Reservering wijzigen

Via de menu balk aan de linkerkant kunt u diverse aanpassingen op de boeking verrichten.

Gastgegevens

Hier kunt u de gegevens van de gast (en medegasten) inzien en eventueel aanpassen. Daarnaast vindt u een overzicht van de reserveringen van deze gast, evenals notities die zijn gemaakt voor de desbetreffende reservering.

In het tabblad Vrije velden ziet u de "antwoorden" terug die zijn ingevuld bij de Vrije velden. Vrije velden kunt u zelf aanmaken via het hoofdmenu Management - Bedrijfsinformatie - Gastgegevens. 

Koppelen aan andere gast

Als u meerdere reserveringen op dezelfde naam heeft, maar 1 reservering moet op een andere naam komen te staan, kunt u de knop "Koppelen aan andere gast" gebruiken. Vervolgens kunt u een gast uit uw database selecteren of de gast aanmaken met de knop +Nieuw.

Kenteken

Als u kentekens registreert worden deze hier weergegeven. Ook de eventuele kentekens die opgegeven zijn van de medegasten. 

Verblijf en Locatie

Hier kunt u de verblijfsdatum en/of de locatie aanpassen. Ook is het mogelijk om nog een extra locatie toe te voegen aan de boeking d.m.v. de knop toevoegen.

Verblijfsperiode aanpassen

U kunt hier de aankomst en vertrekdatum aanpassen van de boeking. Na het aanpassen kunt u zelf kiezen of de boeking moet worden herberekend. Wilt u bijvoorbeeld de boeking inkorten zonder dat de gast minder gaat betalen, dan vinkt u het vinkje Prijs aanpassen / boeking herberekenen uit.

Locatie aanpassen

Indien u alleen de locatie of accommodatie wilt aanpassen klik dan onderaan op de bestaande locatie, u kunt dan de accommodatie en of locatie aanpassen.

NB: ook hier is het van belang te weten of u de boeking wilt herberekenen ! Indien u dit wel aanvinkt wordt de prijs opnieuw berekend op basis van de geldige instellingen van de nieuwe locatie of accommodatie.

NB: Een boeking op een virtuele accommodatie is alleen te verplaatsen via het planbord. Sleep de boeking van de 'hoofdlocatie' naar de nieuwe locatie. 

Locatie toevoegen

Indien u een nieuwe locatie aan de boeking wit toevoegen, klik dan op Toevoegen

Het boekingsscherm wordt nu geopend en u kunt een nieuwe locatie bijboeken. Automatisch wordt de verblijfsperiode overgenomen van de bestaande boeking.

Opties en Artikelen
Hier kunt u artikelen toevoegen, aanpassen of verwijderen. Ook kunt u hier het aantal en de prijs van het artikel aanpassen.

Als u een artikel wilt aanpassen of verwijderen, ga dan op betreffende regel staan en klik op de knop aanpassen/ verwijderen. U kunt ook de omschrijving van het artikel aanpassen. 

Let op, bij het wijzigen van het aantal, verandert het bedrag niet automatisch. U dient hier zelf de juiste prijs in te voeren. 

NB: als u de prijs van het artikel eenmaal heeft aangepast, zal deze niet meer herberekend worden.

Verblijfskosten
Hiermee kunt u de verblijfskosten handmatig aanpassen.

NB: als u de verblijfskosten eenmaal heeft aangepast, zal deze niet meer herberekend worden bij wijzigingen in de boeking. De verblijfskosten worden wél herberekend als de accommodatie en/of de locatie wordt gewijzigd.

Prijstrigger
Met de knop Prijstrigger kunt u een prijstrigger toevoegen of verwijderen van de reservering. Als u meerdere locaties heeft toegevoegd aan de reservering, kunt u de prijstrigger per boeking verwijderen/toevoegen.

Let op! Indien u een prijstrigger toevoegt of verwijdert, wordt de reservering herberekend.  

Logee boeking
De reserveringsgegevens worden automatisch ingevuld. 

Vervolgens kunt u eventueel de locatie kiezen waar de logee verblijft, het aantal personen en de verblijfsperiode. 

Let op! Voordat u gebruik kunt maken van de functie Logee Boeking, dient u eerst het artikel Logee aan te maken, zie Opties & Artikelen.

Korting / Toeslag
Hiermee kunt u een eventuele korting of toeslag aanpassen, verwijderen of toevoegen. Door op toevoegen te klikken kunt u een bedrag of een percentage korting aan de boeking toevoegen. Tommy houdt zelf rekening met de type (korting/toeslag), door dit van het totaal af te halen, of erbij op te tellen. 

Arrangementen
Hiermee kunt u een eventueel arrangement verwijderen of toevoegen.

