal personen, extra personen op te geven die niet mee tellen met het maximum aantal. Bijvoorbeeld, er mogen maximaal 6 volwassenen en een baby in de accommodatie verblijven.

Bij de inbegrepen persoonscategorieën geeft u aan dat deze categorie uitgesloten is van het maximum personen. Vervolgens geeft u bij de betreffende persoonscategorie daaronder op hoeveel  personen in deze categorie er boven het maximum aantal personen opgegeven mogen worden.

Financieel

Grootboek
U dient hier een grootboekrekening te selecteren. Als u niet met de financiële module werkt kunt u hier het grootboek “Omzet Verhuur” selecteren. Indien u wel met de financiële module werkt, zult u de grootboekrekening moeten selecteren waarop de omzet van de verhuur geboekt moet worden.

Prijs Periode
Hier selecteert u de prijsperiode. Mocht u nog geen prijsperioden aangemaakt hebben dan verwijzen we u naar het hoofdstuk Prijzen.

Prijstabel
Hier selecteert u de prijstabel. Mocht u nog geen prijstabellen aangemaakt hebben dan verwijzen we u naar het hoofdstuk Prijzen.

Instellingen

Accommodatie online niet tonen

Locatie niet tonen op internet
Door deze optie aan te vinken, kunnen gasten in het online reserveren bij deze accommodatie geen locatie kiezen als u heeft aangegeven in de code van het online reserveren dat men een locatie keuze mag maken. Kijk voor meer informatie over de instellingen van het online boeken in de bijlage van de handleiding Management.

Locatie niet tonen op factuur
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de bevestiging als u deze optie selecteert.

Locatie wel tonen op factuur wanneer voorkeur betreft
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de bevestiging, tenzij de locatie met voorkeur is geboekt. Voorkeur staat dan aangevinkt op de boeking.

Locatie niet tonen op aankomstvoucher
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de aankomstvoucher als u deze optie selecteert.

Locatie wel tonen op aankomstvoucher wanneer voorkeur betreft
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de aankomstvoucher, tenzij de locatie met voorkeur is geboekt. Voorkeur staat dan aangevinkt op de boeking.

Afwijkende prijstabel per locatie toestaan
Als deze instelling actief is, is het mogelijk aan de locaties die bij de accommodatie horen, prijstabellen in te stellen die anders zijn dan de prijstabel van de accommodatie.
Door het vinkje uit te zetten schakelt u deze optie uit. Op die manier zorgt u ervoor dat alle locaties dezelfde prijsberekening hebben.
Het gebruik van afwijkende prijstabellen bij locaties kan invloed hebben op de performance van bijvoorbeeld de online boeken widgets.

Boeken per dag
Deze vinkt u alleen aan als het een accommodatie betreft die per dag geboekt moet worden, Bijvoorbeeld een Zaal of een Strandhuisje. De prijzen worden dan ook per dag berekend in plaats van per nacht. Dit kunt u achteraf niet meer wijzigen, alleen bij het aanmaken van de accommodatie.

Virtuele accommodatie
Dit kunt u alleen aanvinken als het een virtuele accommodatie betreft. Een virtuele accommodatie kunt u gebruiken als er meerdere vertrekken van 1 accommodatie zowel apart als in zijn geheel verhuurd kunnen worden. Bijvoorbeeld u heeft een groepsaccommodatie welke in zijn geheel maar ook per kamer verhuurd kan worden. U kunt dan een virtuele accommodatie voor uw gehele accommodatie aanmaken waarbij u een ander tarief kunt hanteren. Bovendien, bij verhuur van deze virtuele accommodatie zullen automatisch de locaties van de bijbehorende accommodatie ‘Kamers’ afgeblokt worden bij een reservering. Lees meer over hoe een virtuele accommodatie aangemaakt kan worden onze aanvullende handleiding 'virtuele accommodatie toevoegen'. 

Notificaties

Door een vinkje te zetten stelt u in dat er voor deze accommodatie een aankomstvoucher en/of aankomst-vertreknotificatie mag worden verzonden.

Overige instellingen

Label: 

Een label dient opgegeven te worden indien u met meerdere accounts werkt.

Vierkante meter
Indien u werkt met een huurprijs die berekend wordt op basis van de grootte van de plek, kunt u hier het aantal vierkante meter invullen.

Soort
Indien u werkt met de touroperator koppeling via Nextpax, dient u hier het juiste accommodatie kenmerk te selecteren.

Info zoek en boek url
Als u gebruik maakt van de Zoek&Boek op uw website, kunt u hier een webadres ingeven zodat er in de zoekresultaten een link komt waar uw gast meer informatie over de accommodatie kan vinden

Taal
De taal waarin de emails worden verzonden naar het emailadres dat staat bij Alternatief e-mailadres.

