Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan?

De prijzen voor volgend jaar al bekend en wenst u ook de boekingen voor volgend jaar alweer te ontvangen? U kunt zelf de nieuwe prijzen e.d. invoeren aan de hand van onderstaande uitleg, maar wij kunnen dit ook voor u (tegen vergoeding) verzorgen. Stuur een bericht naar onze servicedesk en wij helpen u graag verder.

Aanmaken boekjaar

Wanneer u uw accommodaties boekbaar wilt maken voor volgend jaar, dient u een nieuw boekjaar aan te maken. Wij hanteren hiervoor een negental stappen, om dit succesvol te doen. Wanneer u deze stappen in de juiste volgorde volgt, zal het boeken voor de nieuwe periode mogelijk worden. 

Let op: verwijder of wijzig niets aan het huidige jaar of de jaren daarvoor. Deze gegevens moeten bewaard blijven. U zult dus nieuwe periodes/tabellen moeten toevoegen. 

Stap 1 - Dichtzetten verkoopkanaal internet (en touroperators) 

Stap 2 - Aanmaken van de prijsperiode 

Stap 3 - Prijzen invoeren in de prijstabellen

Stap 4 - Prijsperiode Opties & Artikelen verlengen

Stap 5 - Prijstrigger geldigheid toevoegen

Stap 6 - Arrangementen aanmaken

Stap 7 - Korting en toeslag

Stap 8 - Betalingsvoorwaarden

Stap 9 - Boekingsprefix aanpassen

Stap 10 - Toegangspassen prolongeren

Stap 11 - Wificodes verlengen

Stap 12 - Boekjaar testen en verkoopkanalen online zetten

Stap 1 - dichtzetten verkoopkanaal internet (en touroperators) 

Let op! Als u niet wilt dat uw gasten al online kunnen boeken dient u dit aan te geven bij de instellingen per accommodaties. Ga naar het hoofdmenu Basisgegevens en open iedere accommodatie die nog niet geboekt mag worden op internet (of via de touroperators). Geef op tabblad Verkoopkanalen bij verkoopkanaal Internet de laatste datum aan dat mensen online mogen boeken, bijvoorbeeld 31-10-2020. Dit geldt ook indien u gebruik maakt van touroperators. 

Stap 2 - aanmaken prijsperiode

Ga naar het hoofdmenu Basisgegevens en vervolgens naar Prijsperioden. Klik de Prijsperiodegroep aan en zie aan de rechterzijde de Prijsperioden verschijnen. Als u deze niet ziet, klik dan even op het knopje Historie. 

Klik op Toevoegen en geef de instellingen voor de nieuwe periode in.

Zodra alle nieuwe periodes aangemaakt zijn, kunt u doorgaan naar stap 3, om de tarieven in te vullen. 

NB: De instellingen die u ingeeft bij de wisseldagen en het maximale en minimale aantal dagen, worden overgenomen bij de Prijstabellen, maar zijn daar per prijstabel nog te wijzigen.

LET OP! Als u prijsperioden toevoegt aan bestaande prijstabellen, dan worden deze perioden (met de instellingen) direct zichtbaar in de prijstabellen. Als u achteraf nog een wijziging doet in de Prijsperioden, dan zullen deze niet meer doorgevoerd worden in de prijstabel (deze zijn namelijk reeds aangemaakt). Wijzigingen zullen dan dus in de prijstabel nog aangepast moeten worden. Het is dus van belang om bij het aanmaken van de prijsperioden goed na te denken hoe u de instellingen (wisseldagen, minimum/maximum aantal dagen) in de prijstabel wilt hebben. 

 
Stap 3 - Prijzen invoeren in de prijstabellen

Ga in het hoofdmenu Basisgegevens naar de Prijstabellen.

Klik de prijstabel aan en vervolgens zie je aan de rechterzijde de nieuwe periodes verschijnen (die zojuist bij stap 1 zijn toegevoegd). 

Open de nieuwe prijsperiode en voer de prijzen in. Zijn prijzen en/of prijsopbouw gelijk, kun je ervoor kiezen om de de gegevens uit een oudere periode over te nemen. Let op, het is alleen mogelijk om gegevens over te nemen van een oudere periode uit dezelfde periodetabel. 

Overnemen van

Klik na het openen van de perioden op 'Overnemen van' midden onderin de pagina. 

Kies vervolgens welke periode u wilt overnemen (rode pijl) en selecteer welke tabblad instellingen u over wilt nemen (groen vak).Klik tot slot op 'Okee' Uiteraard is daarna alles nog aan te passen. 

Klik hier voor een uitgebreide uitleg over het aanmaken van een nieuwe prijstabel.

Stap 4 - Prijsperiode Opties & Artikelen verlengen

Ga in het hoofdmenu Basisgegevens naar Opties & Artikelen. Open alle artikelen en controleer of de prijsperioden nog geldig zijn in het nieuwe boekjaar.

