In Tommy kunnen worden accommodaties gebruikt als zelfstandige accommodaties, maar ze kunnen ook aan elkaar worden gekoppeld omdat ze meerdere gebruiksdoelen hebben. Als u de locatie via de ene accommodatie boekt, wordt hij automatisch geblokkeerd bij de andere locatie.
Bijvoorbeeld, de seizoenplaats die ook als toeristische plaats kan worden geboekt, of de groepsaccommodatie waarvan de kamers ook los kunnen worden geboekt .
Hieronder volgt een uitleg van de verschillende mogelijkheden en de gevolgen voor het bijhouden van de beschikbaarheid in het planbord.
Voor alle onderstaande voorbeelden geldt: raadpleeg altijd een consultant, zodat u zeker weet dat alles goed wordt geïmplementeerd.
De virtuele locatie
Bij een virtuele locatie vindt de onderlinge koppeling op locatieniveau plaats.
U heeft een kampeerplaats die voornamelijk als seizoenplaats wordt geboekt. Als de plaats vrij blijft mag hij ook als toeristische plaats worden geboekt.
Deze kampeerplaats is als locatie opgenomen bij zowel de accommodatie "Seizoenplaatsen" als bij "Kampeerplaatsen".
In dit geval is de seizoenplaats de 'master' (hoofdgebruik) en de kampeerplaats het 'child' (subgebruik).
Dat betekent dat in de locatiegegevens van de kampeerplaats, een link wordt gelegd naar de seizoenplaats.
Weergave in het planbord:
Als er een boeking (of blokkering) op de Kampeerplaats (child) wordt gemaakt, is de naam van de gast alleen zichtbaar bij de Kampeerplaats. De Seizoenplaats (master) wordt geblokkeerd voor deze periode via een zwarte balk. De boeking is dus niet via die regel te bekijken of te wijzigen.
Als er een boeking (of blokkering) via de Seizoenplaats wordt gemaakt, wordt de naam van de gast bij beide accommodaties vermeld. De kleur bij de Kampeerplaats is zwart, zodat herkenbaar is dat de boeking via de masterlocatie is gemaakt. De boeking is in dit geval wel via de Kampeerplaats te wijzigen. In dat geval worden wel de tarieven enz. van de Seizoenplaats toegepast.
Let op: gebruik in deze situatie altijd maar 1 koppeling master-child. Als u nog een tweede locatie aan dezelfde master koppelt, dan wordt het een virtuele duo locatie waardoor u onbedoeld overboekingen zou kunnen krijgen omdat Tommy de twee child accommodaties als afzonderlijke locaties ziet.
De virtuele duo locatie
Bij een virtuele duo locatie vindt de onderlinge koppeling ook op locatieniveau plaats, alleen in deze situatie gaat het om een grotere accommodatie die in meerdere kleinere delen kan worden verhuurd. Bijvoorbeeld een groepsveld en meerdere losse kampeerplaatsen of een groepsgebouw met meerdere afzonderlijke hotelkamers.
Als het groepsveld wordt geboekt, moeten de kampeerplaatsen ook worden geblokkeerd. Als een kampeerplaats wordt geboekt moet het groepsgebouw worden geblokkeerd.
In dit geval is het groepsgebouw de 'master' (hoofdgebruik) en de kampeerplaatsen de 'child' locaties (subgebruik).
Dat betekent dat in de locatiegegevens van de kampeerplaats, een link wordt gelegd naar de het groepsgebouw.
Er kunnen meerdere masterlocaties bij een accommodatie horen. Elk van de masterlocaties heeft dan zijn eigen childlocaties.
Bijvoorbeeld: u heeft een vijftal 8-persoonshuizen die elk ook weer als 2 4-persoonshuizen kunnen worden geboekt. In dat geval heeft u 2 accommodaties nodig: 8-persoons huis en 4-persoons huis. Bij de 8 persoonshuizen maakt u 5 locaties aan en bij de 4-persoons huizen maakt u 10 locaties aan die u per 2 aan de bijbehorende masterlocatie koppelt.
Weergave in het planbord:
Als er een boeking (of blokkering) op de 4 persoons huizen (child) wordt gemaakt, is de naam van de gast alleen zichtbaar bij deze regel. Het 8 persoons huis (master) wordt geblokkeerd voor deze periode via een zwarte balk. De boeking is dus niet via die regel te bekijken of te wijzigen.