Aanbiedingen
Met de knop aanbiedingen kunt u aanbiedingen toevoegen of verwijderen die in de geboekte periode geldig zijn.

Betalingen
In het tabblad Overzicht kunt u een samenvatting van de (openstaande) posten zien.

Ook kunt u hier de betalingen handmatig toevoegen of verwijderen. Selecteer de juiste betaalmethode, datum en type en geef het bedrag in. Eventueel kunt u ook een Iban invullen.
Indien gewenst kunt u de gast ook een bevestiging van de betaling toesturen.

Journaliseren op betalingsdatum
Als u het vinkje hiervoor aan laat staan, wordt de betaling gejournaliseerd op de betaaldatum die u heeft ingegeven.

Bij het uitvinken van deze optie, wordt de betaling gejournaliseerd op de datum dat u de betaling invoert in Tommy.

NB: Indien u niet met de module financieel werkt, kunt u dit vinkje laten staan.

Betalingsregeling
Hiermee kunt u de betalingsregels handmatig aanpassen, verwijderen of toevoegen.

Indien u een andere betalingsregeling wilt instellen, klikt u op toevoegen en geeft u handmatig de vervaldatum en het bedrag in. 

NB: bij aanpassing van de boeking, wordt de oorspronkelijke betalingsregeling weer toegepast!

Personen Indelen
Hiermee kunt u de verdeling van de personen / medegasten in de accommodatie aanpassen. 

Indien u op Registreer medegast klikt, kunt u medegasten toevoegen en direct toewijzen aan de locatie(s).

Tip! Door alleen op "Personen indelen" en vervolgens op Okee te klikken, laat u de boeking herberekenen. Als u niet wilt dat de boeking herberekend wordt, vinkt u de optie "Prijs aanpassen / boeking herberekenen" (onderaan het scherm) uit.  

Splitsen
Als er aan een reservering meerdere locaties toegevoegd zijn, verschijnt in de linker menubalk de knop “Splitsen” onder “Personen indelen”.

Door op Splitsen te klikken kunt u een locatie aan een andere debiteur toevoegen. Vul de gegevens in van de debiteur en kies de locatie die aan deze debiteur gekoppeld moet worden.

De betalingen die reeds voldaan zijn, blijven op de eerste reservering staan. U dient deze dus van de eerste reservering te verwijderen en toe te voegen aan de nieuwe boeking.

NB: Als er medegasten aan de tweede locatie zijn toegevoegd, houd er dan rekening mee als je de nieuwe debiteur aanmaakt (waarschijnlijk een van de personen die nu als medegast staat ingedeeld), dat je eerst deze persoon weghaalt bij medegasten en daarna de debiteur aanmaakt.

Verkoopkanaal
Door op Verkoopkanaal te klikken kunt u achteraf het Verkoopkanaal wijzigen. 

Annuleren

Met deze knop kunt u de boeking annuleren.

Als u op annuleren klikt in een reservering, krijgt u een pop-up met de melding "Weet u zeker dat u deze reservering wilt annuleren? Let op, deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt!"

Klikt u op Ja, dan wordt de reservering geannuleerd. Klikt u op Nee, dan gebeurt er niks.

Nadat u op Ja geklikt heeft, wordt de status van de boeking op geannuleerd gezet, maar de annulering wordt nog niet meteen gejournaliseerd.

U heeft nog de mogelijkheid om een (of meer) artikel(en) - bijv. Annuleringskosten - toe te voegen met de knop Opties & Artikelen. In het veld Prijs, achter het artikel, kunt u de rekenwijze van het artikel (het vaste bedrag of percentage van de verblijfskosten), overschrijven door een bedrag in te vullen. Vervolgens klikt u op Okee en wordt het artikel aan de annulering toegevoegd. Het bedrag zal open blijven staan op de reservering.

Betalingen op een geannuleerde boeking

Als er reeds een of meer betalingen gedaan zijn op de boeking, worden deze automatisch tegengeboekt op het moment van annuleren en getoond als terug te betalen bedrag. 

Indien u daarnaast annuleringskosten heeft ingevoerd, wordt het terug te betalen bedrag verrekend met de de te betalen annuleringskosten.

Het is ook mogelijk om de betalingsregeling nog aan te passen. 

N.B. Als u annuleringskosten in rekening wilt brengen, dient u een artikel annuleringskosten aan te maken bij Opties & Artikelen in het hoofdmenu Basisgegevens. Maak dan een artikel aan met een vast bedrag of een percentage van de verblijfskosten.

Tip! Werkt u liever vanuit het planbord? Bovenstaande handelingen zijn bijna allemaal ook te doen door met uw rechtermuisknop op de reservering te klikken in het planbord. Zie: Acties met rechtermuisknop in het planbord