Voorbereidingen gebruik eigenaren module

Om te kunnen werken met de eigenaren module moeten er eerst een aantal voorbereidingen worden getroffen.

Grootboekrekeningen

In Basisgegevens-Grootboeken staan een aantal extra grootboekrekeningen, specifiek voor de eigenaren module. Hieraan kunt u uw eigen grootboeknummers toekennen. Het gaat om:

(grootboeknummers kunnen afwijken van uw eigen situatie)

1. Uit te betalen aan eigenaren. Hierop worden de uit te betalen bedragen van de afrekeningen geboekt.

2. Afgedragen huur. Deze is er in 4 varianten: Aan BTW eigenaren, Aan Particuliere eigenaren en Aan Buitenlandse eigenaren en Aan Buitenlandse BTW eigenaren. Hierdoor krijgt u goed inzicht in hoeveel huur er daadwerkelijk met de eigenaren is afgerekend. 

Bij de afrekening maakt Tommy automatisch onderscheidt tussen de 4 typen eigenaren:

• BTW eigenaar: bij de persoonsgegevens van de eigenaar staat een BTW nummer ingevuld en het vinkje bij BTW plichtig staat aan. Het vinkje bij Buitenlandse eigenaar staat uit.
• Particuliere eigenaar: bij persoonsgegevens staat geen BTW nummer en de vinkjes bij BTW-Plicht en Buitenlandse eigenaar staan uit.
• Buitenlandse eigenaar: bij persoonsgegevens staat geen BTW nummer ingevuld, het vinkje bij BTW-Plicht staat uit en het vinkje bij Buitenlandse eigenaar staat aan.
• Buitenlandse BTW eigenaar:bij persoonsgegevens staat een BTW nummer en de vinkjes bij BTW-Plicht en Buitenlandse eigenaar staan aan.

Neem bij twijfel contact op met uw accountant.

3. Maak een grootboekrekening aan waar de provisie op geboekt kan worden. Klik rechts bovenaan de pagina op Toevoegen om een nieuwe grootboekrekening toe te voegen. Geef de naam en het nummer van de grootboekrekening op en geef aan dat het een omzetrekening rekening betreft. Afhankelijk van het percentage btw koppelt u achter Btw de rekening "Af te dragen Btw laag" of "Af te dragen Btw hoog". 

4. Basisinstelling provisieberekening vastleggen in de bedrijfsinformatie. Om te voorkomen dat u bij het inrichten van de eigenarencontracten steeds opnieuw hetzelfde moet aanvinken, kunt u in Bedrijfsinformatie-Instellingen-Eigenaren opgeven hoe de provisie moet worden berekend en op welke grootboekrekening de provisie moet worden geboekt. Deze instelling wordt dan bij elk nieuw contract gebruikt. Natuurlijk kunt u er per eigenaar wel van afwijken als dat nodig zou zijn.

5. Provisiesoorten bij Verkoopkanalen
Vul hier het percentage commissie in dat u bij de betreffende verkoopkanalen in rekening brengt bij uw eigenaren. 

6. Opbrengst artikelen doorgeven aan eigenaren.
Het kan zijn dat de opbrengst van bepaalde artikelen volledig bestemd is voor de eigenaar. U ontvangt daar dus geen provisie over. 
Vink bij het betreffende artikel het vakje 'Opbrengst volledig voor de eigenaar' aan. Let op: deze instelling gaat alleen in werking bij boekingen die hierna gemaakt worden. Het kan dus zijn dat u eerder gemaakte boekingen nog moet nalopen. Als u daar het artikel verwijdert en weer toevoegt worden ook deze boekingen goed afgerekend met de eigenaar.

Instellingen in Management-Bedrijfsgegevens

Bij de tab 'Eigenaren' moeten een aantal eenmalige instellingen worden gedaan. Zie daarvoor dit artikel.

Garantiecontracten:

Als u periodiek een vast bedrag aan rendement uitkeert aan uw eigenaren dan moeten de volgende zaken worden voorbereid:

1. In Basisgegevens-Grootboeken een grootboekrekening toevoegen waarop het uitgekeerd rendement moet worden geboekt
2. Ook een grootboekrekening toevoegen waarop de omzet van de rendementslocaties moet worden geboekt.
(bij beide rekeningen geldt: sluit met uw accountant kort welk BTW tarief van toepassing is)
3. In Basisgegevens-Opties en artikelen een artikel toevoegen waarmee u het uit te keren rendement kunt afrekenen. Let op: het bedrag moet negatief worden ingegeven. 

Onderhoudscontracten:

U zult jaarlijks kosten voor parkbeheer enz. aan uw eigenaren doorberekenen. Ook dit is een contract dat jaarlijks automatisch door Tommy zal worden afgerekend. Hiervoor moet het volgende worden voorbereid:

1. Grootboekrekening toevoegen waarop de omzet van deze door te berekenen kosten moet worden geboekt in Basisgegevens-Grootboeken.
2. Voor elk door te berekenen onderdeel een artikel aanmaken in Basisgegevens-Opties en artikelen

Eigen beheer contracten:

In Basisgegevens-Grootboeken een grootboekrekening toevoegen waarop de omzet van de eigen accommodaties moet worden geboekt. 

Eigenaren aanmaken en contracten toevoegen

We hebben hier een apart artikel voor geschreven. Zie voor de uitleg: Eigenaren aanmaken en beheren