Eigenaren aanmaken en beheren

In het hoofdmenu Overzichten - Personen vindt u de gegevens van uw eigenaren.
Eigenaren zijn dus, net als gasten, Personen binnen Tommy. 

Een Persoon krijgt de status Eigenaar als hij een koppeling (contract) met een locatie heeft. Contracten kunt u aanmaken door de Persoon te openen en naar de sectie Contracten te gaan. Hieronder vindt u hierover meer uitleg. 

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien, kunt u in het overzicht Personen een filter plaatsen op het zien van alleen Eigenaren (dus personen met een contract). 

Nieuwe eigenaar aanmaken

Een nieuwe eigenaar maakt u als volgt aan. Ga naar het hoofdmenu Overzichten - Personen. Klik in de balk op Nieuw. 

Persoonsgegevens

In de sectie Persoonsgegevens vult u de gegevens in van de eigenaar. Hierbij is het belangrijk om met een 3-tal zaken rekening te houden:

Buitenlandse eigenaar:
Als dit aanvinkt zal Tommy bij de afrekening rekening houden met het feit dat het een buitenlandse eigenaar betreft en daar dus de betreffende grootboekrekening voor gebruiken.
Iban:
Op de Iban zit een controle of het een bestaand rekeningnummer is. Als het een ongeldige Iban is, zal Tommy een foutmelding geven.
Btw nr en BTW plichtig:
Als u een BTW nummer invult moet u ook het vakje bij BTW plicht aanvinken. In dat geval herkent Tommy de eigenaar als BTW plichtig. Hierdoor krijgt de eigenaar de BTW over de verhuuromzet ook uitbetaald.

Particuliere eigenaren (geen BTW nummer en niet BTW plichtig) krijgen de BTW over de verhuuromzet niet uitbetaald.

Contracten

Contracten kunt u aanmaken nadat u de persoonsgegevens hebt opgeslagen. Selecteer de eigenaar eerst vanuit de persoonslijst.

Het tabblad Contracten verschijnt door eerst de eigenaar op te slaan met de ingevulde gegevens in het tabblad Algemeen, en daarna de eigenaar opnieuw openen. Klik vervolgens op het tab 'Contracten'  en klik op 'Nieuw' 

 We kennen op dit moment binnen Tommy 5 soorten contracten:

1. Verhuurcontract: contract waarin u uw provisiepercentage over de huuropbrengst vastlegt.
2. Garantiecontract: de eigenaar ontvangt periodiek een vast bedrag aan huuromzet.
3. Onderhoudscontract: de kosten die u aan de eigenaar in rekening brengt, zoals parklasten, tuinonderhoud enz.
4. Eigen beheer: hiermee kunt u een contract aanmaken op uw eigen naam waaraan u uw eigen accommodatie of nog niet verkochte accommodaties koppelt.
5. Abonnement (niet voor reguliere gebruikers van Tommy)

Bij alle contractsoorten is het mogelijk documenten op te slaan. Bijvoorbeeld een kopie van de verhuurovereenkomst.

Verhuurcontract:

• Kies bij 'Nieuw'  voor Verhuur
• Selecteer de accommodatie en de locatie
• Geef in wat het algemene commissie percentage voor deze eigenaar is
• Vink aan of deze commissie inclusief of exclusief Btw is
• Vink aan of deze commissie over de verblijfskosten inclusief of exclusief Btw moet worden berekend
• Selecteer de grootboekrekening waar de provisie op geboekt moet worden. Deze grootboekrekening wordt per contract vastgelegd. Op die manier kunt u de ontvangen commissie per accommodatiesoort apart in uw boekhouding laten vastleggen.
• Geef het aantal vrije blokkeringsdagen (onderhoudsdagen in)
• Geef de begin- en einddatum van de contractperiode van de eigenaar op. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
• U kunt per verkoopkanaal een afwijkend provisiepercentage ingeven (bijvoorbeeld als u bij een boeking via touroperators hogere commissie berekent als bij uw eigen boekingen, maar ook als u bijvoorbeeld voor lang verblijf minder commissie ontvangt). De percentages die u in het basisbestand Verkoopkanalen heeft ingegeven, worden al automatisch ingevuld.

De grootboekrekening, de commissiepercentages en BTW instellingen kunt u al standaard invullen in de Bedrijfsgegevens in bij de Verkoopkanalen. Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module

U kunt ook meerdere locaties koppelen aan de eigenaar. Maak voor iedere locatie een nieuw contract aan. 

Voorbeeldberekeningen

Voorbeeld 1 (BTW plichtige eigenaar)

Uw commissie percentage is inclusief BTW en de commissie over de verblijfskosten moet inclusief BTW berekend worden.  

