Hieronder volgt een uitleg over de momenten waarop in Tommy 2.0 omzet wordt gerealiseerd.

Tommy 2.0 maakt gebruik van het factuurstelsel. Echter Tommy 2.0 maakt een onderscheid tussen een reserveringsbevestiging (proforma factuur) en een factuur. Onderstaand worden de verschillende processen nader toegelicht:

• Reserveringen
• Losse facturen en kassa
• Afrekening Eigenaren

Reserveringen

Het proces verloopt volgens volgend schema.

Na het invoeren van een reservering wordt een reserveringsbevestiging gemaakt. Iedere reserveringsbevestiging heeft een uniek reserveringsnummer. De reserveringsbevestiging wordt gezien en behandeld als een proforma factuur.

Na het maken en versturen van de reserveringsbevestiging worden er geen journaalposten aangemaakt. Een reserveringsbevestiging wordt namelijk verstuurd nadat de gast heeft geboekt. De daadwerkelijke dienst wordt op een later tijdstip geleverd.

Tussen het aanmaken van de boeking en het vertrek van de gast kunnen er allerlei mutaties plaatsvinden. Alle mutaties worden op de reservering gelogd (in te zien bij de button History). Bij een mutatie van de reservering wordt er geen journaalpost aangemaakt.

In de reserveringsbevestiging wordt de gast gevraagd om één of meerdere voorschotten voor de te leveren dienst te betalen. De gasten betalen hun voorschotten op een proforma factuur. Op basis van de Nederlandse Wet Omzetbelasting art. 13w zal de belastingdienst de BTW opeisen bij de betaling van het ontvangen voorschot.

Tommy maakt bij elke ontvangen betaling op een reservering, de volgende journaalpost aan:

Aangezien het ontvangen voorschot voor grotendeels onder het laagste BTW tarief zal vallen, wordt gemakshalve altijd 9% BTW uitgesplitst van de betaling. (Als uw bedrijf niet in Nederland is gevestigd zal er het bij u geldende laagste BTW percentage worden gebruikt).

Als de gast vertrekt, is de dienst geleverd. De boeking is volledig betaald. Er vinden geen mutaties meer plaats. De proforma factuur wordt in Tommy 2.0 een definitieve factuur. Bij afdruk of per e-mail ontvangt de gast zijn factuur met een uniek factuurnummer. De factuur kan niet meer worden gewijzigd en deze staat klaar om te journaliseren.

Bij journaliseren maakt Tommy 2.0 de volgende journaalpost aan: 

Losse facturen en kassa

Dit proces vindt plaats bij het aanmaken van kassabonnen en losse facturen. Tommy 2.0 maakt direct een factuur aan met een factuurnummer (bonnummer) binnen de factuurnummerreeks. Er ligt geen reservering aan ten grondslag dus zowel de BTW als de omzet wordt direct uitgesplitst.

Bij journaliseren van een losse factuur maakt Tommy 2.0 de volgende journaalpost aan: 

Bij journaliseren van een kassabon maakt Tommy 2.0 de volgende journaalpost aan: 

Afrekening Eigenaren

Eigenaren worden afgerekend op basis van een provisie regeling. De grondslag voor de afrekening is de oorspronkelijke reservering van de gast. Bij de afrekening wordt de factuur van de vertrokken gast als basis voor de berekening genomen. Een reservering van de gast moet daarom geheel afgerond en gejournaliseerd zijn, voordat de afrekening kan plaatsvinden.

Na het afrekenen ontstaat er een schuld aan de eigenaar, wordt de provisie als omzet geboekt alsmede de af te dragen BTW over de provisie. De huuromzet (en bijbehorende BTW) wordt tegen geboekt, deze zijn door het afrekenen overgedragen aan de eigenaar.  De standaard journaalpost is:

Bij eigenaren kunnen verschillende varianten voorkomen:

• Nederlandse eigenaren met of zonder BTW nummer
• Buitenlandse eigenaren met of zonder BTW nummer

Als de eigenaar een BTW nummer heeft, moet hij zelf de BTW uit de huursom afdragen aan de fiscus. Als de eigenaar geen BTW nummer heeft, bent u degene die de BTW moet afdragen.

De journaalpost wordt dan:

Zoals u ziet draagt u de huur zonder de BTW af. Deze afgedragen huur wordt op een andere grootboekrekening geboekt zodat er altijd aansluiting tussen de gerealiseerde omzet en de berekende BTW blijft.

Hetzelfde principe kennen we voor de Buitenlandse eigenaren. Omdat u dit soort (credit)omzetten apart moet aangeven worden deze op aparte grootboekrekeningen geboekt: Afgedragen huur aan buitenlandse eigenaren met BTW nummer en afgedragen huur aan buitenlandse eigenaren zonder BTW nummer.

Schema financiële  processen