U wilt alvast vooruitbetalingen van gasten verwerken t.b.v. reserveringen voor volgend jaar maar er is nog geen nieuwe reservering aanwezig.
In dat geval kunt u twee dingen doen:
- U boekt de betaling op de lopende reservering. Er ontstaat dan een tegoed dat u kunt verrekenen zodra de reservering voor het volgende jaar is gemaakt.
- U maakt alvast een reservering aan zonder bedragen en verwerkt daar de betalingen alvast op. In dit geval is wat voorbereiding nodig.
Voorbereidingen voor situatie 2:
- Maak een in het basisbestand Grootboeken een rekening aan met de naam 'Vooruitbetalingen boekingen volgend jaar'. Dit moet een omzetrekening zijn gekoppeld aan 0% BTW. Voor het grootboeknummer mag u (in overleg met de boekhouder) wel een nummer gebruiken dat binnen uw boekhouding als Kruispost wordt gezien. Bijvoorbeeld:
- Maak in het basisbestand Opties & Artikelen een artikel aan met de naam 'Vooruitbetaald voor nieuwe reservering'. Koppel deze aan de zojuist aangemaakte grootboekrekening en aan de accommodaties waarvoor dit van toepassing is.
Werking situatie 2:
- Boek de nieuwe reservering en voeg daarna het bedrag dat de gast alvast heeft vooruitbetaald toe via het nieuwe artikel.
Vul daarna het bedrag in als betaling. - Als er meer vooruitbetalingen zijn, kunt u het bedrag op het artikel steeds weer verhogen en daarna de nieuwe betaling boeken.
- Als de boeking uiteindelijk definitief wordt en de verblijfskosten worden toegevoegd, kunt u het vooruitbetaalde bedrag in mindering brengen via hetzelfde artikel:
Administratief:
Doordat we werken met een artikel dat zowel positief als negatief in de reservering wordt toegevoegd is altijd te controleren of alle vooruitbetalingen wel verwerkt zijn op de nieuwe reserveringen.
Uiteindelijk mag er ook geen saldo meer overblijven op de nieuwe grootboekrekening (tenzij er natuurlijk alweer nieuwe betalingen voor het daaropvolgende jaar worden geboekt).
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.