Exporteren grootboektotalen naar Exact Online

Als u gebruik maakt van het boekhoudprogramma Exact Online is het mogelijk grootboektotalen vanuit Tommy 2.0 te importeren.

Dit heeft grote voordelen:

• U hoeft de grootboektotalen niet meer handmatig over te nemen in Exact Online, dus u bespaart tijd.
• Bedragen en grootboeknummers worden 1 op 1 overgezet waardoor de foutenkans wordt gereduceerd tot 0.
• Bedragen die al eerder zijn geëxporteerd worden niet voor een 2e keer geëxporteerd hierdoor voorkomt u dat er geen dubbele omzet wordt geboekt.

Voorbereidingen:

1. Maak in Exact Online een dagboek aan met de omschrijving 'Tommy'. Dit dagboek moet van het type 'Memoriaal' zijn.
2. In Exact Online moet bij Administratie-Instellingen-Financieel de periode-datumcontrole op Verplicht staan.
3. Alle grootboeknummers die in Tommy worden gebruikt, moeten ook aanwezig zijn in Exact Online.
4. De gebruikte grootboeknummers mogen in Exact Online niet gekoppeld zijn aan dagboeken of sub-administraties (denk aan kas, bank, nog te ontvangen bedragen enz.)
5. Tommy exporteert geen BTW-codes. Als u binnen Exact gebruik maakt van de BTW aangifte adviseren wij u de journaalpost handmatig over te nemen zodat u zelf de betreffende BTW-codes kunt ingeven.

Exporteren naar Exact:

Zorg ervoor dat de boekingen uit de geselecteerde maand zijn gejournaliseerd.

Om journaalposten te exporteren naar Exact neemt u de volgende stappen:

• Ga naar Financieel-Grootboeken
• Selecteer de gewenste periode en klik op Tonen
• Klik daarna op Acties en selecteer Export Exact
• Geef de boekingsdatum en het nummer van het Exactdagboek Tommy in
• De grootboektotalen worden in een bestand gedownload naar een map op uw computer
• Normaal gesproken is dit de map 'Downloads' (zowel in windows als in MacOS), maar het kan zijn dat het bestand op uw computer in een andere map terechtkomt. In dat geval zult u het bestand even moeten opzoeken. 
  Het bestand krijgt als naam 'Grootboeken datum+tijd.csv'. Dus bijvoorbeeld Grootboeken 07-01-2018 10:44.csv
• Dit bestand mag niet gewijzigd/opnieuw opgeslagen worden. Hierdoor kunnen bepaalde bestandsindelingen veranderen waardoor het bestand niet meer in Exact Online kan worden ingelezen.

Als u probeert een periode te exporteren die al eerder is geëxporteerd krijgt u de melding dat alle mutaties al geëxporteerd zijn. Als het echt noodzakelijk is kunt u 'Reeds geëxporteerd meenemen' aanvinken, waarna de betreffende bedragen opnieuw worden geëxporteerd.

Importeren in Exact Online:

Om de grootboektotalen in Exact Online te kunnen importeren, moet er eenmalig een zogenaamde 'importdefinitie' in Exact Online worden aangemaakt. Hiermee vertelt u eigenlijk aan Exact Online hoe het bestand eruit ziet. De eerstvolgende keer kunt u dan aangeven dat u Tommy journaalposten wilt importeren en kunt u dus een heleboel van de volgende stappen overslaan.

Let op: als u ondersteuning nodig heeft bij het aanmaken van deze importdefinitie, neem dan contact op met de serviceafdeling van Exact. Onze eigen serviceafdeling geeft namelijk geen support op functies die binnen Exact Online worden uitgevoerd.

Importdefinitie aanmaken:

Let op: doe dit niet in Firefox. Het blijkt dat deze browser een bewerking toepast op het te importeren bestand waardoor Exact foutmeldingen geeft.

1. Klik in Exact Online, linksbovenin onder uw accountnaam op 'Import/Export

2. Kies voor de methode CSV/Excel

3. Selecteer dan 'Memoriaalboekingen import'.

4. U heeft nu aangeven welk type het te importeren bestand heeft. In de volgende stappen geeft u aan hoe het bestand in elkaar zit. Kies als eerste voor 'Kommagescheiden waarden' en klik op 'Volgende'.