Indien de prijsperiode niet doorloopt tot het volgende boekjaar kunt u twee dingen doen:
1. De prijs blijft ongewijzigd
Verleng de perioden van de huidige prijsperiode door de periode te selecteren en op Openen te klikken. Pas vervolgens de 'Prijs tot en met datum' aan naar het einde van het nieuwe boekjaar.

2. De prijs veranderd in het nieuwe boekjaar
Klik op Toevoegen en maak een nieuwe prijsperiode aan. Open eventueel de prijsperiode van het huidige jaar om de instellingen in te zien.

Als u werkt met Artikelvoorraad, dient u ook de voorraad van het nieuwe jaar in te geven indien dit nog niet gedaan is.

Voor meer informatie over Opties & Artikelen verwijzen wij u naar het artikel Opties & Artikelen aanmaken en beheren.

Stap 5 - Prijstrigger geldigheid toevoegen
Indien u gebruik maakt van Prijstriggers

Als u gebruik maakt van Prijstriggers (bijvoorbeeld ACSI), dan heeft u bij de prijsperioden en tabellen al de nieuwe perioden en prijzen aangemaakt.

In het hoofdmenu Basisgegevens – Prijstriggers opent u de prijstrigger en voegt u de data toe voor het nieuwe boekjaar.

Stap 6 - Arrangementen aanmaken
Indien u gebruik maakt van Arrangementen

Maak voor het nieuwe jaar de Arrangementen aan in het hoofdmenu Basisgegevens in het menu Arrangementen.

Voor meer informatie verwijzen wij u naar het artikel over Arrangementen.

Stap 7 - Korting en toeslag
Indien u gebruik maakt van Korting/Toeslag

Maak ook de kortingen/ toeslagen aan voor het nieuwe jaar.

Klik hier voor meer informatie over Kortingen en Toeslagen.

Stap 8 - Betalingsvoorwaarden

Als u gebruik maakt van een vaste datum waarop mensen een betaling dienen te voldoen (bijvoorbeeld bij Jaar- of seizoensplaatsen), dient u tot slot nog de betalingsvoorwaarden aan te passen.

Stap 9 Boekingsprefix aanpassen

In Tommy is het mogelijk om een beginnummer aan het boekingsnummer mee te geven. Als u hiermee werkt moet u dit bij het aanmaken van het nieuw boekjaar ook veranderen.

Ga hiervoor naar het hoofdmenu Management en het tabblad Instellingen.

Boekingsnummer prefix = Boekingsnummer dat boekingen in huidig jaar mee krijgen. (tenzij de datum bij 'volgende prefix' al in het verleden ligt. Dan wordt de 'nieuwe' prefix gebruikt.)
Volgende prefix vanaf = datum waarop prefix gewijzigd moet worden. Let op dit gaat o.b.v. aankomstdatum van de boeking
Volgende prefix = nieuwe prefix

Stap 10 Toegangspassen prolongeren

Indien u gebruik maakt van toegangscontrole koppeling

Als uw toegangscontrolesysteem is gekoppeld met Tommy en u werkt met barcodepassen of vaste sleutels, dan is het mogelijk die te verlengen naar de boeking voor het nieuwe jaar. Dit zal vaak van toepassing zijn bij jaarplaatsen en/of seizoenplaatsen. Controleer daarom of er in het toegangsplan een vinkje staat bij de optie Prolongeren. 

Ga hiervoor naar Basisgegevens-Tommyservices en selecteer het gewenste toegangsplan en zet een vinkje bij Altijd Prolongeren. Voorwaarde is wel dat het om een vaste sleutel of barcode gaat én dat de sleutel per reservering is uitgegeven. Kentekens worden altijd geprolongeerd !

Stap 11 Wificodes verlengen (optioneel)

Indien u gebruik maakt Wificode koppeling

Als u werkt met een koppeling met Wifisite of Proswitch zorg er dan voor dat de einddatum van het artikel (waarmee de wificodes worden toegekend) goed staat. Als de einddatum niet wordt verlengd naar het nieuwe jaar worden er geen wificodes toegekend bij de nieuwe boekingen.

Stap 12 Boekjaar testen en verkoopkanalen online zetten

Als u alle stappen hierboven hebt doorlopen, dan is het belangrijk om het boekjaar te testen. Dit kan via het stappenplan 'boekjaar testen'. Wanneer de test succesvol is, kunt u de verkoopkanalen die u in stap 1 hebt gesloten, weer open zetten (internet en touroperators). 

Ga naar het hoofdmenu Basisgegevens en open iedere accommodatie die inmiddels geboekt mag worden online (of via touroperator). Geef op tabblad Verkoopkanalen bij verkoopkanaal Internet de datum aan dat mensen voor het volgende jaar online mogen boeken, bijvoorbeeld 31-10-25. Deze stap herhaalt u voor alle kanalen - en alle accommodaties.