Export Journaalposten naar Afas

Voorbereidingen

• Maak in Afas een memoriaal dagboek aan (type Variabel memoriaal, zonder verwijzingen naar grootboeken enz.)
  
• Controleer of alle grootboekrekeningen van Tommy ook in Afas aanwezig zijn. Ze mogen daar niet gekoppeld zijn aan dagboeken.

Exporteren mutaties vanuit Tommy

• Journaliseer eerst de periode die je wilt exporteren. Zie eventueel dit artikel voor een uitleg hierover.
• Kies dan Financieel-Grootboeken en selecteer de betreffende periode.
• Kies bij Acties -> Export naar Afas. Geef correcte dagboeknummer en de boekdatum in.
• Het bestand wordt opgeslagen in de downloadmap.
• Ga naar Afas

Afas instellingen:

Maak eerst een nieuwe importdefinitie aan.

• Ga naar Beheer-Import grootboek-Financiële mutaties
• Kies: import via nieuw aan te maken definitie
• Stel dan in:
  • Rekeningen in 1 kolom, kenmerk rekening apart (1)
  • Vinkje bij Kenmerk rekening automatisch bepalen en Controle op dubbel factuurnummer
  • Klik op Volgende
  • Selecteer het zojuist aangemaakte .csv bestand uit je downloadmap
  • Klik op Geavanceerde opties en zet een komma (,) bij. scheidingsteken, een punt (.) bij decimaal teken en haal het interpunctieteken weg
    
    
  • Zet het vinkje uit bij "Controle of het bestand al geïmporteerd is". Hierdoor kun je in deze fase het bestand nogmaals importeren in het geval het niet direct wil lukken. Later kun je dit vinkje weer aanzetten.
  • Onderin het scherm zie je de te importeren regels. Op regel 0 staan de kolomtitels, die zijn belangrijk voor de volgende stappen.
    
    
• Klik op Volgende
  
  • Stel in:
  • 1. Administratie - vaste waarde - Nummer van de administratie in Afas (meestal 1)
  • 2. Code dagboek - vaste waarde - Nummer van het Tommy dagboek
  • 3. Rekening nummer - inlezen - Waarde M
  • 4. Datum boeking - inlezen - waarde 2024 - Transformatie1 DDxMMxJJJJ
  • 5. Boekstukdatum - inlezen - waarde 2024 - Transformatie1 DDxMMxJJJJ
  • 6. Boekstuknummer - inlezen - waarde 2024 (hierdoor krijgt de journaalpost de datum als boekstuknummer)
  • 8. Omschrijving boeking - vaste waarde - Journaalpost Tommy
  • 9. Bedrag debet - inlezen - veld 5
  • 10. Bedrag credit - inlezen - veld 6
  • Alle andere instellingen ongewijzigd laten
  • 
• Klik 2x op Volgende
• Geef de import een naam (Journaalposten Tommy)
• - > Volgende
• 
• Kies eerst "Controle" voor een eerste technische check
• Kies dan "Importeren"
• Als er fouten zijn krijg je een overzicht te zien. Deze fouten moet je eerst oplossen.
• Je kunt met Vorige teruggaan om de definitie aan te passen of via "Bestaande definitie bewerken en importeren" opnieuw beginnen.

Uiteindelijk kun je de geïmporteerde mutaties inzien bij het dagboek. Wij adviseren om, nadat de eerste import is geslaagd, het vinkje bij 'Geavanceerd' -> Controle of het bestand al geïmporteerd is, te activeren. Hierdoor voorkom je dat bestanden per ongeluk dubbel worden ingelezen. 

Je kunt dit bij de volgende import doen. Kies dan voor " Bestaande definitie bewerken en importeren" en doorloop de eerder vermelde stappen tot je bij het betreffende vinkje komt.

Als er vragen zijn over de werkwijze van de importfunctie en Afas zelf kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Afas.