Menubalk links naast boekingsoverzicht

Via de menu balk aan de linkerkant kunt u diverse aanpassingen op de boeking verrichten.

Gastgegevens
Hier kunt u de gegevens van de gast (en medegasten) inzien en eventueel aanpassen. Daarnaast vindt u een overzicht van de reserveringen van deze gast, evenals notities die zijn gemaakt voor de desbetreffende reservering. Zie voor meer informatie over opmerkingen: Menubalk boven boekingsoverzicht

In het tabblad Vrije velden ziet u de "antwoorden" terug die zijn ingevuld bij de Vrije velden. Vrije velden kunt u zelf aanmaken via het hoofdmenu Management - Bedrijfsinformatie - Gastgegevens. 

In het tabblad Contracten vindt u de eventuele contracten terug indien u werkt met de eigenarenmodule. 

Koppelen aan andere gast

Als u meerdere reserveringen op dezelfde naam heeft, maar 1 reservering moet op een andere naam komen te staan, kunt u de knop "Koppelen aan andere gast" gebruiken. Vervolgens kunt u een gast uit uw database selecteren of de gast aanmaken met de knop +Nieuw.

Kenteken

Als u kentekens registreert worden deze hier weergegeven. Ook de eventuele kentekens die opgegeven zijn van de medegasten.

Toegang

Indien u werkt met de slagboomkoppeling, kunt u hier de sleutels en het logboek raadplegen. Zie ook Toegangscontrole.

Verblijf en Locatie

Hier kunt u de verblijfsdatum en/of de locatie aanpassen. Ook is het mogelijk om nog een extra locatie toe te voegen aan de boeking d.m.v. de knop toevoegen.

Verblijfsperiode aanpassen

U kunt hier de aankomst en vertrekdatum aanpassen van de boeking. Na het aanpassen kunt u zelf kiezen of de boeking moet worden herberekend. Wilt u bijvoorbeeld de boeking inkorten zonder dat de gast minder gaat betalen, dan vinkt u het vinkje Prijs aanpassen / boeking herberekenen uit !

Locatie aanpassen

Indien u alleen de locatie of accommodatie wilt aanpassen klik dan onderaan op de bestaande locatie, u kunt dan de accommodatie en of locatie aanpassen.

NB: ook hier is het van belang te weten of u de boeking wilt herberekenen ! Indien u dit wel aanvinkt wordt de prijs opnieuw berekend op basis van de geldige instellingen van de nieuwe locatie of accommodatie.

NB: Een boeking op een virtuele accommodatie is niet via dit overzicht te verschuiven. Dit is mogelijk vanaf het planbord. Sleep de boeking van de 'hoofdlocatie' naar de nieuwe locatie. 

Locatie toevoegen

Indien u een nieuwe locatie aan de boeking wit toevoegen, klik dan op Toevoegen

Het boekingsscherm wordt nu geopend en u kunt een nieuwe locatie bijboeken. Automatisch wordt de verblijfsperiode overgenomen van de bestaande boeking.

Opties en Artikelen
Hier kunt u artikelen toevoegen, aanpassen of verwijderen. Ook kunt u hier het aantal en de prijs van het artikel aanpassen.

Als u een artikel wilt aanpassen of verwijderen, ga dan op betreffende regel staan en klik op de knop aanpassen/ verwijderen. U kunt hier ook de omschrijving van het artikel aanpassen. 

Let op, bij het wijzigen van het aantal, verandert het bedrag niet automatisch. U dient hier zelf de juiste prijs in te voeren. 

NB: als u de prijs van het artikel eenmaal heeft aangepast, zal deze niet meer herberekend worden.

Verblijfskosten
Hiermee kunt u de verblijfskosten handmatig aanpassen.

NB: als u de verblijfskosten eenmaal heeft aangepast, zal deze niet meer herberekend worden

Prijstrigger
Met de knop Prijstrigger kunt u een prijstrigger toevoegen of verwijderen van de reservering.  Als u een boeking heeft met verschillende accommodaties, dan kan er maar voor 1 accommodatie een prijstrigger worden toegepast. In dat geval adviseren wij u per accommodatie een reservering te maken.

Let op! Indien u een prijstrigger toevoegt of verwijdert, wordt de reservering herberekend.  

Logee boeking
Dit programma kunt u gebruiken om extra personen op de reservering te boeken voor een kortere periode dan de verblijfsduur. Bijvoorbeeld gasten verblijven een maand en de kleinkinderen komen een weekend. Als u op Logee boeking klikt, zullen de reserveringsgegevens automatisch worden ingevuld.

Vervolgens kunt u eventueel de locatie kiezen waar de logee verblijft, het aantal personen en de verblijfsperiode. 

