Hoe kan ik een gejournaliseerde boeking aanpassen?

Wanneer een boeking gejournaliseerd is, kan deze helaas niet meer aangepast worden. Tommy hanteert het beleid om boekingen niet te dejournaliseren omdat dit tot teveel fouten kan leiden.

Toch komt het wel eens voor dat er een rectificatie aan de boeking toegevoegd moet worden. Bijvoorbeeld na een annulering en een gast toch geen geld meer terug krijgt. 

Hoe dan toch een aanpassing te doen?

1. Maak een losse (credit)factuur. Zorg dat deze losse factuur aan exact dezelfde gast gekoppeld is als de geannuleerde boeking. 
2. Open de boeking waar een nog te betalen bedrag op staat. 
3. Klik op Betalingen
4. Kies betaalmethoden Verrekenen
5. Controleer het bedrag. 
6. Kies bij Factuur de eerder gemaakte creditfactuur. 
7. Klik op Okee

Voorbeeld:

Aan de oorspronkelijke boeking is een (aan)betaling toegevoegd.
De boeking is geannuleerd, waardoor de verblijfs- en artikelkosten vervallen. Er ontstaat een terug te betalen bedrag ter hoogte van de (aan)betaling. 

1. Maak een factuur.

a. Klik op 'Factuur' om een losse factuur te maken. 
b. Klik op 'Artikel toevoegen'; kies (bijvoorbeeld) het artikel Annuleringskosten.
c. Geef de waarde in ter hoogte van de betaling in de boeking. 
d. Selecteer bij de gastgegevens exact dezelfde gast als die ook aan de boeking gekoppeld is. 
e. Klik op Opslaan - Definitief om factuur te maken. 

2. Betalingen verwerken

a. Open de factuur met het openstaande bedrag. In dit voorbeeld dus de factuur. 
b. Klik op Betalingen
c. Kies betaalmethoden Verrekenen
d. Selecteer bij Factuur van de reservering met het terug te betalen bedrag. 
e. Klik op OK om de betaling op te slaan. 

Zowel op de factuur als op de boeking is deze betaling nu terug te vinden. Het terug te betalen bedrag van de boeking is hiermee komen te vervallen.

Een ander voorbeeld is wanneer er een artikel van een gejournaliseerde boeking verwijderd moet worden. Dit gaat vrijwel gelijk, echter voeg dan het artikel dat van de boeking verwijderd moet worden, aan de losse factuur toe en geef daar een credit bedrag in. 

De betaling met betaalmethoden verrekenen voeg je vervolgens toe aan de boeking, omdat nu daar een nog te betalen bedrag staat.