Aanpassen grootboeken

Handleiding wijzigen Grootboeken: 

Onder elkaar de uitwerking van:

1. Wijziging BTW nummer, hoe te doen én hoe dit boekhoudkundig te verwerken.
2. Aanpassen Grootboekcode in Tommy
3. Nieuw Grootboek aanmaken voor een bestaand artikel

Wijzigen BTW precentage

Wanneer u het BTW percentage wilt wijzigen van een bestaand grootboek, onderneem dan de volgende stappen:

1. Ga naar basisgegevens – grootboeken
2. Selecteer de omzetrekening, waarvan btw percentage berekend moet worden
3. Klik op BTW rekening
4. Selecteer de huidig gekoppelde btw regel
5. Klik op Wijzigen
6. Geef einddatum in van artikel met 9%. (Advies om dit per maand en/of kwartaal te doen om het boekhoudkundig makkelijker te kunnen verklaren.)
7. Klik op Okee
   
8. Klik vervolgens op ‘Nieuw’. LET OP! Doe dit direct nadat bij de 1^e regel een einddatum ingesteld staat!
   
9. Geef het nieuwe het juiste BTW rekening op ( let op, dat dit ook een ingesteld btw rekening is!)
10. Geef vanaf datum in. (laat deze aansluiten op de einddatum van de voorgaande regel.)
11. Klik op ‘Okee’
    
12. !!Alle boekingen met aankomst na 01-08-2020 herberekenen!! 
    Herberekent u de boekingen niet, dan zal in het grootboek, zowel artikelen met 9% als met 21% berekend worden. U zult dan handmatig boekingen moeten nalopen om de boekhouding kloppend te krijgen.

 Hoe dit boekhoudkundig verwerken:

1. Journaliseer de boekingen t/m einddatum 1^e In dit voorbeeld dus t/m 31-07-2020.
2. Ga naar Financieel – Grootboeken
3. Geef hier de journaaldatum in en klik op ‘Tonen’
4. Zoek het bedrag dat bij het aangepast grootboek staat. Deze bedragen zijn exclusief btw.
5. Bereken totaal inclusief btw
6. Bereken handmatig de btw percentage dat uit de omzetrekening gehaald is, dus de 1^e btw tarief.
7. Bereken handmatig het btw percentage dat het zou moeten zijn, dus de 2^e btw regel.
8. Verwerk dit verschil handmatig in het boekhoudprogramma.

 Aanpassen code Grootboeken

1. Ga naar basisgegevens – grootboeken
2. Selecteer de grootboekrekening waarvan code aangepast moet worden
3. Klik op ‘Wijzig’
4. Wijzig de code en klik op Okee

 Hoe dit boekhoudkundig verwerken:

1. Journaliseer de boekingen t/m einddatum 1^e In dit voorbeeld dus t/m 31-07-2020
2. Ga naar Financieel – Grootboeken
3. Geef hier de journaaldatum in en klik op ‘Tonen’
4. Er kunnen nu 2 regels voor het aangepaste grootboek zichtbaar worden. Waarbij het oude grootboek handmatig in de boekhouding gezet moet worden óf pas het nummer aan in de export*. Het oude nummer zal in de loop van tijd verdwijnen.

* Bij inlezen van een exportbestand in het boekhoudprogramma, wijzig dan het grootboeknummer via kladblok. Open de locatie op de computer waar het exportbestand opgeslagen staat, klik hier met rechtermuisknop op en kies voor ‘openen met’ – kladblok. Wijzig het nummer en sla dit document op. Bij aanpassen in excel/csv document kunnen er foutmeldingen ontstaan bij het importeren in het boekhoudprogramma.

Nieuw grootboek aanmaken voor bestaand artikel

1. Ga naar Basisgegevens – Grootboeken
2. Klik op ‘Nieuw’
3. Vul de gevraagde gegevens in. Kies bij BTW alleen een grootboek dat daadwerkelijk als BTW rekening ingesteld staat.
4. Klik op Okee
   
5. Ga naar Basisgegevens – Opties & Artikelen
6. Open het betreffende artikel
7. Wijzig het grootboek
8. Klik op Okee
   
9. Alle boekingen in de toekomst (vanaf moment waarop de grootboekkoppeling gemaakt is) herberekenen.

Hoe dit boekhoudkundig verwerken:

1. Journaliseer de boekingen t/m einddatum 1^e In dit voorbeeld dus t/m 31-07-2020
2. Ga naar Financieel – Grootboeken
3. Geef hier de journaaldatum in en klik op ‘Tonen’
4. Het gewijzigde artikel dat geboekt is tot datum van de wijziging grootboekkoppeling blijft in de 1^e gekoppelde omzetrekening staan.
   1. Ga naar Financieel – omzet artikelen
   2. Kies perioden tot datum waarop grootboek gewijzigd is.
   3. Zoek de omzet voor het gewijzigde artikel.
      Mocht u deze apart willen verwerken in het boekhoudprogramma, zal dit bedrag handmatig aan het nieuwe grootboek toegevoegd moeten worden én handmatig uit het totaal van het eerder gekoppelde grootboek gehaald moeten worden.

Consequenties voor alle reserveringen die nog niet gejournaliseerd zijn (evenals opties en offertes) en alle proforma facturen:

Grootboekrekening blijft gelijk – BTW percentage wijzigt

In deze situatie krijg je dat het oorspronkelijk berekende btw percentage wordt geplaatst op de nieuwe btw rekening. Op de omzetrekening wordt het bedrag minus het oorspronkelijk btw percentage geboekt. Als je dus het BTW percentage wijzigt van 21% naar 9%, zal er 21% btw geplaatst worden op de Af te dragen BTW laag rekening en wordt de omzet verminderd met 21% btw.

BTW percentage blijft gelijk – grootboekrekening wijzigt

Dit gaat goed, de omzet komt op de nieuwe grootboekrekening terecht en de berekende btw komt op de Af te dragen btw rekening voor het ongewijzigde percentage.

Ander BTW percentage – Andere grootboekrekening

De omzet wordt wel naar de nieuwe grootboekrekening geschreven, maar met inhouding van het oorspronkelijke btw bedrag. Het oorspronkelijk berekende Btw bedrag wordt geboekt op de nieuwe Btw rekening. Er zal dus een foutief Btw percentage bedrag geboekt worden op de nieuwe Btw rekening en op de nieuwe omzetrekening wordt het oude btw percentage in mindering gebracht.

Samengevat:

Bij het wijzigen van een grootboekrekening, zal Tommy de omzet boeken op de nieuwe omzetrekening. Echter, het berekende Btw percentage bij het maken van de boeking/factuur zal ongewijzigd blijven, waardoor er bijvoorbeeld 21% btw wordt geboekt op de Af te dragen Btw 9% rekening als het Btw percentage van de nieuwe grootboekrekening anders is dan van de oude grootboekrekening. Wijziging van alleen de Btw rekening maakt dat de nieuwe tussenrekening Af te dragen Btw wordt gekozen, maar met het oorspronkelijk berekende btw bedrag.

Oplossing:

De enige oplossing is het herberekenen van alle boekingen met de betreffende artikelen er op, of het verwijderen en opnieuw toevoegen van de artikelen aan de boeking/factuur nadat de wijziging is doorgevoerd.