Eigenaren afrekenen

Als u alle voorbereidingen hebt getroffen (zie: Voorbereidingen gebruik eigenaren module) en de eigenaren + hun contracten hebt ingegeven (zie:Eigenaren aanmaken en beheren ) bent u zover om af te rekenen.

Het afrekenen van de verhuurcontracten gaat op een andere manier dan het afrekenen van de garantie- en onderhoudscontracten. 

Afrekenen verhuurcontracten:

Afrekenen gaat in 2 fases. De eerste fase zorgt ervoor dat u een Proforma factuur (proefafrekening) krijgt. Controleer deze goed!! Als de proforma factuur niet goed is, kunt u hem nog verwijderen, eventueel het contract aanpassen en de afrekening opnieuw draaien. Als de proforma factuur goed is, kunt u deze omzetten naar een echte factuur. Dan worden ook de journaalposten gemaakt.

Let op! Alleen boekingen met de status Vertrokken kunnen worden afgerekend!

Werkvolgorde:

1. Ga naar het hoofdmenu Overzichten - Personen. Selecteer Eigenaren en klik op Factureren.

2. Geef de periode in waarover de boekingen moeten worden afgerekend. (het programma controleert de boekingen op basis van de vertrekdatum
3. De proforma facturen worden nu aangemaakt. Deze zijn zichtbaar in het Factuur overzicht en herkenbaar aan het feit dat er nog geen factuurnummer is toegekend:

4. U kunt de proforma inzien. Als de berekening niet goed is, kunt u de instellingen in het eigenarencontract nog aanpassen, via Overzichten - Personen. Daarna dient u de proforma te  verwijderen. Herhaal stap 1 en 2.*  
5. Als alles in orde is, kiest u in het factuuroverzicht voor "Maak Factuur". U kunt alle proforma facturen selecteren zodat ze in één keer worden omgezet naar Facturen, maar u kunt het ook per stuk doen. Let op! U kunt deze handeling niet meer terugdraaien, dus het is belangrijk dat u zeker weet dat de afrekening correct is!
   Geef bij het aanmaken van de factuur aan welke datum de factuur mee mag krijgen en klik na invullen op 'aanmaken'. 

*U kunt ook voor 1 eigenaar een afrekening maken. Open de eigenaar onder Overzichten - Personen. Ga naar het tabblad Contracten en kies voor Verhuurafrekening. 

Voor het afrekenen wordt gebruik gemaakt van de template Eigenaarafrekening. Deze kunt u eventueel nog aanpassen via Management-Bedrijfsinformatie-Templates.

Hieronder vindt u een voorbeeld (deel) van een afrekening:

Afrekenen garantie- en onderhoudscontracten:

Afrekenen van garantie- en onderhoudscontracten gaat automatisch op basis van de ingangsdatum van het contract. In de nacht voordat het contract vervalt, zullen ze automatisch worden gefactureerd (verlengd) voor de volgende contractperiode. Afhankelijk van uw keuze voor Definitief factureren of Proforma kunt u de (proforma)facturen inzien in het factuuroverzicht. 

U kunt zelf ook de factuur laten aanmaken. Ga hiervoor bij de eigenaar naar de tab ' Contracten' en selecteer het onderhouds- of garantiecontract dat u wilt factureren. Klik daarna op de knop 'Factureren'. Er wordt nu alleen voor deze eigenaar een factuur aangemaakt.

Het programma berekent automatisch het bedrag voor het resterende jaardeel. Dus, als er 1200,00 per jaar voor de parkbeheerbijdrage wordt gerekend, dan berekent Tommy automatisch een bedrag van 4/12 deel in het geval dat het contract op 1 april ingaat. Bij de eerstvolgende verlenging van het contract wordt dan weer het volledige jaarbedrag in rekening gebracht.

In het overzicht ziet u ook wanneer er voor het laatst is gefactureerd en wanneer de volgende factuur volgens schema zal worden aangemaakt.

Journaalposten:

Er worden van alle afrekeningen journaalposten gemaakt. Zie hiervoor het complete overzicht dat u via deze link kunt openen.