Alternatief e-mailadres
Standaard worden de reserveringsbevestigingen naar uw e-mailadres verstuurd. Mocht u bijvoorbeeld een huisje in de verhuur hebben van iemand anders, dan kunt u hier een ander
e-mailadres opgeven waar de bevestigingen naar toe zullen worden gestuurd.

Toegangscontrole plan
Indien u een koppeling heeft met een slagboomsysteem, kunt u het toegangscontrole plan hier koppelen

TABBLAD OMSCHRIJVING

Als u gebruik maakt van de online Zoek & Boek, kunt u onder het tabblad Omschrijving de tekst plaatsen die getoond moet worden bij de accommodatie, als deze verschijnt in de zoekresultaten.

TABBLAD PLATTEGROND

Het is mogelijk om de algemene plattegrond die getoond wordt in het online boeken te overschrijven per accommodatie, bijvoorbeeld als u zowel kampeerplaatsen als verhuur heeft op uw park en hier twee plattegronden voor heeft. De plattegrond die u hier koppelt, wordt alleen getoond bij dit accommodatietype. Bij het opbouwen van de code van het online boeken moet aangegeven worden dat u gebruik wilt maken van de optie om gasten de mogelijkheid te geven een locatie te laten kiezen. 

Klik nu rechts onderaan op Okee.

Na het opslaan kunt u de accommodatie openen en heeft u nog de mogelijkheid om meerdere instellingen te verwerken in de Tabbladen.

TABBLAD LOCATIES

Hier vindt u alle aangemaakte locaties voor deze accommodatie. U kunt hier direct locaties Toevoegen, bewerken of verwijderen. 

TABBLAD VERKOOPKANALEN 

Om de accommodatie niet alleen te kunnen boeken door de backoffice, dient u in het tabblad Verkoopkanalen aan te geven door welke kanalen de accommodatie nog meer geboekt mag worden. Ook het online boeken/internet valt hieronder. Standaard worden alle verkoopkanalen dien aanwezig zijn op actief gezet !

Om een nieuw verkoopkanaal te activeren, klikt u op Toevoegen, kiest u het verkoopkanaal en geeft u de periode op dat geboekt mag worden. U hoeft hier geen rekening te houden met wisseldagen of perioden dat uw accommodatie niet boekbaar is. Tommy zal dit automatisch oppakken. In principe kunt u dus een lange periode opgeven. De perioden zijn met name belangrijk als u daadwerkelijk met een beschikbaarheidsperiode voor een touroperator werkt. Bijvoorbeeld als u met Booking.com de afspraak heeft dat ze alleen reserveringen mogen maken in een bepaalde periode.

Indien u dit niet heeft, kunt u zonder problemen (net als in onderstaande afbeelding) een periode van 20 jaar opgeven.

TABBLAD ARTIKELEN

In dit tabblad kunt u artikelen koppelen aan uw accommodatie. Hoe u uw artikelen aanmaakt kunt u lezen in het hoofdstuk Opties & Artikelen.

TABBLAD BETALINGSVOORWAARDEN

Hier kunt u eventuele andere betalingsvoorwaarden voor uw accommodatie aanmaken. Als u niets opgeeft worden de standaard betalingsvoorwaarden gehanteerd. Hoe u deze instelt kunt u lezen in het hoofdstuk Betalingsvoorwaarden.

TABBLAD FOTO'S

Hier kunt u een foto selecteren, die online gepresenteerd wordt tijdens het boeken en in de online Zoek & Boek.

TABBLAD BIJLAGEN

Hier kunt u bijlagen selecteren die meegestuurd worden met de reserveringsbevestiging.

NB: Foto’s, plattegrond en bijlagen moeten eerst geüpload worden via Mediamanager in het hoofdmenu Basisgegevens voordat u ze kunt selecteren.

TABBLAD TEMPLATES

In dit blad kunt u zelf een tekst toevoegen die alleen verschijnt op het formulier van uw keuze voor dit accommodatietype.

Bijvoorbeeld: u wilt op de bevestiging van de villa Deluxe vermelden dat er een verwenpakket voor de gast klaar ligt bij aankomst, dan kunt u hier een tekst aanmaken. Let er op dat u de juiste taal en type formulier selecteert.

NB: Om problemen te voorkomen is het belangrijk dat als er een accommodatie verwijderd wordt in Tommy 2.0, dit altijd doorgegeven wordt aan de webdesigner! Ook als u de accommodatie opnieuw aan maakt met dezelfde accommodatienaam, is dit voor het systeem toch een ander accommodatietype, er hangt namelijk een andere code aan op de achtergrond.