Journaliseren in Tommy – Tommybookingsupport

Het is mogelijk omzetcijfers vanuit Tommy over te nemen in uw boekhoudpakket (of aan te leveren aan uw accountant).
Hiervoor zijn een aantal voorbereidingen nodig. Lees daarom deze handleiding goed door en bespreek de gevolgen eventueel met uw boekhouder of accountant.

Deze handleiding bestaat uit een aantal hoofdstukken:

Algemene beschrijving van het financiële proces
Eenmalige voorbereidingen
Zelf journaliseren
Automatisch journaliseren
Handmatig journaliseren van annuleringen

We hebben daarnaast ook een e-learning om u meer te leren over het journaliseren in Tommy.

Algemene beschrijving van het financiële proces

Tommy is in feite een subadministratie voor uw debiteuren (gasten). Dit houdt in dat het debiteurenbeheer volledig via Tommy loopt en uw boekhouder alleen nog maar een totaalbedrag debet/credit per grootboekrekening ontvangt.
Hij ontvangt dus geen gegevens over afzonderlijke facturen en openstaande posten.

Via onderstaande link krijgt u extra uitleg over het algemene financiële proces binnen Tommy.

Overzicht financieel proces

Eenmalige voorbereidingen

Zorg ervoor dat de grootboekrekeningen die de boekhouder gebruikt overeenkomen met de grootboekrekeningen die in Tommy beschikbaar zijn (zie artikel Grootboeken).
Zorg ervoor dat bij iedere omzetrekening het juiste BTW percentage is gekoppeld (zie artikel BTW-tarieven).
In Tommy bestaat er een optie dat alle boekingen automatisch de status 'Vertrokken' krijgen zodra de vertrekdatum voorbij is. Dit stelt u in via Management - Instellingen, Auto vertrek reserveringen.
Als u dit veld niet activeert, moeten alle reserveringen handmatig op 'Vertrokken' worden gezet. Boekingen die de status ‘Vertrokken’ hebben kunnen niet meer worden aangepast!
Daarnaast is het ook mogelijk alle 'vertrokken' boekingen automatisch te journaliseren. Dit stelt u in via Management - Instellingen, Automatisch journaliseren.
Let op: Hierna zijn de reserveringen niet meer te wijzigen.

Wat gebeurt er bij het journaliseren?

Het journaliseren zorgt er dus voor dat de omzet van boekingen met de status 'Vertrokken' op de omzetrekeningen wordt geboekt.
Als u niet journaliseert blijft de omzet op de tussenrekeningen voor Vooruitontvangen omzet en Vooruitontvangen BTW staan en worden de omzetrekeningen dus niet bijgewerkt.

Zelf journaliseren

Het is belangrijk dat de reserveringen (met status Vertrokken) en annuleringen maandelijks (of per week, per kwartaal) worden gejournaliseerd. Alleen dan weet u zeker dat u de correcte omzetcijfers in uw boekhouding verwerkt.

Om het journaliseren goed te laten verlopen adviseren wij u dit pas te doen in de eerste week van de nieuwe maand zodat u zeker weet dat bijvoorbeeld alle betalingen en alle boekingsmutaties zijn verwerkt.

Ga hiervoor naar Financieel – Journaliseren en volg de volgende stappen:

Selecteer de begin- en einddatum van de gewenste periode. Boekingen moeten een vertrekdatum hebben die voor de 'tot en met' datum valt. Annuleringen worden meegenomen op basis van de annuleringsdatum (voor annuleringen tot en met december 2019 geldt nog het oude systeem: deze worden per vertrekdatum gejournaliseerd).
In het overzicht ziet u nu ook, naast de annuleringsdatum en/of vertrekdatum, ook de verwachte journaaldatum. Op die manier kunt u zien per welke datum de omzet wordt geboekt.
Alle reserveringen moeten de status Vertrokken hebben. Als dat niet zo is, zorg er dan voor dat u deze reserveringen eerst in orde maakt.
Klik op Journaliseren (keuze tussen Selectie en Alle pagina's) is niet meer mogelijk: alles wordt gejournaliseerd.
Er wordt gecontroleerd of alle boekingen te journaliseren zijn. Zo niet, dan krijgt u hiervan een melding.
Boekingen die niet gejournaliseerd kunnen worden, kunt u herkennen aan het feit dat er geen selectievak voor de regel staat.

Ter controle wordt ook vermeld in welke periode de omzet wordt geboekt.
Als alle boekingen in orde zijn kunt u opnieuw voor Journaliseren kiezen. De reserveringen worden gejournaliseerd per de vertrekdatum (of annuleringsdatum).
Nog te ontvangen bedragen en Terug te betalen gelden worden op de daarvoor bestemde grootboekrekeningen geboekt.

Automatisch journaliseren

U kunt er ook voor kiezen Tommy zelf te laten journaliseren. Dit gebeurt dan elke nacht. Tommy journaliseert dan automatisch de boekingen die de status 'Vertrokken' hebben gekregen. Reserveringen uit het verleden kunnen niet in bulk automatisch worden gejournaliseerd. Wij adviseren daarvoor eerst deze historische boekingen handmatig bij te werken.

Deze journaalposten worden geboekt per vertrekdatum van de boeking in kwestie.

Houdt u er rekening mee dat gejournaliseerde boekingen niet meer gewijzigd kunnen worden. Dat betekent dat u er zeker van moet zijn dat de boeking 100% in orde is voordat u deze de status 'vertrokken' geeft.

Daarnaast moet u periodiek altijd nog een controle doen of alle boekingen daadwerkelijk gejournaliseerd zijn. Het kan voorkomen dat automatisch journaliseren niet lukt. Deze boekingen blijven dan gewoon staan in het scherm ' Journaliseren'. U kunt ze dan controleren en dan alsnog zelf journaliseren.

U kunt automatisch journaliseren instellen in Management-Bedrijfsinformatie-Instellingen. Vink daar de optie 'Automatisch journaliseren' aan.

Handmatig journaliseren van annuleringen

Als een boeking de status "Geannuleerd" heeft, kunt u op de button Journaliseren klikken. Dan wordt alleen deze gejournaliseerd. Het voortijdig journaliseren van annuleringen kan nodig zijn om het tegoed te kunnen verrekenen met een andere factuur of reservering.

Voordat de journalisering is afgerond krijgt u de volgende melding te zien:

Als journaaldatum (boekdatum) wordt de annuleringsdatum gebruikt.

Na het journaliseren kan de journaalpost in de reservering worden opgevraagd door bovenin op de knop 'Journaal' te klikken.

Totaalbedragen per grootboekrekening

Na het journaliseren gaat u naar Financieel – Grootboeken en selecteer hier de juiste periode. Hier ziet u per grootboekrekening wat er aan Debet en Credit is geboekt. Deze bedrag kunnen in de boekhouding verwerkt worden.

Via de button Acties kunt u dit overzicht printen of exporteren naar Excel zodat u het eventueel kunt doormailen naar de boekhouder. U kunt ook een bestand aanmaken dat kan worden ingelezen in Exact Online of een ander boekhoudpakket.

Zie ook de handleiding 'Grootboeken' voor een uitgebreidere beschrijving.