Let op! Voordat u gebruik kunt maken van de functie Logee Boeking, dient u eerst het artikel Logee aan te maken, zie Opties & Artikelen.

Korting / Toeslag
Hiermee kunt u een eventuele korting of toeslag aanpassen, verwijderen of toevoegen. Door op toevoegen te klikken kunt u een bedrag of een percentage korting aan de boeking toevoegen.

Kortingen kunt u positief invullen.

Arrangementen
Hiermee kunt u een eventueel arrangement verwijderen of toevoegen.

Kenmerken
Als u gebruik maakt van kenmerken, kunt u via deze knop het gegeven antwoord aanpassen of wijzigen. 

Betalingen
In het tabblad Overzicht kunt u een samenvatting van de (openstaande) posten zien.

Ook kunt u hier de betalingen handmatig toevoegen of verwijderen. Selecteer de juiste betaalmethode, datum en type en geef het bedrag in. Eventueel kunt u ook een Iban invullen.
Indien gewenst kunt u de gast ook een bevestiging van de betaling toesturen.

Betalingsregeling
Hiermee kunt u de betalingsregels handmatig aanpassen, verwijderen of toevoegen.

Indien u een andere betalingsregeling wilt instellen, klikt u op toevoegen en geeft u handmatig de vervaldatum en het bedrag in.

 NB: bij aanpassing van de boeking, wordt de oorspronkelijke betalingsregeling weer toegepast!

Personen Indelen
Hiermee kunt u de verdeling van de personen / medegasten in de accommodatieaanpassen. 

Indien u op Registreer medegast klikt, kunt u medegasten toevoegen en direct toewijzen aan de locatie(s).

Tip! Door alleen op "Personen indelen" en vervolgens op Okee te klikken, laat u de boeking herberekenen. Als u niet wilt dat de boeking herberekend wordt, vinkt u de optie "Prijs aanpassen / boeking herberekenen" (onderaan het scherm) uit.  

Splitsen
Als er aan een reservering meerdere locaties toegevoegd zijn, verschijnt in de linker menubalk de knop “Splitsen” onder “Personen indelen”.

Door op Splitsen te klikken kunt u een locatie aan een andere debiteur toevoegen. Vul de gegevens in van de debiteur en kies de locatie die aan deze debiteur gekoppeld moet worden.

De betalingen die reeds voldaan zijn, blijven op de eerste reservering staan. U dient deze dus van de eerste reservering te verwijderen en toe te voegen aan de nieuwe boeking.

NB: Als er medegasten aan de tweede locatie zijn toegevoegd, houd er dan rekening mee als je de nieuwe debiteur aanmaakt (waarschijnlijk een van de personen die nu als medegast staat ingedeeld), dat je eerst deze persoon weghaalt bij medegasten en daarna de debiteur aanmaakt.

Meterstanden

Hier kunt u ingevoerde meterstanden wijzigen en factureren.  Let op, u kunt op deze manier 1x meterstanden afrekenen op de reservering. Als u vaker meterstanden wilt afrekenen via de reservering, dan kunt u dat via Overzichten-Meterstanden doen. Kies in dat geval voor het toevoegen van de meterstanden aan de huidige boeking.

Annuleren

Met deze knop kunt u de boeking annuleren.

Als u annuleringskosten in rekening wilt brengen, dient u een artikel annuleringskosten aan te maken bij Opties & Artikelen in het hoofdmenu Basisgegevens. Maak dan een artikel aan met een vast bedrag of een percentage van de verblijfskosten.

Selecteer het artikel Annuleringskosten bij Opties & Artikelen. De rekenwijze van het artikel (het vaste bedrag of percentage van de verblijfskosten), kunt u overschrijven door een bedrag in te vullen in het vakje achter Bedrag. Het bedrag zal open blijven staan op de reservering na annulering.

Emailen

U kunt de boeking opnieuw e-mailen aan uw gast, nadat deze bijvoorbeeld is gewijzigd. Zoals eerder vermeld kunt u hiervoor een layout kiezen. U kunt zelf eigen tekst (en onderwerp) toevoegen en aangeven dat de gekoppelde bijlage (indien van toepassing) meegestuurd moet worden.

Het e-mailadres wordt automatisch ingevuld. Als u de e-mail naar meerdere gasten wilt mailen, kunt u achter het e-mailadres het teken ; zetten en vervolgens een tweede e-mailadres invullen. 

Afdrukken
Hiermee kunt u de boeking afdrukken op uw printer in de verschillende lay-outs.

Verkoopkanaal
Door op Verkoopkanaal te klikken kunt u achteraf het Verkoopkanaal wijzigen.

Journaliseren

Indien u met de financiële module werkt, kunt u hier handmatig de boeking journaliseren.