Verwerken touroperator afrekeningen

Bij touroperators waarvan de gasten het boekingsbedrag (of een deel daarvan) aan de touroperator betalen,  zal Tommy dat bedrag journaliseren op de grootboekrekening 'Te verrekenen met touroperator ABC'.

Zie hiervoor ook de uitleg in dit artikel.

Voor de meeste Tommy gebruikers is controle op basis van het overzicht Reserveringen al voldoende. Gebruikers die veel boekingen via dit type touroperator binnenkrijgen, hebben soms de behoefte aan een uitgebreider overzicht met meer controlemogelijkheden.

Via de functie 'Facturatie' (uit het basisbestand Touroperators) is het mogelijk een overzicht te maken van alle touroperatorboekingen uit een bepaalde aankomst/vertrek/reserveringsperiode. Hiervan kan een 'afrekening' worden gemaakt. De boekingen die op het overzicht staan, kunnen gemarkeerd worden zodat je later weet welke boekingen al wel en nog niet zijn verrekend met de touroperator.

Om van deze functie gebruik te kunnen maken moet je toegang hebben tot het basisbestand Touroperators. Heb je dat niet, vraag dan de applicatiebeheerder om dit in te stellen.

1. Open het basisbestand Touroperators, selecteer de gewenste touroperator en klik op Facturatie:
   
2. Selecteer de gewenste periode (aankomstdatum, vertrekdatum, reserveringsdatum). In het selectiescherm zie je een korte samenvatting van de boekingen.
   Selecteer de boekingen die je wilt afrekenen en klik op Genereer Factuur.
   
3. Er wordt een Excelbestand aangemaakt. Het programma vraagt of het akkoord is. Als je op Ja klikt, worden de betreffende reserveringen als 'afgerekend' gemarkeerd. Klik je op Nee, dan gebeurt er verder niets.
   
   
   
4. Het Excelbestand bevat 2 tabbladen: Specificatie en Factuur. Onder 'specificatie' vind je de afzonderlijke boekingen:
   
   
   Je ziet een kolom 'Verblijfskosten' en een kolom 'Artikelen' . Als er artikelen te verrekenen zijn, dan worden die in de kolommen daarna verder uitgesplitst.
   
   Onder 'Factuur' staat een samenvatting. Deze zou je eventueel ook als factuur naar de touroperator kunnen sturen of als basis kunnen gebruiken voor een factuur die je in je boekhoudpakket maakt.
   
   
   Let op: in Tommy wordt geen rekening gehouden met de commissieafspraken die je met de touroperator maakt. Het totaalbedrag dat hier wordt getoond is het bruto bedrag aan verblijfskosten en eventuele artikelen.
   
   
   
5. Mocht het nodig zijn om de boekingen nog een keer af te drukken, vink dan bovenin de optie 'Reeds gefactureerde reserveringen tonen' aan. Je kunt dan een nieuw, compleet overzicht aanmaken: