Lijst verklaring tussenrekeningen - controle tussenrekeningen

Binnen Tommy kennen we een aantal vaste tussenrekeningen, bijvoorbeeld:

• Vooruitontvangen omzet
• Vooruitontvangen BTW
• Nog te ontvangen bedragen
• enz.

Deze rekeningen zijn te herkennen aan het speciale icoontje (Basisgegevens, Grootboeken) :

Tussenrekeningen worden altijd eerst credit geboekt en in een later stadium voor hetzelfde bedrag weer debet (omgekeerd kan natuurlijk ook). Dit betekent dat een tussenrekening uiteindelijk altijd als saldo 0,00 moet worden.

Hier kan echter een behoorlijke tijd tussen zitten. Stel dat u in 2019 een betaling heeft ontvangen voor een reservering die in 2020 vertrekt, dan zorgt die betaling in de tussenliggende periode voor een saldo op de tussenrekeningen Vooruitontvangen omzet en Vooruitontvangen BTW. Pas na vertrek en journalisering worden deze tussenrekeningen weer tegengeboekt.

Bijvoorbeeld: in onderstaand overzicht (Financieel-grootboeken) staat er een saldo op de grootboekrekening Vooruitontvangen omzet. 

Uw account zal willen weten welke facturen en/of reserveringen voor het saldo zorgen dat op deze rekening is ontstaan. 

Voor deze controle kunt u gebruik maken van het financiële overzicht 'Verklaring tussenrekeningen'.

Voordat u de lijst gaat gebruiken zijn er een paar zaken waar u rekening mee moet houden:

1. U controleert een tussenrekening. Het kan zijn dat de debet boeking in het ene jaar plaatsvindt en de credit boeking in het daaropvolgende jaar. Geef daarom een ruime periode op. Bijvoorbeeld: vanaf 1 januari van het allereerste jaar dat u met Tommy bent gaan werken tot en met de gewenste controledatum.
2. Als u de lijst controleert ten opzichte van het overzicht Financieel-Grootboeken, zorg er dan voor dat u in beide overzichten dezelfde datums selecteert.
3. U wilt weten welke reserveringen en/of facturen voor het saldo op de grootboekrekening zorgen. Dat betekent dat u meestal niet alle mutaties hoeft te zien. Vink daarom aan dat u alleen de reserveringen/facturen met een verschil wilt zien. Oftewel: alleen diegenen die nog een saldo op de geselecteerde tussenrekening vertonen.
4. Bepaal of u alleen mutaties op gejournaliseerd boekingen wilt zien, of juist op niet gejournaliseerde boekingen of alle boekingen (voor controle van het boekjaar gaat het om alle boekingen).

Werking

1. Geef de controleperiode op
2. Selecteer de gewenste tussenrekening
3. Selecteer de journaliseringsstatus
4. Geef aan of u alleen de reserveringen/facturen met een verschil wilt zien
5. Als in de tweede kolom van links een groen vinkje staat is de boeking gejournaliseerd.  Verder herkent in in de eerste kolom (links) de icoontjes voor reserveringen, annuleringen enz.)
6. U kunt de rechtermuisknop gebruiken op de regels die in beeld staan. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld een quick view doen, of andere zaken controleren.
7. De kolom 'Saldo' geeft aan welk bedrag er nog als saldo op de geselecteerde tussenrekening staat. Dit is de belangrijkste kolom. De overige kolommen geven extra betalingsinformatie.
8. Via 'Acties' kunt u het overzicht exporteren naar Excel of afdrukken.

Corrigeren

Als er binnen een reservering of factuur een boeking op een tussenrekening moet worden gecorrigeerd, dan kan dat via de memoriaalfunctie. Hiervoor is een aparte handleiding beschikbaar.