5. Selecteer het bestand met de Tommy grootboektotalen op uw computer:

Nadat u het bestand heeft geselecteerd, ziet u het in beeld verschijnen achter 'bestand'. Klik op 'Volgende'.

6. Het bestand wordt nu door Exact geïmporteerd (er zijn al wat gegevens te zien) waarna we kunnen aangeven wat de belangrijkste te importeren gegevens zijn.

Klik in onderstaand scherm op Ja (de boeking kan worden herkend aan een specifiek karakter) en klik op 'Volgende'.

De boeking kan worden herkend aan een vaste waarde (klik op die regel)

De vaste waarde staat in kolom 1 en is 0. Geef het onderstaande scherm als volgt in en klik daarna op 'Volgende':

7. We moeten Exact Online nu uitleggen wat er in de eerste regel van het bestand staat. Het gaat hier voornamelijk om het nummer van het dagboek waarin de journaalposten moeten worden vastgelegd. In ons voorbeeld is dat dagboek 90, maar het kan zijn dat u een ander dagboeknummer heeft aangemaakt voor de Tommy journaalposten. 

Selecteer bij het dagboeknummer de optie 'Dagboek code' en bij het jaartal 'Boekjaar' en klik op 'Volgende'.

Bij het boekjaar moet worden opgegeven hoe het getal is samengesteld. Kies hier voor "1 000,00" en klik op Volgende

Daarna moeten we aangeven wat er in de afzonderlijke regels staat. Geef het scherm precies zo in als in onderstaand voorbeeld. Dus: grootboekrekening, omschrijving, boekdatum en bedrag. Let bij Bedrag goed op dat u de derde regel selecteert. Het eerste bedrag is namelijk het debetbedrag, het tweede bedrag is het creditbedrag en het derde het saldo en dat is wat er in Exact moet worden ingelezen.
Klik dan weer op 'Volgende'.

Als laatste moeten we aangeven wat de indeling van de datum en wat het formaat van het bedrag is. Kies voor Dag-Maand-Jaar en "1 000,00" en klik op 'Volgende'.

In het scherm dat daarna komt, klikt u nog een laatste keer op 'Volgende'. Let erop dat de velden Boekjaar en Periode leeg zijn.

8. Nu worden de grootboektotalen (journaalposten) ingelezen. Als laatste krijgt u een scherm te zien met het resultaat.

Dit is een belangrijk scherm, want eventuele fouten worden hier ook getoond. Als er fouten optreden moet u altijd actie ondernemen want de import is dan niet gelukt. De meestvoorkomende fout is dat een grootboeknummer nog niet in Exact Online bestaat. 

Klik nu op Importdefinitie Opslaan. Alle stappen worden dan opgeslagen zodat ze bij een volgende import weer kunnen worden gebruikt. Geef het de naam Tommy Journaalposten en klik op 'Volgende'

9. Als u de volgende keer weer wilt importeren kiest u na de keuze voor CSV/Excel weer voor Memoriaalboekingen en dan voor Mijn importdefinities.

Kies dan voor 'Tommy journaalposten' en lees het bestand in.

Tommy controleert het bestand en vraagt of de import definitie nog moet worden aangepast. Klik hier op 'Nee'. Deze vraag zal Exact Online bij elke import stellen. U kunt hier dus altijd op Nee klikken. Daarna gaat de import verder zoals beschreven in punt 8.

10. De geïmporteerde boekingen vindt u onder andere terug bij Boekingen-Overzicht. Daar staat het dagboek 'Tommy' met daarbij de geïmporteerde bestanden. Elk bestand krijgt door Exact Online een boekingsnummer toegekend. 

Door op het boekingsnummer te klikken opent u het bestand en kunt u controleren of de gegevens hetzelfde zijn als bij Financieel-Grootboeken in Tommy. Let op, het geïmporteerde bestand kan uit meerdere pagina's bestaan!.