Als er een boeking (of blokkering) via het 8 persoons huis wordt gemaakt, wordt de naam van de gast bij beide accommodaties vermeld. De kleur bij de 4 persoonshuizen is zwart, zodat herkenbaar is dat de boeking via de masterlocatie is gemaakt. De boeking is in dit geval wel via deze regel te wijzigen. In dat geval worden wel de tarieven enz. van het 8 persoons huis toegepast.
Let op: koppel nooit zomaar meerdere virtuele duo accommodaties aan elkaar!
De virtuele accommodatie
Bij een virtuele accommodatie vindt de onderlinge koppeling op accommodatieniveau plaats, Bijvoorbeeld er zijn meerdere groepsaccommodaties (met daaraan gekoppeld eigen locaties) die samen als 1 groepsaccommodatie kan worden geboekt.
Als het 'Alle accommodaties' wordt geboekt, moeten de locaties 1.1 t/m 2.3 ook worden geblokkeerd. Evenals Gebouw 1 en Gebouw 2. Als een van de locaties wordt geboekt moet 'Alle accommodaties' worden geblokkeerd en ook Gebouw 1 of 2. Als Gebouw 1.
Als Gebouw 1 of 2 wordt geboekt moeten de bijbehorende locaties + 'Alle accommodaties' worden geblokkeerd. Gebouw 2 blijft beschikbaar.
Een virtuele accommodatie lijkt op een virtuele duo locatie, maar wordt in de praktijk voor meer complexere situaties gebruikt.
Voorbeeld:
Er is een groepsgebouw (Boerderij, 18 personen) die ook in 2 delen kan worden verhuurd (Boerderij 12 personen en Boerderij 6 personen).
De Boerderij voor 18 personen is ingericht als een virtuele accommodatie. Deze is in het basisbestand Accommodaties te herkennen door het icoon. Bij het invoeren van zo'n accommodatie zet u een vinkje bij 'Virtuele accommodatie'. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt. Een accommodatie kan ook niet in een later stadium nog worden ingericht als virtuele accommodatie.
De andere twee boerderijen zijn ingericht als normale accommodaties.
Bij de Boerderij 18 personen is 1 locatie aangemaakt:
Aan een virtuele accommodatie mag altijd maar 1 eigen locatie worden gekoppeld.
Vervolgens is in het tab Vlocaties opgegeven uit welke accommodaties die boerderij bestaat:
Het aantal gekoppelde accommodaties kan groter zijn. Zo kunt u een groepsgebouw hebben dat feitelijk uit 4, 5 of meer afzonderlijke accommodaties bestaat. Al die accommodaties koppelt u aan het groepsgebouw via de tab Vlocaties.
Weergave in het planbord:
Als er een boeking (of blokkering) op Boerderij 1 of Boerderij 2 wordt gemaakt, is de naam van de gast alleen zichtbaar bij deze regel. Boerderij 3 wordt geblokkeerd voor deze periode via een zwarte balk. De boeking is dus niet via die regel te bekijken of te wijzigen.
Als er een boeking (of blokkering) via Boerderij 3 wordt gemaakt, wordt de naam van de gast bij alle accommodaties vermeld. De kleur bij Boerderijen 1 en 2 is zwart, zodat herkenbaar is dat de boeking via virtuele accommodatie (Boerderij 3) is gemaakt. De boeking is in dit geval wel via deze regel te wijzigen. In dat geval worden wel de tarieven enz. van Boerderij 3 toegepast.
Let op: een boeking met twee of meer virtuele accommodaties kan naderhand niet meer worden gesplitst!
Koppelen verhuuraccommodaties met accommodaties die per dag kunnen worden geboekt.
Er zijn gebruikers die een groepsaccommodatie hebben met zaalverhuur. Gasten kunnen de hele accommodatie boeken, maar ook de afzonderlijke zalen of kamers (bungalows).
Overnachtingen (hotelkamers, bungalows enz.) worden altijd per nacht berekend, maar zaalverhuur wordt per dag berekend. Dat betekent dat als u een dergelijke combinatie wilt aanmaken in Tommy, we een conflict kunnen krijgen in de bezetting.
Stel, u verhuurt de hele accommodatie tot en met 23 april. De kamers/bungalows zouden dan weer vanaf 23 april geboekt kunnen worden, maar de zaal (boeken per dag) blijft bezet voor de hele dag. Dat houdt automatisch in dat ook de kamers pas weer vanaf de 24e kunnen worden geboekt.
Daarom adviseren wij om geen verhuur accommodaties (boeken per nacht) te koppelen met accommodaties die per dag worden berekend. Doet u dat wel, hou dan rekening met bovenstaande toelichting.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.