Berekening van de commissie:
Verblijfskosten: 109,-
Commissie: 20%
BTW % over commissie: 9%

Commissie inclusief BTW: 20% van 109 = 21,80
Commissie exclusief BTW: 20,00
Uitbetalen aan eigenaar incl. BTW: 87.20 (109 minus 21.80)

Voorbeeld 2 (BTW-plichtige eigenaar)

Uw commissie percentage is exclusief BTW en de commissie over de verblijfskosten moet inclusief BTW berekend worden.  

Berekening van de commissie:
Verblijfskosten: 109,-
Commissie: 20%
BTW % over commissie: 9%

Commissie inclusief BTW: 20% van 109 = 21,80
Commissie inclusief BTW: 23,76
Uitbetalen aan eigenaar incl. BTW: 85,24 (109 minus 23,76)

Voorbeeld berekeningen particuliere eigenaar

Het verschil in het uit te betalen bedrag tussen een BTW-plichtige en een particuliere eigenaar ziet u terug in het uit te betalen bedrag aan de eigenaar. Aangezien het park in dit geval de BTW over de huur afdraagt, is het uit te betalen bedrag aan de eigenaar het verschil tussen de verblijfskosten excl. BTW en de de commissie (incl. BTW)

Voorbeeld 3 (particuliere eigenaar)

Uw commissie percentage is inclusief BTW en de commissie over de verblijfskosten moet inclusief BTW berekend worden.  

Berekening van de commissie:
Verblijfskosten: 109,- (100,- excl. BTW)
Commissie: 20%
BTW % over commissie: 9%

Commissie inclusief BTW: 20% van 109 = 21,80
Commissie exclusief BTW: 19,84
Uitbetalen aan eigenaar incl. BTW: 78,20 (100 minus 21,80)

Voorbeeld 4 (particuliere eigenaar)

Uw commissie percentage is exclusief BTW en de commissie over de verblijfskosten moet inclusief BTW berekend worden.  

Berekening van de commissie:
Verblijfskosten: 109,- (100,- excl. BTW)
Commissie: 20%
BTW % over commissie: 9%

Commissie exclusief BTW: 20% van 109 = 21,80
Commissie inclusief BTW: 23.76
Uitbetalen aan eigenaar incl. BTW: 76.24 (100 minus 23,76)

Garantiecontract:

Een garantiecontract is in feite ook een verhuurcontract alleen in dit geval spreekt u met de eigenaar een vast uit te keren bedrag af: het zogenaamde rendement.

Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module 

Kenmerkend is ook dat de eigenaar dus niet de normale verhuuromzet uitgekeerd krijgt. Die omzet blijft bij u. Er zijn dus 2 componenten:

1. Omzet rendementswoningen
2. Uitgekeerde rendementsbedragen

Beiden kunnen we in 1 contract vastleggen.

- Kies bij 'Nieuw'  voor Garantie
- Selecteer de accommodatie en de locatie
- Geef aan of u het rendement per maand, per kwartaal of per jaar uitkeert
- Geef aan of u het rendement voorafgaand aan die periode uitkeert of achteraf. 
- Geef aan of het direct afgerekend moet worden of dat u liever eerst een proforma factuur kunt bekijken (onze voorkeur!)
- Vul de grootboekrekening in waarop de verhuuromzet van deze locatie moet worden geboekt (Omzet rendementswoningen) Let op! Deze grootboekrekening moet hetzelfde BTW percentage hebben als de omzetrekening die gekoppeld zit aan de accommodatie (of locatie). 
- Vul de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
- Klik op Okee om het contract op te slaan.

Tenslotte moet u het afgesproken periodieke garantiebedrag nog vastleggen. Hiervoor heeft u het artikel Rendementsuitkering voor nodig (zie Voorbereidingen).

- Klik 1x op de regel van het garantiecontract en klik daarna op de knop ' Artikelen' 
- Er opent een nieuw scherm
- Klik op 'Nieuw' 
- Voeg het artikel Rendementsuitkering toe en vul het afgesproken bedrag in. Let op dat u een negatief bedrag invoert!
- Dit bedrag wordt bij elke afrekening gefactureerd. Dus als u maandelijks uitkeert dan zal in ons voorbeeld 12x 1000 euro worden uitgekeerd.

Onderhoudscontract:

Via een onderhoudscontract factureert u vaste kosten aan uw eigenaren. Denk hierbij aan de vaste parklasten, bijdragen vuilafvoer, tuinonderhoud enz. enz.
Meestal wordt dit jaarlijks, aan het begin van het jaar gedaan.

Een onderhoudscontract legt u vast op dezelfde locatie als het verhuur- of garantiecontract.
Als het om een eigenaar gaat die niet verhuurt en/of geen garantiecontract heeft, dan zult u voor de betreffende locatie alsnog als accommodatie/locatie moeten aanmaken. Denk bijvoorbeeld aan een accommodatiesoort met de naam ' Kavels' . Hieraan koppelt u dan alle locaties die niet in de verhuur zitten maar die puur noodzakelijk zijn voor het afrekenen van de jaarlijkse kosten.

Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module 

- Kies bij 'Nieuw'  voor Onderhoud
- Selecteer de accommodatie en de locatie.
- Geef aan of u per maand, per kwartaal of per jaar factureert
- Geef aan of voorafgaand aan die periode factureert of achteraf
- Geef aan of er direct gefactureerd moet worden of dat u liever eerst een proforma factuur kunt bekijken (onze voorkeur!)
- Vul de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
- Klik op Okee om het contract op te slaan.

Tenslotte moet u de afzonderlijke artikelen nog vastleggen.  (zie Voorbereidingen).

- Klik 1x op de regel van het onderhoudscontract en klik daarna op de knop ' Artikelen' 
- Er opent een nieuw scherm
- Klik op 'Nieuw' 
- Voeg nu stuk voor stuk de betreffende artikelen toe.

Onderhoudscontracten factureren, hoe gaat dat?

In principe controleert Tommy elke nacht of er nieuwe onderhoudscontracten gefactureerd moeten worden. U hoeft dat dus zelf niet te doen.

De volgende regels gelden:

1. Er wordt altijd gefactureerd per de 1e dag van een maand/kwartaal/jaar.
   Als u een contract aanmaakt dat ingaat op de 10e van een bepaalde maand, dan wordt de eerste factuur altijd naar rato uitgerekend. Dus bij een maandcontract is dat ongeveer 20/30e deel van de normale maandfactuur. De eerstvolgende maand zal dan het volledige bedrag worden gefactureerd.
   Hetzelfde geldt bijvoorbeeld als bij een jaarcontract de ingangsdatum op 1 december staat. De eerste factuur bedraagt dan 31/365e deel van de jaarkosten. Vanaf 1 januari ontvangt de eigenaar de volledige jaarfactuur.
2. U kunt aangeven dat de factuur een aantal dagen voor de 1e van de maand/kwartaal/jaar moet worden aangemaakt. Stelt u dit aantal dagen in op 15, dan wordt de factuur rond de 15e van de voorliggende periode klaargezet (dag kan variëren door het aantal dagen van de kalendermaand).  De factuur wordt dan dus aangemaakt voor de komende periode.
   Dus: bij een contract van 1-31 maart, wordt de factuur rond 15 februari klaargezet.
3. U kunt aangeven dat de factuur een aantal dagen na de 1e van de maand/kwartaal/jaar moet worden aangemaakt. Stelt u dit aantal dagen in op 15, dan wordt de factuur rond de 15e van de te factureren periode klaargezet (dag kan variëren door het aantal dagen van de kalendermaand).  De factuur wordt dan dus aangemaakt voor de lopende periode.
   Dus: bij een contract van 1-31 maart wordt de factuur op 15 maart klaargezet.
4. Het is ook mogelijk om Tommy x dagen na ingangsdatum van het contract klaar te laten zetten. Bijvoorbeeld als u jaarlijks factureert en u wilt dat de facturen op 15 januari klaar staan voor dat jaar in plaats van op (of voor) 1 januari, dan geeft u een -14 in. Bij de instellingen dient u aan te geven dat de factuur 'Vooraf' aangemaakt moet worden. 

Prijsindexatie:

Onderhoudscontracten kunnen jaarlijks worden geïndexeerd. Zie hiervoor de handleiding 'Indexeren eigenarencontracten'

Bij het verlengen/factureren/indexeren van een onderhoudscontract kijkt het programma altijd naar het tarief uit het huidige contract.

Eigen beheer:

Als u eigen accommodaties heeft of accommodaties verhuurt die (nog) niet verkocht zijn aan een derde, dan wilt u ook voor deze accommodaties de gerealiseerde omzet goed registreren.

Door een Eigen beheer contract aan te maken voor deze accommodaties, zorgt u er voor dat de omzet die op die accommodaties wordt gerealiseerd wordt geboekt op de grootboekrekening 'Omzet eigen accommodaties' . Dit gebeurt automatisch, u hoeft hier geen afrekening voor te maken.

Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module 

 - Kies bij 'Nieuw'  voor Eigen beheer
- Selecteer de accommodatie en de locatie. De daarna volgende regels zijn eigenlijk niet van belang, maar u moet ze wel invullen
- Geef aan of per jaar, kwartaal of maand wilt afrekenen
- Geef aan of dat voorafgaand aan die periode moet of achteraf. 
- Geef aan of het direct afgerekend moet worden of dat u liever eerst een proforma factuur kunt bekijken. Zoals gezegd: het maakt niet uit wat u bij deze drie regels invult.
- Vul de grootboekrekening in waarop de eigen verhuuromzet van deze locatie moet worden geboekt (Omzet eigen accommodaties)
- Vul de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
- Klik op Okee om het contract op te slaan.

Bij boekingen op deze accommodaties wordt na het journaliseren van de boekingen de volgende journaalpost gemaakt:

Debet: de grootboekrekening die aan de accommodatie is gekoppeld (bijv. Te verrekenen huur)

Credit: Omzet eigen verhuur accommodaties.